Közjegyzői találkozók átirata

A notary meeting transcription, vagyis a közjegyzői találkozók átirata akkor hasznos, ha a közjegyzői irodának egy beszélgetésből gyorsan szerkeszthető munkaszövegre van szüksége. Az AI által létrehozott átirat azonban nem hiteles közokirat és nem helyettesíti a közjegyző szakmai, jogi vagy adatvédelmi ellenőrzését. A jó munkafolyamat ezért négy lépésből áll: előzetes tájékoztatás és engedélyezés, a hanganyag rögzítése vagy feltöltése, emberi minőség-ellenőrzés, majd a megfelelő formátumú export és iratkezelés.

Röviden: mire érdemes használni?

• A beszélgetésből készítsen ellenőrzendő munkaszöveget, ne automatikusan végleges jegyzőkönyvet.
• A felvétel előtt mondja el, hogy hangfelvétel és AI-leirat készül, milyen célból és ki kezeli az adatokat.
• Biztosítson kézi jegyzetelési alternatívát annak, aki nem járul hozzá a rögzítéshez.
• A neveket, dátumokat, helyrajzi számokat, összegeket, határidőket és jognyilatkozatokat mindig hallgassa vissza.
• A nyers hanganyag és a leirat megőrzési idejét célhoz kötötten, belső eljárásrendben határozza meg.
• A Speechyou rögzített beszédet szerkeszthető szöveggé alakíthat, és subtitle-munkafolyamatokhoz SRT- vagy VTT-kimenetet is támogat.

Hol illeszkedik az átirat a közjegyzői munkába?

Egy közjegyzői találkozó többféle információt tartalmazhat: az ügyfél tényelőadását, azonosításhoz kapcsolódó adatokat, meghatalmazással kapcsolatos kijelentéseket, okirati adatokat, kérdéseket, pontosításokat és a következő lépésekről szóló egyeztetést. Ezek nem azonos súlyúak, és nem mindegyik kerül bele ugyanabba a hivatalos iratba.

Az AI-átirat elsődleges szerepe ezért a munkafolyamat támogatása. Segíthet a beszélgetés visszakeresésében, a belső előkészítő jegyzet elkészítésében vagy annak ellenőrzésében, hogy egy fontos részletet újra meg kell-e hallgatni. A hivatalos okirat, jegyzőkönyv vagy tanúsítás tartalmát továbbra is az alkalmazandó jogszabályok, a közjegyző szakmai felelőssége és az iroda saját iratkezelési rendje határozza meg.

Fontos különbség van a bírósági eljárások szabályozott felvételei és egy iroda ügyfélmegbeszélése között. A 24/2017. (XII. 22.) IM rendelet például a polgári és közigazgatási bírósági eljárások anyagát rögzítő felvételekre vonatkozik, és külön kezeli a hitelesített folyamatos felvételt. Ebből nem következik, hogy egy általános AI-átirat automatikusan ugyanilyen jogi státuszú lenne.

Felvétel előtt: hozzájárulás, cél és tájékoztatás

A leggyakoribb hiba, hogy az iroda technikailag elindítja a rögzítést, de nem alakít ki világos tájékoztatási folyamatot. A hanganyag személyes adatokat tartalmazhat, a beszélgetés pedig különösen érzékeny információkat is érinthet. A NAIH hangfelvételekről szóló tájékoztatója hangsúlyozza többek között a célhoz kötöttség és az adatbiztonság jelentőségét.

A beszélgetés elején közérthetően tisztázza:

1. készül-e hangfelvétel;
2. készül-e abból AI-alapú leirat;
3. mi a rögzítés konkrét célja;
4. ki az adatkezelő és mely szolgáltató vesz részt a feldolgozásban;
5. hol történik a feldolgozás, illetve milyen adatfeldolgozók vagy al-adatfeldolgozók érintettek;
6. mennyi ideig őrzik a hangot és a leiratot;
7. mi történik akkor, ha az ügyfél nem kíván hozzájárulni.

A hozzájárulás dokumentálhatósága és önkéntessége különösen fontos. Ha valaki nem járul hozzá, legyen tényleges alternatíva: kézi jegyzet, a beszélgetés más módon történő dokumentálása vagy a tervezett munkafolyamat módosítása. A Magyar Ügyvédi Kamara AI-átiratokról szóló 4/2026. (VII. 13.) szakmai álláspontja és ajánlása ügyvédi környezetben ugyanezekre a kontrollokra hívja fel a figyelmet. Ez nem közjegyzőkre vonatkozó külön jogi állásfoglalás, hanem hasznos kockázatkezelési referencia.

Mikor legyen inkább kézi jegyzet?

Különösen érzékeny ügyekben – például családjogi háttérrel, egészségügyi adattal, büntetőeljáráshoz kapcsolódó információval vagy jelentős üzleti titokkal érintett beszélgetéseknél – az iroda előzetesen döntse el, hogy az AI-átirat egyáltalán indokolt-e. A döntést dokumentálja, és ne abból induljon ki, hogy minden hosszú beszélgetést érdemes felvenni.

Rögzítés vagy feltöltés: egyszerű, kontrollált folyamat

A találkozó előtt ellenőrizze a mikrofont, a résztvevők nevét és azt, hogy a felvétel ténylegesen csak a szükséges beszélgetési szakaszra terjed-e ki. A háttérbeszélgetések, várakozási idő vagy az ügyfél által véletlenül megosztott, nem releváns adatok később felesleges adatkezelési terhet jelenthetnek.

A Speechyou használható arra, hogy a rögzített beszédet szerkeszthető szöveggé alakítsa. A gyakorlatban célszerű külön munkafolyamatot létrehozni a nyersanyag átvételére, az átírat ellenőrzésére és a végleges iratba kerülő részletek kiválasztására. Ne másolja át automatikusan a teljes leiratot a közjegyzői okiratba.

Feltöltés előtt alkalmazzon belső ellenőrzést:

• a fájl a megfelelő ügyhöz tartozik-e;
• a fájlnév nem tartalmaz-e felesleges személyes adatot;
• a felvételhez minden érintett tájékoztatása és engedélyezése megtörtént-e;
• a hozzáférést csak az arra jogosult munkatárs kapja-e meg;
• a szolgáltató aktuális adatfeldolgozási és megőrzési feltételeit az iroda áttekintette-e.

A szolgáltatás kiválasztásakor a szerződéses feltételekben különösen keresse a modellképzésre való felhasználás, a megőrzés, a törlés, az al-adatfeldolgozók, a hozzáférések és az adattovábbítás szabályait. Ezeket nem szabad egy általános „biztonságos” megjelöléssel helyettesíteni.

Melyik munkafolyamatot válassza?

Ez a táblázat nem jogi minősítést ad, hanem döntési segédletet. A közjegyzői ügyiratba kerülő hivatalos tartalmat mindig külön, az adott eljárásra irányadó szabályok szerint kell kezelni.

Átirat után: emberi minőség-ellenőrzés

Az AI-átirat hasznossága nem az automatikus létrejöttével, hanem az ellenőrzés minőségével mérhető. A beszédfelismerés félrehallhat ritka vezetékneveket, idegen kifejezéseket, rövidítéseket és hasonló hangzású számokat. A több résztvevős találkozóknál az is előfordulhat, hogy a beszélő személye nem azonosítható megbízhatóan.

Ellenőrzési lista közjegyzői irodáknak

A leirat jóváhagyása előtt ellenőrizze:

• minden résztvevő neve, titulusa és szerepe helyes-e;
• a dátumok, időpontok, összegek, százalékok és határidők pontosak-e;
• a helyrajzi számok, cégnevek, azonosítók és okmányszámok karakterhelyesen szerepelnek-e;
• a „nem”, „kivéve”, „feltétel” és hasonló jelentésmódosító szavak nem hiányoznak-e;
• a kérdés, válasz, nyilatkozat és közjegyzői tájékoztatás elkülönül-e;
• a bizonytalan részeket visszahallgatták-e, és jelölték-e a leiratban;
• a leirat nem tartalmaz-e olyan beszélgetést, amely nem tartozik az adott célhoz;
• a végleges dokumentumot nem az AI-szöveg, hanem az ellenőrzött szakmai tartalom alapján készítik-e el.

Ha a minőség nem elégséges, ne próbálja pusztán formázással „kijavítani” a szöveget. Hallgassa vissza az eredeti részt, kérjen pontosítást a résztvevőtől, vagy rögzítse a bizonytalanságot belső megjegyzésként.

Export, hozzáférés és együttműködés

Az ellenőrzött szöveget különítse el a nyers hanganyagtól és a végleges irattervezettől. Használjon következetes fájlnevet, verziószámot és dátumot, de a fájlnévben kerülje a szükségtelen érzékeny adatokat. A hozzáférési jogosultságokat szerepkör szerint állítsa be: más lehet szükséges a közjegyzőnek, az ügyintézőnek és az adminisztrációt végző munkatársnak.

A Speechyou szerkeszthető szöveggé alakítja a rögzített beszédet. Subtitle-munkafolyamatokhoz SRT és VTT kimenetet is támogat; ez például belső oktatóvideók vagy ügyféltájékoztató anyagok esetén lehet releváns. A közjegyzői ügyirat számára szükséges formátumot viszont az iroda iratkezelési rendszere és az adott eljárás követelményei alapján válassza ki.

Bevezetési sorrend négy lépésben

1. Szabályozza a használatot: rögzítse, ki engedélyezhet felvételt, milyen ügyekben tilos vagy korlátozott az AI-átirat, és ki végez ellenőrzést.
2. Teszteljen alacsonyabb kockázatú anyagon: először olyan belső vagy oktatási beszélgetéssel próbálja ki a folyamatot, amely nem tartalmaz szükségtelen ügyféladatot.
3. Mérje a javítási terhet: jegyezze fel, milyen hibák ismétlődnek – például nevek, számok vagy beszélőváltások –, és ezekre építse az ellenőrzési listát.
4. Rendszeresen vizsgálja felül: ellenőrizze a szolgáltatási feltételeket, a hozzáféréseket, a törlési gyakorlatot és azt, hogy a munkatársak követik-e az eljárásrendet.

Corneliu from Speechyou: hogyan gondolkodunk a termék építéséről?

Corneliu from Speechyou: A Speechyou csapatánál az átírást nem önálló „végső dokumentumként”, hanem szerkeszthető munkaszövegként kezeljük. Ezért fontos számunkra, hogy a felhasználó a beszédből kiindulva ellenőrizhető szöveget kapjon, amelyet a saját szakmai folyamatában tovább tud dolgozni. A közjegyzői környezetben ez különösen lényeges: a termék segíthet az előkészítésben, de nem veheti át az emberi ellenőrzés és a hivatalos iratkezelés szerepét.

A Speechyou 1,700+ nyelven támogat átírási munkafolyamatokat. A szolgáltatás kipróbálásakor azt javasoljuk, hogy az iroda ne általános pontossági ígéretből induljon ki, hanem saját hangfelvételein vizsgálja meg a neveket, számokat, akusztikai körülményeket és beszélőváltásokat. Az adatkezelési döntéseket pedig mindig a konkrét ügy, a belső szabályzat és az aktuális szolgáltatási feltételek alapján hozza meg.

Gyakran ismételt kérdések

Használható-e az AI-átirat hivatalos közjegyzői okirat helyett?

Nem. Az AI által létrehozott szöveg ellenőrzendő munkaszöveg; önmagában nem lesz hiteles közokirat, jegyzőkönyv vagy közjegyzői okirat. A végleges dokumentum elkészítésénél az adott eljárás szabályait és a közjegyző szakmai ellenőrzését kell követni.

Kell-e tájékoztatni az ügyfelet a hangfelvételről?

A felvétel előtt világos tájékoztatásra van szükség a rögzítés céljáról, az AI-leiratozásról, az adatkezelőről, a szolgáltatóról, a feldolgozás helyéről és a megőrzési időről. Az iroda a konkrét adatkezelési helyzethez igazítsa a tájékoztatást és dokumentálja a hozzájárulást vagy más alkalmazott jogalapot.

Mi történjen, ha az ügyfél nem járul hozzá?

Ne készüljön hangfelvétel az érintett döntése ellenére. A közjegyzői iroda biztosítson kézi jegyzetelési vagy más, megfelelő dokumentációs alternatívát, és ne tegye a hozzájárulást az ügyintézés indokolatlan feltételévé.

Mit kell különösen ellenőrizni a közjegyzői átiratban?

Elsősorban a neveket, dátumokat, számokat, összegeket, helyrajzi számokat, okmányszámokat, határidőket, feltételeket és jognyilatkozatokat. A bizonytalan részeket az eredeti hanganyag alapján kell tisztázni; automatikus átvétel nem elegendő.

Meddig kell megőrizni a hanganyagot?

Nincs minden közjegyzői találkozóra egyetlen általános válasz. A megőrzési időt a konkrét cél, a vonatkozó jogi és iratkezelési kötelezettségek, valamint az esetleges jogérvényesítési igények alapján kell meghatározni. A NAIH szerint a hangfelvételt csak a célhoz szükséges ideig és mértékben szabad kezelni.

Mire használható a Speechyou közjegyzői környezetben?

A Speechyou rögzített beszédet szerkeszthető szöveggé alakíthat, így támogathatja az előkészítő jegyzetek és belső munkaszövegek elkészítését. Subtitle-feladatokhoz SRT és VTT kimenetet is támogat. A használat előtt az iroda ellenőrizze az aktuális adatkezelési és szolgáltatási feltételeket.

Ha irodája ellenőrzött munkaszövegként szeretné kipróbálni a közjegyzői találkozók átiratát, a Speechyou használatát a regisztrációs oldalon kezdheti. Érdemes először belső szabályzattal és alacsonyabb kockázatú tesztanyaggal kialakítani a folyamatot, majd csak ezt követően alkalmazni ügyfélbeszélgetéseknél.