Mae trawsgrifiad galwad help desk yn rhoi cofnod testun o sgwrs gymorth, fel y gall asiantau adfer manylion heb ddibynnu ar nodiadau byr yn unig. Y llif gwaith mwyaf ymarferol yw paratoi’r recordiad yn gyfrifol, uwchlwytho neu ddal y sain, gwirio’r testun yn erbyn y recordiad, ac yna allforio neu rannu fersiwn wedi’i golygu.
Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau gyda SRT a VTT, a gweithio gyda thrawsgrifiadau mewn 1,700 o ieithoedd. Dylai tîm help desk barhau i wirio enwau, rhifau tocynnau, codau gwall, cyfeiriadau e-bost a chyfarwyddiadau technegol cyn defnyddio’r allbwn fel cofnod swyddogol.
Pam defnyddio trawsgrifiad mewn help desk?
Yn ystod galwad, mae’r asiant yn gwrando, yn datrys problem, yn dilyn gweithdrefn ac yn cofnodi’r canlyniad. Mae gwneud y cyfan ar yr un pryd yn gallu arwain at nodiadau anghyflawn, camau nesaf heb berchennog neu fanylion na ellir eu canfod yn ddiweddarach.
Gall testun wedi’i drawsgrifio helpu’r tîm i:
- gadarnhau beth ddywedodd y defnyddiwr a beth awgrymodd yr asiant;
- chwilio am god gwall, enw cynnyrch neu gam penodol;
- creu nodyn mwy cyflawn mewn system rheoli tocynnau;
- trosglwyddo achos cymhleth i ail linell gyda chyd-destun defnyddiol;
- dod o hyd i gwestiynau sy’n codi’n aml wrth wella erthyglau cymorth.
Prif bwyntiau: mae ansawdd y sain yn bwysig; mae adolygiad dynol yn angenrheidiol; rhaid rheoli mynediad a chadw data; ac mae angen profi galwadau Cymraeg a dwyieithog, nid galwadau Saesneg yn unig.
Cyn recordio: gosod y rheolau
Dechreuwch drwy nodi pwrpas y trawsgrifiad. A yw ar gyfer nodyn achos, trosglwyddo tocyn, hyfforddiant mewnol neu isdeitlau fideo? Bydd yr ateb yn penderfynu pwy sydd angen gweld y ffeil, pa mor hir y dylid ei chadw, ac a oes angen y recordiad llawn neu destun wedi’i olygu yn unig.
Cytunwch ar bolisi ar gyfer recordio, hysbysu’r galwr, mynediad, dileu ac anonimeiddio. Nid yw recordio galwad yn awtomatig yn golygu y caniateir pob defnydd pellach o’r data. Dylai’r broses gyd-fynd â pholisïau eich sefydliad a gofynion cyfreithiol perthnasol; ceisiwch gyngor priodol os yw’r achosion yn cynnwys data sensitif.
Cadwch eirfa help desk: enwau cynhyrchion, acronymau, rhifau fersiwn, termau rhwydwaith a chodau gwall. Mae rhestr o’r fath yn helpu’r adolygydd i sylwi ar wallau, ond ni ddylid tybio y bydd system awtomatig yn deall pob term arbenigol.
Ystyried y Gymraeg a galwadau dwyieithog
Mae Comisiynydd y Gymraeg yn nodi bod defnyddio AI yn berthnasol i ddyletswyddau sefydliadau sy’n ddarostyngedig i safonau’r Gymraeg. Nid yw hynny’n atal defnyddio technoleg, ond mae angen tryloywder, atebolrwydd a monitro effaith y dechnoleg ar breifatrwydd, diogelwch gwybodaeth a gwasanaethau Cymraeg. Gweler polisi rheoleiddiol Comisiynydd y Gymraeg ar AI.
Cofnodwch a yw’r alwad yn Gymraeg, Saesneg neu’n gymysg. Gall newid iaith yng nghanol brawddeg greu her i adnabod lleferydd. Mae adroddiad terfynol cynllun technoleg y Gymraeg Llywodraeth Cymru yn tynnu sylw at waith ar fodelau a all adnabod Cymraeg a Saesneg mewn yr un frawddeg, gan nodi hefyd fod y maes yn gymhleth ac yn dal i ddatblygu.
Dal neu uwchlwytho sain
Mae sain glir yn lleihau’r gwaith adolygu. Lle bo modd, defnyddiwch recordiad lle mae lleisiau’r asiant a’r defnyddiwr yn glywadwy, heb gerddoriaeth, sŵn cefndir na gormod o siarad dros ei gilydd. Cadwch y ffeil wreiddiol cyn creu fersiwn wedi’i thorri neu ei haddasu.
Wrth uwchlwytho recordiad i Speechyou, defnyddiwch enw ffeil cyson sy’n cysylltu’r sain â’r tocyn heb ddatgelu mwy o wybodaeth bersonol nag sydd ei hangen. Er enghraifft, gall dyddiad, cod achos a thîm fod yn fwy priodol nag enw llawn y defnyddiwr. Gwiriwch fod y ffeil gywir wedi’i dewis a chofnodwch ei chysylltiad â’r achos.
Gall segmentau rhesymol fod yn haws i’w hadolygu, ond peidiwch â thorri recordiad yng nghanol cyfarwyddyd, rhif cyfresol neu esboniad. Gall colli cyd-destun newid ystyr y testun.
Adolygu’r testun drafft
Gweithiwch gyda’r sain a’r trawsgrifiad ochr yn ochr. Dechreuwch gyda’r manylion mwyaf peryglus os cânt eu camddeall: enwau, rhifau, codau gwall, cyfeiriadau, fersiynau meddalwedd a chamau gweithredu. Yna gwiriwch y naratif cyfan: beth oedd y broblem, beth gafodd ei brofi, beth oedd y canlyniad, a beth sy’n digwydd nesaf.
Defnyddiwch labeli siaradwyr cyson fel “Asiant” a “Defnyddiwr”. Os nad yw’r testun yn gwahaniaethu’r lleisiau’n glir, gwrandewch eto cyn priodoli cyfarwyddyd neu gytundeb i’r person anghywir. Marciwch eiriau ansicr yn hytrach na llenwi bwlch â dyfaliad.
Rhestr wirio cyn cau’r tocyn
- A yw’r recordiad a’r trawsgrifiad wedi’u cysylltu â’r tocyn cywir?
- A yw enwau, rhifau, codau gwall a chyfarwyddiadau wedi’u gwirio yn erbyn y sain?
- A yw’r iaith a’r newid rhwng Cymraeg a Saesneg wedi’u cynrychioli’n briodol?
- A yw pob cam nesaf yn nodi perchennog a dyddiad, os oes angen?
- A yw data personol diangen wedi’i dynnu o’r fersiwn a rennir?
- A yw’r adolygydd wedi marcio’r testun fel un sydd wedi’i wirio?
Mae’r rhestr hon yn argymhelliad gweithredol, nid gwarant o gywirdeb. Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn ddefnyddiol wrth ystyried gofynion safonau’r Gymraeg a’u rhoi ar waith mewn prosesau sefydliadol.
Dewis allforiad a chyrchfan
Dewiswch y fformat ar sail y defnydd terfynol, nid ar sail yr hyn sy’n edrych yn fwyaf cynhwysfawr. Dylai’r tîm gadw’r fersiwn lawn yn briodol, ond rhoi’r wybodaeth berthnasol yn unig yn y tocyn os nad oes angen y sgwrs gyfan.
| Angen y tîm | Dewis y llif gwaith | Gwiriad pwysig | Defnydd arferol |
|---|---|---|---|
| Nodiad achos | Testun golygadwy | Penawdau, siaradwyr a rhifau | Crynodeb i’r system docynnau |
| Chwilio archif | Ffeil destun wedi’i henwi’n gyson | Metadata a mynediad | Canfod cod neu gam datrys |
| Fideo hyfforddi | SRT | Amseriadau a llinellau | Isdeitlau y gellir eu golygu |
| Fideo gwe | VTT | Gofynion y platfform | Isdeitlau ar gyfer cyhoeddi |
| Trosglwyddo achos | Copi wedi’i olygu | Cyd-destun a pherchennog | Brîff i arbenigwr |
Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau a fformatau SRT a VTT. Gwiriwch sillafu, amseriadau a data sensitif cyn cyhoeddi neu rannu’r ffeil.
Cydweithio a dogfennaeth
Ar ôl adolygu, tynnwch y wybodaeth berthnasol i’r tocyn: symptom, amgylchedd, ymchwiliad, ateb dros dro, datrysiad a cham nesaf. Gall y trawsgrifiad llawn aros fel deunydd cyfeirio yn unol â’ch polisi, ond nid oes angen iddo lenwi pob maes gweithredol.
Gall arweinydd y tîm ddefnyddio enghreifftiau wedi’u hanonymeiddio i ganfod bylchau mewn erthyglau gwybodaeth. Os yw asiantau’n esbonio’r un broses dro ar ôl tro, gall hynny awgrymu bod angen canllaw hunanwasanaeth gwell. Dylai’r tîm gael proses glir ar gyfer tynnu data personol cyn defnyddio galwadau mewn hyfforddiant.
Mae Comisiynydd y Gymraeg wedi nodi bod sefydliadau’n dymuno cael canllawiau mwy eglur ar dechnoleg, caffael a phrofi cynnyrch. Mae yr ymateb i’r alwad am wybodaeth yn darparu cyd-destun defnyddiol wrth gynllunio gwasanaethau digidol dwyieithog.
Camau gweithredu a chamgymeriadau
Dilynwch y dilyniant hwn:
- Dewiswch un achos defnydd, fel trosglwyddo tocynnau cymhleth.
- Pennwch reolau ar hysbysu, mynediad, cadw a dileu.
- Profwch recordiadau amrywiol: galwadau byr a hir, sŵn gwahanol, ac ieithoedd gwahanol.
- Neilltuwch adolygydd a chofnodwch y gwallau cyffredin.
- Adolygwch amser gwirio a defnyddioldeb y cofnodion, yna mireiniwch eirfa a hyfforddiant.
Peidiwch â derbyn y drafft heb ei wirio, cymysgu crynodeb â thrawsgrifiad, rhannu’r ffeil anghywir na storio recordiadau sensitif am gyfnod amhenodol. Peidiwch chwaith â phrofi ar alwadau Saesneg yn unig os yw eich defnyddwyr yn newid iaith.
Safbwynt cynnyrch: Corneliu from Speechyou
O safbwynt adeiladu Speechyou, rwy’n meddwl am drawsgrifiad fel cam mewn llif gwaith golygu a defnyddio gwybodaeth, nid fel diwedd y broses. Mae troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, ac yna defnyddio’r testun mewn llif gwaith isdeitlau SRT neu VTT, yn rhoi man cychwyn i dîm help desk. Rydym yn ceisio bod yn glir ynghylch yr hyn y mae’r cynnyrch yn ei wneud; y tîm sy’n gyfrifol am wirio’r allbwn a phenderfynu sut y caiff ei ddata ei drin.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad galwad help desk yn cymryd lle nodiadau asiant?
Na. Mae’n darparu drafft manwl i gynorthwyo’r asiant, ond dylid cofnodi’r penderfyniad, y cam nesaf a pherchennog yr achos yn y system briodol. Gwiriwch y testun yn erbyn y recordiad cyn ei ddefnyddio fel cofnod swyddogol.
Sut gall tîm wirio ansawdd trawsgrifiad?
Gwrandewch ar rannau sy’n cynnwys enwau, rhifau, codau gwall, cyfarwyddiadau a newid iaith. Gwiriwch labeli siaradwyr, camau gweithredu a’r ffeil gywir hefyd. Mae rhestr wirio a pherchennog adolygu yn gwneud y broses yn fwy cyson.
A all Speechyou droi recordiad yn destun Cymraeg?
Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700 o ieithoedd. Dylai tîm sy’n gweithio yn Gymraeg brofi ei eirfa, ei acenion a’i alwadau dwyieithog, ac adolygu’r allbwn cyn ei rannu.
Pa fformat sy’n addas ar gyfer tocyn cymorth?
Mae testun golygadwy fel arfer yn fan cychwyn defnyddiol ar gyfer nodiadau achos. Ar gyfer fideo, gall SRT neu VTT fod yn fwy addas. Dewiswch yn ôl system gyrchfan a gofynion y tîm.
A ddylid storio’r recordiad gwreiddiol a’r trawsgrifiad?
Mae hynny’n dibynnu ar bolisi eich sefydliad, pwrpas y recordiad a gofynion perthnasol. Diffiniwch fynediad, cyfnod cadw a dull dileu copïau diangen. Peidiwch â chadw data sensitif heb reswm clir.
Sut mae tîm Cymraeg neu ddwyieithog yn dechrau?
Cofnodwch y senarios iaith, profwch alwadau Cymraeg a chymysg, a phenodwch adolygydd sy’n gallu gwirio’r ddwy iaith. Dylai’r broses fod yn dryloyw ynghylch defnydd AI a chynnwys ffordd o gasglu adborth gan asiantau a defnyddwyr.
Dechrau’n raddol
Dewiswch un math o achos a phrofwch y camau dal, adolygu ac allforio gyda’ch tîm. Os yw hynny’n cyd-fynd â’ch polisi a’ch anghenion, gallwch gychwyn ar Speechyou a gwerthuso’r trawsgrifiad gyda’ch rhestr wirio eich hun cyn ehangu’r broses.