Trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod

Mae trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl yn arf hanfodol i dîm HR sydd am gofnodi penderfyniadau, asesu sgiliau, a chadw cofnodion sy’n cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg. Yn lle dibynnu ar nodiadau llaw neu recordiadau anghyflawn, gall meddalwedd trawsgrifio AI drawsnewid eich ffordd o weithio - gan arbed oriau o waith golygu a sicrhau bod pob manylyn pwysig yn cael ei ddal.

Cipolwg ar fanteision allweddol

• Cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg: Mae gofynion statudol yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau yng Nghymru gadw cofnodion cywir o asesiadau sgiliau a chwynion staff, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â’r Gymraeg (gweler Cod Ymarfer Safonau’r Gymraeg Rhif 7).
• Lleihau baich gweinyddol: Gyda thrawsgrifiad awtomatig, nid oes rhaid i aelodau’r tîm dreulio amser yn cymryd nodiadau manwl - gallant ganolbwyntio ar gyfranogi.
• Gwella tryloywder: Cofnodion y gellir eu chwilio, eu golygu a’u rhannu’n hawdd, gan hwyluso archwiliadau mewnol a chydymffurfio.
• Cefnogi amlieithrwydd: Mae’n bosibl trawsgrifio cyfarfodydd dwyieithog (Cymraeg a Saesneg) heb newid offer.

Y broses waith: Cyn, yn ystod, ac ar ôl y cyfarfod

Er mwyn cael y gorau o drawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl, mae angen deall y tri cham allweddol: cynllunio cyn y cyfarfod, recordio yn ystod y cyfarfod, ac adolygu ar ôl y cyfarfod. Mae pob cam yn cyfrannu at ansawdd y canlyniad terfynol.

Cyn y cyfarfod: Paratoi’r seiliau

Cyn i’r cyfarfod ddechrau, dylai’r tîm Gweithrediadau Pobl:

• Dewis y ffynhonnell sain orau: Defnyddiwch ficroffon clustog neu ficroffon USB i sicrhau ansawdd sain uchel. Os yw’r cyfarfod yn cael ei gynnal ar-lein (megis trwy Zoom neu Microsoft Teams), sicrhewch fod y gosodiadau recordio wedi’u galluogi a bod yr holl gyfranogwyr wedi cytuno i gael eu recordio.
• Penderfynu ar yr iaith: Os yw’r cyfarfod yn ddwyieithog, nodwch hynny ymlaen llaw. Gall meddalwedd AI adnabod iaith yn awtomatig, ond mae’n well rheoli disgwyliadau.
• Gosod amcanion y trawsgrifiad: A fyddwch chi angen crynodeb, rhestr o eitemau gweithredu, neu drawsgrifiad llawn? Gall hyn lywio eich dewis o leoliadau.

Yn ystod y cyfarfod: Dal y sgwrs

Pan fydd y cyfarfod yn mynd rhagddo, dylai’r meddalwedd trawsgrifio fod yn recordio’r sain yn dawel. Ar gyfer trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl, mae’n hanfodol cofnodi:

• Penderfyniadau a wnaed, gan gynnwys manylion am feini prawf asesu.
• Sylwadau am sgiliau iaith, yn enwedig os yw’r rôl yn gofyn am y Gymraeg.
• Unrhyw gwynion neu adborth gan staff.

Camgymeriad cyffredin: Dibynnu ar recordiadau sain heb drawsgrifiad

Mae llawer o dîm HR yn dibynnu ar recordiadau sain yn unig, ond mae hyn yn arwain at anawsterau wrth chwilio am wybodaeth benodol yn ddiweddarach. Gyda thrawsgrifiad, gallwch chwilio’n gyflym am eiriau allweddol fel “gofynion iaith” neu “hyfforddiant.”

Ar ôl y cyfarfod: Adolygu a chydweithio

Ar ôl i’r cyfarfod ddod i ben, mae’r meddalwedd yn cynhyrchu trawsgrifiad. Dyma’r cam pwysicaf:

• Adolygu a golygu: Efallai y bydd angen cywiro enwau neu dermau technegol. Mae’n well neilltuo 5-10 munud i wirio’r trawsgrifiad.
• Crynodeb a chamau gweithredu: Gofynnwch i’r AI am grynodeb o’r penderfyniadau allweddol a rhestr o eitemau gweithredu.
• Rhannu a chydweithio: Gall y tîm adolygu’r trawsgrifiad, ychwanegu sylwadau, a chadarnhau’r cofnod terfynol.

Effaith Safonau’r Gymraeg ar gofnodion HR

Mae Safonau’r Gymraeg yn gosod gofynion clir ar sefydliadau yng Nghymru o ran cadw cofnodion. Yn ôl Atodlen 4 o Reoliadau Safonau’r Gymraeg Rhif 7, mae’n ofynnol i gyflogwyr gadw cofnodion o:

• Asesiadau o sgiliau iaith y Gymraeg ar gyfer pob swydd.
• Cwynion am wasanaethau Cymraeg.
• Penderfyniadau ynghylch polisi iaith.

Mae trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl yn chwarae rhan allweddol yma. Trwy ddefnyddio meddalwedd trawsgrifio, gallwch greu cofnodion llawn, y gellir eu chwilio, sy’n bodloni’r gofynion hyn. Mae’r Cod Ymarfer Safonau’r Gymraeg Rhif 7 yn nodi’n benodol bod rhaid i gofnodion fod yn gywir, yn gyflawn, ac yn hawdd eu hadfer.

Sut mae trawsgrifiad yn cefnogi cydymffurfio

Pan fyddwch yn recordio cyfarfod am asesiad sgiliau iaith, gall y trawsgrifiad:

• Dangos pa bwyntiau a drafodwyd yn ymwneud â’r Gymraeg.
• Cynnwys tystiolaeth o’r penderfyniad a wnaed.
• Bod yn hawdd ei adfer pan fydd angen archwiliad.

Mae hefyd yn werth nodi bod y Cod Ymarfer ar Atal Gweithio’n Anghyfreithlon (fersiwn Cymraeg) yn pwysleisio pwysigrwydd cadw cofnodion o wiriadau hawl i weithio. Gall trawsgrifiad o gyfarfod lle trafodwyd y gwiriadau hyn fod yn dystiolaeth werthfawr.

Tabl cymharu: Dulliau trawsgrifio cyfarfod

Camgymeriadau cyffredin a sut i’w hosgoi

Mae tîm Gweithrediadau Pobl yn aml yn gwneud y camgymeriadau canlynol wrth ddefnyddio trawsgrifiadau:

1. Peidio â gwirio cywirdeb: Mae AI yn gwneud camgymeriadau, yn enwedig gyda thermau technegol neu enwau. Neilltuwch amser i adolygu.
2. Anghofio am gydymffurfio: Os yw’r cyfarfod yn ymwneud â Safonau’r Gymraeg, sicrhewch fod y trawsgrifiad yn cynnwys yr holl fanylion perthnasol.
3. Defnyddio un fformat i bawb: Gall fod angen gwahanol fformatau (TXT, SRT, VTT, JSON) ar gyfer gwahanol ddibenion. Dewiswch yn ôl yr angen.
4. Peidio â chadw copi wrth gefn: Cadwch y trawsgrifiadau mewn lleoliad diogel er mwyn eu hadfer yn hawdd.

Profiad y tîm: Corneliu o Speechyou

Fel un o dîm Speechyou, rwyf wedi gweld sut mae’r meddalwedd trawsgrifio yn esblygu i fodloni anghenion unigryw tîm Gweithrediadau Pobl. Wrth ddylunio ein llif gwaith, rydym wedi canolbwyntio ar symlrwydd a hyblygrwydd. Mae’r gallu i ddefnyddio Speechyou ar gyfer cyfarfodydd dros Zoom, Teams, a Google Meet yn golygu nad oes rhaid i dimau newid eu hoffer presennol. Rydym hefyd wedi sicrhau bod y system yn cefnogi dros 1,700+ o ieithoedd, sy’n bwysig i sefydliadau yng Nghymru sydd am weithio’n ddwyieithog. Yr hyn rwyf wedi’i ddysgu yw bod y cam adolygu yn hanfodol - nid yw unrhyw offeryn yn berffaith, ond gyda’r broses gywir, gall trawsgrifiadau fod yn hynod ddibynadwy.

Rhestr wirio ansawdd ar gyfer trawsgrifiadau HR

Defnyddiwch y rhestr hon i sicrhau bod eich trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl yn bodloni safonau:

• A yw pob enw a theitl yn gywir?
• A yw termau technegol (e.e., “asesiad sgiliau,” “polisi iaith”) wedi’u sillafu’n gywir?
• A oes unrhyw fylchau yn y trawsgrifiad lle mae sain wedi’i cholli?
• A yw’r trawsgrifiad yn cynnwys yr holl benderfyniadau a chamau gweithredu a drafodwyd?
• A yw’n cynnwys unrhyw gyfeiriadau at Safonau’r Gymraeg neu godau ymarfer perthnasol?
• A yw’r trawsgrifiad wedi’i gadw mewn fformat y gellir ei chwilio (e.e., TXT, SRT)?
• A yw wedi’i rannu gyda’r tîm perthnasol?

Cwestiynau Cyffredin

Beth yw trawsgrifiad cyfarfod gweithrediadau pobl?

Mae’n broses o droi recordiad sain o gyfarfod sy’n ymwneud â gwaith HR yn destun ysgrifenedig. Gall hwn fod yn drawsgrifiad llawn neu’n grynodeb o’r pwyntiau allweddol, a’i nod yw creu cofnod cywir y gellir ei chwilio.

Sut mae trawsgrifiad AI yn cefnogi cydymffurfio â Safonau’r Gymraeg?

Trwy greu cofnodion manwl a chywir o gyfarfodydd sy’n trafod asesiadau sgiliau iaith neu gwynion, mae’n helpu sefydliadau i gadw’r cofnodion statudol sydd eu hangen o dan Reoliadau Safonau’r Gymraeg (gweler Cod Ymarfer).

Ai oes angen meddalwedd arbennig i drawsgrifio cyfarfodydd dwyieithog?

Mae llawer o feddalwedd, gan gynnwys Speechyou, yn cefnogi dwy iaith ar yr un pryd trwy adnabod iaith yn awtomatig. Mae hyn yn golygu y gallwch recordio cyfarfod Cymraeg-Saesneg heb newid gosodiadau.

Beth yw’r gwahaniaeth rhwng trawsgrifiad a chrynodeb?

Mae trawsgrifiad yn gopi llawn o bob gair a lefarwyd, tra bod crynodeb yn fersiwn fer sy’n dal y prif bwyntiau a phenderfyniadau. Ar gyfer HR, mae trawsgrifiad llawn yn aml yn well ar gyfer cydymffurfio.

Sut alla i sicrhau bod fy nhrawsgrifiad yn gywir?

Y ffordd orau yw adolygu a golygu’r trawsgrifiad ar ôl iddo gael ei gynhyrchu. Defnyddiwch y rhestr wirio ansawdd uchod i sicrhau nad oes unrhyw wallau.

A yw trawsgrifiadau yn ddiogel ar gyfer gwybodaeth sensitif HR?

Mae’n bwysig dewis meddalwedd sy’n cynnig mesurau diogelwch. Yn gyffredinol, dylech osgoi rhannu trawsgrifiadau â phobl anawdurdodedig a sicrhau bod eich system yn cydymffurfio â pholisïau eich sefydliad.

Pa fformatau ffeil sy’n addas ar gyfer cofnodion HR?

Mae TXT yn ddefnyddiol ar gyfer testun plaen, tra bod SRT a VTT yn addas ar gyfer is-deitlau. Ar gyfer dadansoddi data, gall JSON fod yn ddefnyddiol. Mae’r dewis yn dibynnu ar sut rydych yn bwriadu defnyddio’r cofnod.

Camau nesaf ar gyfer eich tîm

Os ydych yn barod i wella’ch proses o ddogfennu cyfarfodydd, dechreuwch gyda chynllun syml:

1. Profi’r offeryn: Defnyddiwch feddalwedd fel Speechyou ar gyfer un cyfarfod prawf.
2. Adolygu’r canlyniad: Gwiriwch y trawsgrifiad yn erbyn eich rhestr wirio ansawdd.
3. Addasu’r broses: Ychwanegwch y cam adolygu i’ch llif gwaith.
4. Ehangu’r defnydd: Unwaith y byddwch yn fodlon, defnyddiwch drawsgrifiadau ar gyfer pob cyfarfod HR perthnasol.

Mae Speechyou yn cynnig ffordd hawdd i ddechrau. Rhowch gynnig ar Speechyou am ddim am 3 diwrnod.

Cychwynwch am ddim yn app.speechyou.com