Mae trawsgrifiad cyfarfod notariad yn helpu notariad i droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy ar gyfer adolygu, chwilio a pharatoi gwaith dilynol. Nid yw’n disodli barn broffesiynol, dogfen notarial, cyfieithydd na gwiriad dynol. Ei werth yw darparu cofnod gweithio manylach na nodiadau byr, os caiff y recordiad a’r testun eu rheoli’n ofalus.
Mewn gwaith yng Nghymru, dylai’r broses ystyried a yw’r cyfarfod yn Gymraeg, Saesneg neu’n ddwyieithog. Mae cynllun iaith HMCTS yn pwysleisio cofnodi dewis iaith mor gynnar â phosibl a’i gadw ar ffeiliau a chofnodion (HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26). Felly, mae trawsgrifio’n fwyaf defnyddiol fel rhan o lif gwaith diffiniedig, nid fel ffordd o osgoi adolygu.
Pwyntiau allweddol
- Cadarnhewch bwrpas y cyfarfod, y cyfranogwyr a’u dewis iaith cyn recordio.
- Esboniwch bwrpas y recordiad a dilynwch eich polisi ar ganiatâd a diogelu data.
- Defnyddiwch sain glir a gwiriwch enwau, dyddiadau, symiau a rhifau dogfennau â llaw.
- Cadwch y recordiad gwreiddiol ar wahân i’r trawsgrifiad a defnyddiwch fersiynau clir.
- Mae Speechyou yn troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy ac yn cefnogi allbwn SRT a VTT ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlo.
- Peidiwch â defnyddio testun heb ei adolygu fel dogfen swyddogol neu gyfieithiad ardystiedig.
Beth mae’r trawsgrifiad yn ei ddatrys?
Mewn cyfarfod notariad, gall y sgwrs gynnwys hunaniaeth, pwrpas gweithred, enwau partïon, dyddiadau, cyfeiriadau, rhifau a chwestiynau am ddealltwriaeth. Ar yr un pryd, mae’r notariad yn rheoli’r cyfarfod ac yn egluro camau nesaf. Nid yw ceisio ysgrifennu pob gair yn realistig, ac mae nodyn cryno’n gallu colli cymhwyster pwysig.
Gall trawsgrifiad chwiliadwy helpu i leoli rhan benodol o recordiad heb bori drwy’r sain gyfan. Gall hefyd ddangos pwy ddywedodd beth, er bod angen cywiro labeli siaradwyr pan fo’r sain yn gorgyffwrdd. Dylid gwahaniaethu rhwng trawsgrifiad ategol, cofnod mewnol a dogfen notarial. Nid yw testun a gynhyrchir yn awtomatig yn dod yn ddogfen gyfreithiol ddilys dim ond oherwydd ei fod yn edrych yn ffurfiol.
Cyn y cyfarfod: sefydlu rheolaethau
Dechreuwch â chofnod byr: rhif ffeil mewnol, dyddiad, diben, cyfranogwyr, iaith neu ieithoedd, a’r dogfennau a ddisgwylir. Peidiwch â rhoi mwy o ddata personol nag sydd ei angen yn enw’r ffeil.
Gofynnwch pa iaith sydd orau gan y cleient ar gyfer cyfathrebu a chofnodwch y dewis lle bo hynny’n berthnasol i’ch trefniadau. Mae canllaw’r Comisiynydd y Gymraeg yn trafod sut y gall gwybodaeth am ddewis iaith helpu corff i ddarparu gohebiaeth briodol, gan dynnu sylw hefyd at ymwybyddiaeth o ddiogelu data (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018). Nid yw defnyddio offer trawsgrifio ynddo’i hun yn cyflawni unrhyw rwymedigaeth iaith.
Esboniwch beth sy’n cael ei recordio, pam, pwy all weld y deunydd a sut y byddwch yn ei gadw neu ei ddileu. Dylai polisi’r swyddfa a chyngor proffesiynol benderfynu ar y manylion, yn hytrach na rhagdybiaeth am unrhyw gynnyrch.
Cipio neu uwchlwytho sain
Profwch y meicroffon a lefel y sain cyn dechrau. Rhowch y ddyfais yn agos at y prif siaradwyr, gan osgoi sŵn cefndir a symud papurau. Gofynnwch i gyfranogwyr beidio â siarad dros ei gilydd, dweud eu henw wrth eu cyfraniad cyntaf, a sillafu enwau neu rifau anarferol.
Os oes gennych recordiad eisoes, gwnewch gopi gweithio a chadwch y ffeil wreiddiol heb ei newid. Defnyddiwch enw cyson, er enghraifft 2025-03-08_ffeil-104_cyfarfod-cychwynnol, a chofnodwch pryd y cafodd y copi ei greu. Mae hyn yn gwella olrhain fersiynau; nid yw’n gwneud y trawsgrifiad yn gofnod swyddogol.
Gellir defnyddio Speechyou i droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy. Mae’r cynnyrch yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Mae hynny’n cyfeirio at gwmpas ieithoedd y cynnyrch, nid gwarant o ganlyniad penodol ar bob acen, ansawdd recordiad neu gyfuniad iaith. Ar ôl uwchlwytho, cadwch y sain a’r testun fel asedau ar wahân.
Adolygu: y cam na ddylid ei hepgor
Darllenwch y testun wrth wrando ar y recordiad. Canolbwyntiwch yn gyntaf ar fannau risg uchel: enwau pobl a chwmnïau, cyfeiriadau, dyddiadau, symiau, negyddion, rhifau parseli a chyfeirnodau dogfen. Cymharwch bob un â’r dogfennau gwreiddiol.
Mae “nid yw” a “mae” yn gallu newid ystyr. Gall un digid anghywir newid swm neu ddyddiad. Mae enwau tramor, termau Lladin, acronymau ac acenion rhanbarthol yn gallu achosi testun ansicr. Gall sgwrs sy’n gorgyffwrdd arwain at briodoli datganiad i’r person anghywir.
Sut i drin ansicrwydd
Os nad yw gair yn glir, defnyddiwch farc fel [anghysbys] neu nodyn adolygu. Peidiwch â dyfalu er mwyn gwneud y frawddeg yn llyfn. Dylai person sy’n deall y ffeil benderfynu ar y darlleniad terfynol, ac fel arfer dylid cadw cofnod o bwy a adolygodd y testun a phryd.
Rhestr wirio ansawdd
- A yw dyddiad, amser a rhif y ffeil yn gywir?
- A yw’r cyfranogwyr wedi’u labelu’n gyson?
- A yw enwau, cyfeiriadau, dyddiadau, symiau a rhifau wedi’u cymharu â dogfennau?
- A yw darnau Cymraeg a Saesneg wedi’u nodi’n gywir?
- A yw tawelwch, gorgyffwrdd a geiriau ansicr wedi’u marcio?
- A yw unrhyw grynodeb neu gam gweithredu yn adlewyrchu’r recordiad?
- A yw’r fersiwn a rennir yn dangos pwy a’i hadolygodd?
Dewis allbwn a chydweithio
Defnyddiwch y fformat sy’n cyfateb i’r cam gwaith. Mae testun golygadwy’n addas ar gyfer chwilio ac adolygu. Gall SRT neu VTT fod yn ddefnyddiol ar gyfer isdeitlau fideo neu recordiad mewnol; mae Speechyou yn cefnogi’r ddau fformat. Nid yw ffeil isdeitlau’n gyfieithiad cyfreithiol nac yn gofnod notarial awtomatig.
| Dewis llif gwaith | Pryd mae’n addas | Prif reolaeth |
|---|---|---|
| Nodiadau llaw yn unig | Cyfarfod byr â phrif bwyntiau clir | Cadarnhau’r penderfyniadau ar y diwedd |
| Recordio a thrawsgrifio wedyn | Sgwrs hir neu fanylion niferus | Gwrando eto ar fanylion risg uchel |
| Trawsgrifiad dwyieithog | Cymraeg a Saesneg yn yr un cyfarfod | Nodi newid iaith a gwirio ystyr |
| Testun chwiliadwy i’r tîm | Sawl cam adolygu mewnol | Rheoli mynediad a fersiynau |
| SRT neu VTT | Fideo sydd angen isdeitlau | Prawf amseru, sillafu a therminoleg |
Rhannwch y fersiwn a adolygwyd yn unig, oni bai bod polisi’r swyddfa’n mynnu cadw’r sain gyda’r ffeil. Defnyddiwch ffolderi cyfyngedig, labeli cyfrinachedd a rheolau cadw cyson. Peidiwch â chymryd bod nodweddion offeryn yn profi cydymffurfiaeth â’ch gofynion cyfreithiol neu sefydliadol.
Gweithio mewn amgylchedd dwyieithog
Mae adroddiad Llywodraeth Cymru ar gynllun gweithredu technoleg y Gymraeg yn nodi pwysigrwydd cynyddol adnabod lleferydd ar gyfer isdeitlau a thrawsgrifiadau cyfarfodydd. Mae hefyd yn trafod gwaith ar fodelau sy’n gallu adnabod Cymraeg a Saesneg o fewn yr un frawddeg (Welsh Language Technology Action Plan final report 2018–2024).
Yn ymarferol, profwch y broses ar recordiadau tebyg i’ch gwaith: newid iaith, enwau lleoedd, terminoleg eiddo a lleferydd naturiol. Os oes angen trosglwyddo ystyr i iaith arall, trefnwch gyfieithu ar wahân. Mae trawsgrifio’n cofnodi’r iaith a glywyd; nid yw’n gyfystyr â chyfieithu.
Os yw’r mater yn cyffwrdd â gwrandawiad, peidiwch â thrin recordiad preifat fel eilydd am drefniadau swyddogol. Mae protocol y farnwriaeth ar achosion lle defnyddir y Gymraeg yn pwysleisio cynllunio a phrofi offer cyfieithu ymlaen llaw mewn rhai gwrandawiadau (Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used).
Cyflwyno’r broses mewn swyddfa
Dilynwch y drefn hon:
- Dewiswch un math o gyfarfod ar gyfer peilot a chreu templed ar gyfer iaith, caniatâd, enw ffeil ac adolygydd.
- Profwch gyda sain ddi-enw neu recordiad nad yw’n cynnwys data sensitif.
- Mesurwch ansawdd yn ymarferol: pa olygiadau oedd eu hangen ar enwau, rhifau, siaradwyr a newid iaith?
- Pennwch berson cyfrifol a therfyn clir: ni chaiff testun heb ei wirio fynd i ddogfen swyddogol na pharti allanol.
- Dogfennwch reolau ar fynediad, cadw, dileu a fersiynau, yna hyfforddwch y tîm.
Persbectif cynnyrch gan Corneliu from Speechyou
Fel Corneliu from Speechyou, rwy’n meddwl am ddylunio trawsgrifiad fel cyfres o bwyntiau gwirio, nid fel botwm sy’n cwblhau dogfen gyfreithiol. Dylai’r defnyddiwr wybod beth sy’n cael ei recordio, beth mae’r testun yn ei gynrychioli, a ble mae angen adolygiad dynol. Gall Speechyou helpu i greu testun golygadwy o leferydd wedi’i recordio a chefnogi SRT a VTT, ond y notariad sy’n penderfynu sut y defnyddir y deunydd yn ei broses waith.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad AI yn ddigonol fel cofnod notarial?
Nid o reidrwydd. Mae trawsgrifiad AI yn destun ategol y mae angen ei wirio yn erbyn y recordiad a’r dogfennau. Dylai’r notariad ddilyn ei weithdrefnau proffesiynol a phenderfynu pa gofnod sy’n swyddogol.
A all Speechyou drawsgrifio cyfarfod yn Gymraeg?
Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, ac felly gellir ei ystyried ar gyfer deunydd Cymraeg. Dylid profi recordiadau perthnasol a gwirio enwau, rhifau, acenion a newidiadau rhwng Cymraeg a Saesneg cyn dibynnu ar yr allbwn.
A ddylwn i recordio cyfarfod dwyieithog?
Dim ond ar ôl egluro diben y recordiad a chael y caniatâd priodol yn unol â’ch polisi. Nodwch newidiadau iaith yn ystod yr adolygiad a pheidiwch â chymryd bod trawsgrifiad yn gyfieithiad.
Pa fformat ddylwn i ei ddefnyddio ar gyfer ffeil waith?
Mae hynny’n dibynnu ar y defnydd. Mae testun golygadwy yn addas ar gyfer adolygu a chwilio, tra bod SRT neu VTT yn addas ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlo. Cadwch y ffeil wreiddiol a defnyddiwch enwau ffeiliau a fersiynau cyson.
Sut dylwn i wirio rhifau ac enwau yn y trawsgrifiad?
Gwrandewch ar y darn perthnasol a chymharwch y testun â dogfennau ffynhonnell. Gwiriwch sillafiad enwau, dyddiadau, symiau, cyfeiriadau a rhifau dogfennau fesul eitem; peidiwch â llenwi bwlch drwy ddyfalu.
A yw trawsgrifiad yn disodli cyfieithydd?
Nac ydy. Mae trawsgrifiad yn cofnodi’r iaith a glywyd, tra bod cyfieithu’n trosglwyddo ystyr i iaith arall. Defnyddiwch gyfieithydd cymwys pan fo angen cyfieithiad at ddiben proffesiynol neu gyfreithiol.
Dechrau’n ofalus
Os hoffech brofi sut y gall trawsgrifiad cyfarfod notariad ffitio i’ch proses, gallwch ddechrau gyda recordiad priodol yn Speechyou. Profwch ef ar lif gwaith rheoledig, gwiriwch y testun yn ofalus, a chadwch eich gweithdrefnau proffesiynol a’ch rheolaethau data wrth wraidd pob defnydd.