Puntos clave
- As reunións públicas xeran documentación suxeita a normativas galegas de arquivo e acceso á información.
- A transcrición manual é lenta e propensa a erros; a IA reduce riscos e libera tempo para o persoal técnico.
- A integración con ferramentas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet) simplifica a captura.
- A norma galega NOGADA e os estándares ISO 30300 guían a xestión documental municipal.
- Speechyou soporta máis de 1,700+ idiomas, incluído o galego, e permite exportar en TXT, SRT, VTT e JSON.
Por que a transcrición de reunións públicas é un desafío diario nos concellos
Cada concello galego celebra decenas de reunións públicas ao ano: sesións plenarias, comisións informativas, xuntas de goberno local e encontros con veciños. Documentar estas reunións non é un mero trámite: é unha obriga legal e unha ferramenta de transparencia. Con todo, o proceso tradicional —unha persoa tomando notas a man, gravacións de audio sen procesar, actas redactadas horas ou días despois— arrastra fallos sistémicos. Perden detalles, os erros de interpretación acumúlanse e o tempo dedicado ás transcricións resta recursos a tarefas prioritarias.
A normativa galega establece marcos esixentes. O Decreto 191/2011, de organización e funcionamento dos rexistros, lembra o dereito da cidadanía a non presentar documentos que xa consten electronicamente na Administración, o que implica que as actas e transcricións deben estar dispoñibles en formato dixital accesible. Ademais, a Norma Galega de Descrición Archivística (NOGADA) e a UNE-ISO 30300 definen requisitos para a xestión documental. Os concellos deben, por tanto, adoptar unha solución que non só transcriba, senón que garanta a trazabilidade, a conservación e a interoperabilidade.
O fluxo de traballo antes da transcrición: captura de calidade
A calidade final do texto depende directamente da calidade do audio de partida. Moitos concellos cometen o erro de confiar nun micrófono integrado do portátil ou nun gravador de baixa gama. O resultado: ruído de fondo, voces afastadas, palabras perdidas. Para evitalo:
- Usa micrófonos externos omnidireccionais ou de mesa para captar todas as voces nunha sala.
- Se a reunión é en liña (Zoom, Teams, Google Meet), asegúrate de que cada participante teña un micrófono decente e estea en silencio cando non fale.
- Grava sempre en formato WAV (44.1 kHz, 16 bit) ou, como mínimo, en MP3 con bitrate alto (192 kbps ou máis).
No caso de reunións multiculturais ou con intervencións en galego e castelán, a detección automática de idioma é unha vantaxe. Ferramentas como Speechyou poden identificar o cambio de lingua sen intervención manual, algo útil cando un veciño intervén en castelán nun debate en galego.
Captura da reunión: como gravar correctamente
Se a reunión é presencial, coloca o micrófono no centro da mesa, a unha distancia uniforme de todos os participantes. Se é virtual, utiliza a función de gravación nativa da plataforma e, a continuación, carga o ficheiro ou conéctate mediante a integración directa co software de transcrición.
Se estás a usar Speechyou, podes gravar a reunión directamente desde a interface ou cargar un ficheiro de audio ou vídeo posterior. A plataforma admite subidas de ata varios gigabytes, o que permite procesar sesións longas sen cortes.
Consello práctico: grava sempre cunha copia de seguridade. Mentres o sistema principal grava, ten un gravador secundario (mesmo un móbil en modo avión) para salvar imprevistos técnicos.
Transcrición automática: procesamento e revisión
Unha vez cargado o audio, o motor de IA transcribe a conversa en minutos, non en horas. O resultado é un texto editable con marcas de tempo, que permite saltar a calquera punto da reunión. Non obstante, ningunha IA é infalible: palabras técnicas, nomes propios locais ou acentos moi marcados poden xerar erros. Por iso, a revisión humana segue sendo imprescindible.
Fases de revisión recomendadas
- Revisión inicial: un técnico municipal escoita a gravación mentres lee a transcrición e corrixe erros evidentes.
- Corrección de nomes e siglas: os topónimos, os apelidos e as siglas (por exemplo, PXOM, SUG, Xunta de Galicia) deben verificarse.
- Marcado de intervencións: asigna falantes a cada bloque de texto para que a acta sexa clara.
- Exportación e arquivo: unha vez aprobada, exporta ao formato necesario e arquiva segundo a norma NOGADA.
Speechyou permite colaborar en espazos de traballo compartidos, de modo que varios membros do concello poidan revisar e comentar a mesma transcrición, con permisos personalizados para controlar quen edita e quen só le.
Formatos de saída e integración co sistema de xestión documental
A transcrición final debe integrarse no fluxo de traballo municipal. Non serve unha acta solta; necesítase un documento que poida ser arquivado, buscado e compartido. Speechyou ofrece exportacións en:
- TXT para copia de seguridade sinxela.
- SRT e VTT para subtitular vídeos das sesións (especialmente útil para publicacións no portal de transparencia).
- JSON para integración con bases de datos ou sistemas de xestión documental.
Unha táboa de comparación de formatos segundo o uso:
| Formato | Uso principal | Vantaxes | Limitacións |
|---|---|---|---|
| TXT | Copia simple, arquivo | Lixeiro, universal | Perde marcas de tempo e falantes |
| SRT | Subtítulos para vídeo | Sincronización precisa | Non inclúe metadatos de falante |
| VTT | Subtítulos web | Mellor soporte en navegadores | Similar a SRT, con lixeiras diferenzas de formato |
| JSON | Integración con software | Estrutura completa (falantes, marcas, metadatos) | Require coñecemento técnico para procesar |
Como Speechyou encaixa no fluxo municipal: perspectiva de Corneliu
Na miña experiencia traballando no desenvolvemento de Speechyou, vin de primeira man como os concellos se enfrontan a unha tensión constante: a necesidade de documentar todo con precisión e a escaseza de tempo e persoal. Cando deseñamos as funcións de transcrición, non pensamos só en converter voz en texto, senón en crear un proceso que se adapte ás rutinas municipais.
Un exemplo: as reunións plenarias adoitan durar entre dúas e catro horas. Unha transcrición manual levaría a un técnico varios días. Co noso sistema, o mesmo técnico pode dedicar unha hora a revisar e corrixir, en lugar de escribir desde cero. Ademais, o soporte para 1,700+ idiomas, incluído o galego coas súas variantes dialectais, permite captar con fidelidade as intervencións nun concello rural onde se empregan expresións propias.
Sabemos que a seguridade dos datos é crítica para a Administración. Por iso implementamos espazos de traballo con permisos granulares, e a posibilidade de xestionar quen pode ver, editar ou exportar cada transcrición. Proba Speechyou gratis durante 3 días.
Normativa de arquivo e conservación de transcricións
As transcricións de reunións públicas non son documentos temporais. Forman parte do patrimonio documental municipal e deben ser arquivadas segundo os estándares galegos. A Xunta de Galicia publicou unha guía de xestión documental para arquivos de xestión, onde se detallan os procedementos de transferencia e conservación. Ademais, a Norma Galega de Descrición Archivística (NOGADA) establece como describir fondos, series e unidades documentais.
É recomendable que cada concello elabore un calendario de conservación que especifique:
- Canto tempo se garda a transcrición orixinal (polo menos a duración do mandato municipal, aínda que moitas se conservan permanentemente).
- En que formato se almacena (TXT ou JSON para migracións futuras; PDF/A para presentación visual).
- Quen ten acceso e como se rexistran as consultas.
Speechyou non é un arquivo en si mesmo, pero as súas exportacións en JSON permiten volcar os datos nun sistema de xestión documental que cumpra a NOGADA.
Control de calidade: lista de verificación para a acta final
Antes de pechar unha acta transcrita, verifica:
- Todos os nomes propios están correctamente escritos.
- As cifras e datas coinciden coas mencionadas na reunión.
- As intervencións atribúense ao falante correcto.
- Non hai fragmentos sen transcribir (se o audio ten ruído, revisa a zona manualmente).
- O formato de saída é compatible co sistema de arquivo municipal.
- A acta inclúe a data, a hora e o tipo de reunión.
Preguntas frecuentes (FAQs)
Que idiomas soporta Speechyou para transcricións municipais?
Speechyou admite a transcrición en máis de 1,700+ idiomas, incluído o galego, con detección automática de lingua. Isto permite procesar reunións bilingües sen intervención manual.
Como se integra Speechyou con Zoom, Teams ou Google Meet?
Podes conectar a túa conta de Speechyou directamente coa plataforma de videoconferencia, ou ben cargar a gravación posteriormente. A integración capta tanto o audio do micrófono como o do sistema para garantir a máxima calidade.
Necesito coñecementos técnicos para usar Speechyou?
Non. A interface é intuitiva e está deseñada para que calquera membro do equipo municipal poida cargar un ficheiro, obter a transcrición e revisala en minutos.
A transcrición con IA é o suficientemente precisa para actas oficiais?
A IA proporciona un borrador de alta calidade, pero recomendamos unha revisión humana para verificar nomes, siglas e termos técnicos. Así asegurádesvos a precisión requirida para documentos oficiais.
Que formatos de exportación están dispoñibles?
Podes exportar as transcricións en TXT, SRT, VTT e JSON. Para actas oficiais, o formato TXT ou JSON son os máis axeitados; para subtitular vídeos, SRT ou VTT.
Como se xestionan os permisos de acceso ás transcricións?
Os espazos de traballo de Speechyou permiten asignar roles (admin, editor, lector) con permisos personalizados, de modo que só o persoal autorizado poida ver ou modificar cada transcrición.
Hai algún custo por probar Speechyou?
Proba Speechyou gratis durante 3 días. Podes comezar en app.speechyou.com/sign-up.
Comeza hoxe a mellorar a documentación municipal
A transcrición de reunións públicas non ten por que ser un lastre para o teu concello. Cunha ferramenta axeitada, podes liberar tempo do persoal técnico, garantir a precisión das actas e cumprir coas esixencias normativas galegas sen sacrificar a calidade. Proba Speechyou de balde e comproba como a IA pode transformar a xestión documental no teu concello.