Trawsgrifiad gwerthiannau menter

Mae trawsgrifiad gwerthiannau menter yn troi recordiad o alwad ddarganfod, cyflwyniad neu drafodaeth gontract yn destun golygadwy. Nid yw’n disodli barn y gwerthwr na gwiriad dynol, ond gall greu man cychwyn cyson ar gyfer nodiadau, dilyniant a throsglwyddo gwybodaeth. Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun ac mae’n cefnogi workflowau isdeitlau gydag allbwn SRT a VTT.

Y prif bwyntiau i’w cofio

• Penderfynwch cyn y cyfarfod pa wybodaeth sy’n bwysig: anghenion, gwrthwynebiadau, penderfyniadau a chamau nesaf.
• Rhowch wybod i gyfranogwyr am y recordiad a dilynwch bolisi eich sefydliad ar ddata personol.
• Defnyddiwch enwau ffeiliau, labeli, camau bargen ac iaith yn gyson.
• Gwiriwch enwau, ffigurau, cynigion, acronymau a rhannau lle mae siaradwyr yn gorgyffwrdd.
• Triniwch y trawsgrifiad fel drafft i’w adolygu, nid fel cofnod awtomatig di-feth.
• Rhannwch y fersiwn briodol yn unig â’r bobl sydd ei hangen.

Pam mae trawsgrifiad yn addas i werthiannau menter?

Mae gwerthiannau menter yn cynnwys cylch hir, sawl rhanddeiliad a chyfres o sgyrsiau: cymhwyso, darganfod, sesiynau technegol, trafodaethau masnachol ac adnewyddu. Mae nodiadau byr yn cofnodi prif bwyntiau’r gwerthwr, ond gallant fethu union eiriau’r prynwr. Gall sylw am risg, integreiddio neu ddyddiad penderfynu fod yn hollbwysig wythnosau’n ddiweddarach.

Mae testun wedi’i drawsgrifio yn rhoi deunydd y gellir ei adolygu ar ôl y sgwrs. Gall y gwerthwr wirio beth a addawyd, gall rheolwr roi adborth mwy penodol, a gall cydweithiwr sy’n ymuno’n ddiweddarach ddeall cyd-destun y cyfrif. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol mewn timau amlieithog. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru yn nodi pwysigrwydd adnabod lleferydd ar gyfer creu isdeitlau a thrawsgrifiadau o fideos a chyfarfodydd, ac yn disgrifio gwaith ar fodelau sy’n adnabod Cymraeg a Saesneg yn yr un frawddeg (Welsh language technology action plan final report).

Nid yw mwy o destun ar ei ben ei hun yn well proses. Mae angen penderfynu pwy sy’n adolygu, pa fersiwn sy’n awdurdodol, a phryd y caiff y ffeil ei chadw neu ei dileu.

Cyn y cyfarfod: gosodwch y workflow

Diffiniwch bwrpas a pherchennogaeth

Enwebwch berchennog, fel arfer y gwerthwr sy’n rheoli’r cyfarfod. Dylai wybod ble y caiff y recordiad a’r trawsgrifiad eu storio, pwy all eu gweld, a sut y trosglwyddir camau nesaf i’r CRM neu system waith. Nid oes angen copïo’r sgwrs gyfan i bob maes CRM; yn aml mae crynodeb wedi’i wirio a dolen at y cofnod priodol yn fwy defnyddiol.

Defnyddiwch dempled gyda’r meysydd hyn:

1. Diben y cyfarfod a’r cyfrif.
2. Problemau neu ganlyniadau busnes y prynwr.
3. Rhanddeiliaid, meini prawf penderfynu ac amserlen.
4. Gwrthwynebiadau, dibyniaethau a chwestiynau heb eu hateb.
5. Camau nesaf, perchennog pob cam a dyddiad targed.

Cynlluniwch ar gyfer iaith

Mewn marchnad ddwyieithog, gofynnwch pa iaith neu ieithoedd sy’n addas ar gyfer y cyfathrebu. Dylai Cymraeg fod yn opsiwn naturiol, nid yn ddewis eilaidd. Mae canllaw Comisiynydd y Gymraeg ar gofnodi a rhannu dewis iaith yn argymell ei gwneud yn hawdd i unigolion fynegi eu dewis a’i barchu; dylid hefyd egluro pam y cesglir y data a sut y caiff ei ddefnyddio (Recording and sharing language choice).

Cofnodwch yr iaith a ddefnyddiwyd yn y metadata neu nodyn mewnol priodol. Mae polisi rheoleiddiol Comisiynydd y Gymraeg yn rhybuddio y gall cofnodi data heb nodi’r iaith leihau tryloywder a chreu problemau o ran safonau cofnodi (Artificial Intelligence and the Welsh language).

Wrth recordio neu uwchlwytho

Dechreuwch gyda chaniatâd a disgwyliadau clir. Esboniwch beth sy’n cael ei recordio, at ba ddiben, pwy all ddefnyddio’r deunydd, a beth all rhywun ei wneud os nad yw am gael ei recordio. Dilynwch bolisïau eich sefydliad a’r gofynion sy’n berthnasol i’ch cyd-destun; nid yw defnyddio offer trawsgrifio yn dileu’r cyfrifoldeb hwn.

Gofynnwch i gyfranogwyr ddweud eu henw a’u rôl ar y dechrau, lleihau sŵn cefndir a pheidio â siarad dros ei gilydd pan fo modd. Ar gyfer ffeil sydd eisoes wedi’i recordio, gwiriwch ei bod yn chwarae o’r dechrau i’r diwedd, nad yw sianel siaradwr ar goll, a bod gennych hawl i’w phrosesu.

Wrth uwchlwytho i Speechyou, crëir testun golygadwy o’r lleferydd. Mae Speechyou yn cefnogi workflowau ar draws 1,700+ o ieithoedd, ond gall newid iaith, acen, termau cynnyrch a siarad ar yr un pryd olygu bod angen adolygiad ychwanegol.

Defnyddiwch enw ffeil disgrifiadol, er enghraifft 2025-09-18_Cyfrif-ABC_Darganfod_Cy-en, yn ôl eich rheolau mewnol. Mae hyn yn lleihau’r risg o uwchlwytho’r ffeil anghywir ac yn helpu’r tîm i olrhain cofnodion.

Ar ôl trawsgrifio: adolygwch yn ôl risg

Nid oes angen golygu pob brawddeg gyda’r un lefel o fanwl gywirdeb. Dechreuwch gyda’r rhannau a all newid penderfyniad neu greu camddealltwriaeth fasnachol.

Rhestr wirio rheoli ansawdd

• A yw dyddiad, enw’r cyfrif a’r cyfranogwyr yn gywir?
• A yw enwau pobl, sefydliadau, cynhyrchion a chystadleuwyr wedi’u gwirio?
• A yw rhifau, canrannau, arian, dyddiadau ac amserlenni wedi’u cymharu â’r sain?
• A yw’n glir pwy a ddywedodd beth?
• A yw termau technegol ac acronymau wedi’u safoni?
• A yw’r Gymraeg, y Saesneg neu’r newid rhwng y ddwy iaith wedi’i gynrychioli’n deg?
• A yw unrhyw addewid wedi’i gadarnhau gan berson awdurdodedig?
• A oes gan bob cam nesaf berchennog a dyddiad targed?

Marciwch fylchau sain neu ddyfyniadau ansicr yn glir yn hytrach na dyfalu. Gall camgymeriad mewn enw cynnyrch neu werth contract ledaenu i gynnig, e-bost neu forecast. Dylai’r gwerthwr gwblhau’r gwiriad cyn i unrhyw ran o’r testun ddod yn ffynhonnell fewnol.

Dewiswch yr allbwn cywir

Mae’r fformat gorau yn dibynnu ar y dasg, nid ar gadw popeth ym mhob system.

Mae Speechyou yn cefnogi allbwn SRT a VTT ar gyfer workflowau isdeitlau. Os yw recordiad yn cynnwys gwybodaeth sensitif, peidiwch ag allforio fersiwn ehangach nag sydd ei hangen ar y gynulleidfa. Cadwch fersiwn wedi’i gwirio, nodwch ddyddiad yr adolygiad, a labelwch ddrafftiau a fersiynau terfynol yn glir.

Cydweithio heb greu dryswch

Dylai un person fod yn gyfrifol am olygu, er y gall sawl rôl ddefnyddio’r canlyniad. Gall gwerthwr dynnu camau nesaf, gall peiriannydd cynnyrch wirio termau technegol, a gall rheolwr asesu ansawdd y darganfod. Cytunwch pa wybodaeth sy’n mynd i’r CRM, pa wybodaeth sy’n aros yn nodiadau’r cyfarfod, a phwy sy’n gweld y recordiad gwreiddiol.

Defnyddiwch labeli cyson ar gyfer cam y fargen, math y cyfarfod ac iaith. Peidiwch â chymysgu ffeiliau cwsmeriaid mewn un ffolder neu edefyn. Adolygwch fynediad a chyfnodau cadw’n rheolaidd, gan ddilyn rheolau eich sefydliad a chytundebau perthnasol.

Mae canllaw Comisiynydd y Gymraeg yn pwysleisio y dylid ystyried anghenion Cymraeg wrth brynu neu ddylunio systemau CRM, a gallu systemau i rannu gwybodaeth yn briodol (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018). Mae hynny’n benderfyniad cynllunio, nid addasiad i’w adael tan ar ôl lansio’r workflow.

Cynllun gweithredu mewn pum cam

1. Mapio’r defnydd: dewiswch ddau neu dri math o gyfarfod, megis darganfod a throsglwyddo i weithredu.
2. Diffinio’r data: cytunwch ar enwau ffeiliau, meysydd CRM, iaith, caniatâd a chadw.
3. Treialu gyda sampl: defnyddiwch recordiadau gyda Chymraeg, Saesneg, sawl siaradwr a newid iaith. Nodwch ble mae angen golygu.
4. Cyhoeddi SOP: ysgrifennwch gyfarwyddiadau byr ar recordio, uwchlwytho, adolygu, labelu ac allforio.
5. Adolygu defnydd: gwiriwch a yw’r tîm yn cwblhau adolygiadau, yn cofnodi camau nesaf ac yn dod o hyd i wybodaeth yn eu workflow go iawn.

Safbwynt Corneliu o Speechyou

Corneliu o Speechyou: Wrth adeiladu workflow trawsgrifio, rydym yn meddwl am y daith o’r recordiad i destun y gall rhywun ei wirio a’i ddefnyddio. Dyna pam mae’r gwahaniaeth rhwng “wedi’i drawsgrifio” a “barod i weithredu” yn bwysig: mae angen enwau ffeiliau da, adolygiad dynol a rheolau rhannu. Mae Speechyou yn offeryn AI speech-to-text; nid yw’n gwybod ar ei ben ei hun pa addewid masnachol sy’n ddilys na phwy ddylai weld manylion cyfrif. Mae’r penderfyniadau hynny’n perthyn i’r tîm gwerthu a’i bolisïau.

Cwestiynau cyffredin

Beth yw trawsgrifiad gwerthiannau menter?

Trawsnewid recordiad o sgwrs werthu yn destun y gellir ei olygu a’i adolygu, er mwyn helpu gyda nodiadau, dilyniant, trosglwyddo gwybodaeth a chydweithio ar gyfrifon cymhleth.

A ddylai’r trawsgrifiad gael ei roi yn y CRM yn llawn?

Nid o reidrwydd. Penderfynwch pa feysydd sydd eu hangen ar gyfer rheoli’r cyfrif, megis angen y prynwr, cam nesaf a dyddiad targed. Cadwch y trawsgrifiad llawn ar wahân os yw hynny’n fwy priodol, a dilynwch eich rheolau mynediad a chadw.

A all Speechyou drin Cymraeg a Saesneg?

Mae Speechyou yn cefnogi workflowau trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Dylid gwirio recordiadau sy’n newid rhwng Cymraeg a Saesneg, yn enwedig enwau, termau arbenigol a rhannau lle mae pobl yn siarad ar yr un pryd.

Beth yw’r ffordd orau o sicrhau ansawdd?

Adolygwch yn gyntaf enwau, rhifau, dyddiadau, ymrwymiadau a chamau nesaf. Cymharwch unrhyw fanylion risg uchel â’r sain, marciwch fylchau’n hytrach na dyfalu, a gofynnwch i’r perchennog gwblhau’r gwiriad cyn rhannu.

Pa fformat ddylwn i ei ddefnyddio ar gyfer isdeitlau fideo gwerthu?

Mae SRT a VTT yn fformatau cyffredin ar gyfer workflowau isdeitlau. Dewiswch yn ôl y platfform neu’r broses fideo rydych yn ei defnyddio, ac adolygwch amseru a sillafu cyn cyhoeddi.

Sut dylai tîm gwerthu ddechrau defnyddio trawsgrifio?

Dewiswch ychydig o fathau o gyfarfod, cytunwch ar bolisi caniatâd a chadw, treialwch recordiadau amrywiol, ac ysgrifennwch weithdrefn fer ar gyfer adolygu ac allforio. Ehangwch dim ond ar ôl i’r camau rheoli ansawdd weithio’n gyson.

Os yw’r workflow hwn yn addas i’ch tîm, gallwch ddechrau gyda Speechyou. Defnyddiwch recordiad y mae gennych hawl i’w brosesu, adolygwch y testun, a phenderfynwch sut mae’n ffitio’ch proses werthu menter.