Pārdošanas atklāšanas zvana transkripcija ir praktisks veids, kā SDR pēc sarunas iegūt rediģējamu teksta versiju, nepaļaujoties tikai uz atmiņu vai steigā rakstītām piezīmēm. Labā rezultātā transkripts palīdz pārbaudīt potenciālā klienta vajadzības, pašreizējo situāciju, iebildumus un vienošanos par nākamajiem soļiem. Tomēr transkripcija pati par sevi neaizstāj pārdošanas procesu: vērtība rodas tad, ja komanda jau iepriekš definē mērķi, rūpīgi pārbauda tekstu un apstrādā ierakstu atbildīgi.
Galvenās atziņas
- Pirms zvana nosakiet, kādu pārdošanas jautājumu transkripts palīdzēs atrisināt.
- Ierakstiet vai augšupielādējiet tikai to sarunas materiālu, kura izmantošana ir pamatota un dalībniekiem saprotama.
- Pēc transkripcijas pārbaudiet vārdus, skaitļus, uzņēmumu nosaukumus, noliegumus un runātāju maiņas.
- Izmantojiet tekstu kā darba dokumentu: atzīmējiet vajadzības, šķēršļus, pircēja procesu un nākamo darbību.
- Pirms kopīgošanas ierobežojiet piekļuvi un ievērojiet uzņēmuma datu glabāšanas noteikumus.
- Speechyou ļauj ierakstīto runu pārvērst rediģējamā tekstā, kā arī atbalsta subtitru darbplūsmas ar SRT un VTT izvadiem.
Kāpēc SDR vajadzīga strukturēta zvana dokumentācija
SDR atklāšanas saruna parasti nav tikai ievads. Tajā jānoskaidro, kādu problēmu potenciālais klients mēģina atrisināt, kā pašlaik notiek process, kas pieņem lēmumu, kāds ir laika grafiks un vai pastāv konkrēts nākamais solis. Saruna var būt īsa, bet informācijas blīvums ir augsts.
Manuālas piezīmes bieži ir fragmentāras. Tās var fiksēt tikai to, ko SDR paspējis pierakstīt, nevis precīzu klienta formulējumu. Vēlāk tas apgrūtina kvalificēšanu, konta nodošanu konta vadītājam vai personalizēta turpinājuma sagatavošanu. Pilns transkripts dod iespēju atgriezties pie konteksta un nošķirt faktiski pateikto no saviem pieņēmumiem.
Tas nenozīmē, ka sarunas laikā jāpārstāj klausīties. Labākā pieeja ir pierakstīt dažus orientierus — piemēram, steidzamību, iesaistītās personas un apsolīto darbību — un pēc tam izmantot transkriptu detalizētai pārbaudei.
Darbplūsma pirms ieraksta
Definējiet mērķi un nepieciešamo informāciju
Pirms atklāšanas zvana izveidojiet īsu kontrolsarakstu. Tas var ietvert:
- Kāda ir potenciālā klienta pašreizējā problēma?
- Kā šī problēma ietekmē darbu, izmaksas, risku vai izaugsmi?
- Kāds risinājums vai process tiek izmantots šobrīd?
- Kas piedalās izvērtēšanā un lēmuma pieņemšanā?
- Kāds ir termiņš, šķērslis un saskaņotais nākamais solis?
Šis saraksts nav skripts, kas jāizlasa mehāniski. Tas ir pamats vēlākai pārskatīšanai. Ja mērķis ir apmācība, pievienojiet kritērijus par jautājumu kvalitāti un klausīšanos. Ja mērķis ir nodošana citam pārdevējam, koncentrējieties uz lēmuma procesu, iesaistītajām personām un konkrētām saistībām.
Pārbaudiet, vai ierakstīšana ir pamatota
Balss ieraksts, ko var saistīt ar identificētu vai identificējamu cilvēku, ir personas dati, un sarunas ierakstīšana ir personas datu apstrāde. To skaidro Datu valsts inspekcija. Tāpēc pirms procesa ieviešanas uzņēmumam jānosaka konkrēts mērķis, jāizvērtē tiesiskais pamats, jāsniedz nepieciešamā informācija un jānosaka glabāšanas kārtība.
Praktiski tas nozīmē: saskaņojiet pieeju ar savu privātuma, juridisko vai drošības atbildīgo personu. Nepieņemiet, ka paziņojums par ierakstu automātiski atrisina visas prasības, un neizmantojiet ierakstu vēlāk nesaistītam mērķim tikai tāpēc, ka tas ir pieejams.
Ieraksts, augšupielāde un skaņas kvalitāte
Transkripcijas kvalitāti ietekmē avota ieraksts. Pirms sarunas pārbaudiet mikrofonu, austiņas, telpas troksni un to, vai dalībnieki nerunā vienlaikus. Ja zvans notiek ar vairākiem cilvēkiem, palūdziet nosaukt vārdu un lomu, kad tas nepieciešams. Skaidra runa un mazāks fona troksnis atvieglo arī manuālo pārbaudi.
Pēc sarunas izvēlieties drošu veidu, kā saglabāt un augšupielādēt ierakstu. Speechyou var izmantot, lai ierakstītu runu pārvērstu rediģējamā tekstā; produkts atbalsta darbplūsmas 1 700 valodās. Tas ir noderīgi starptautiskām SDR komandām, taču valodas atbalsts nenozīmē, ka pārbaude nav vajadzīga: dialekti, akronīmi, nozares termini un vairāku valodu sajaukums joprojām jāizvērtē cilvēkam.
Nekopējiet ierakstus nejauši personīgās mapēs, publiskās saitēs vai neapstiprinātos ārējos datu nesējos. DVI vadlīnijas uzsver, ka piekļuve personas datus saturošiem materiāliem jāpiešķir tikai atbildīgām personām un atbilstoši darba pienākumiem; praktiskajās DVI vadlīnijās aplūkota arī piekļuves, paroļu un darbību uzraudzība.
Kā SDR pārskata transkriptu
Transkripts ir izejmateriāls, nevis automātiski gatavs ieraksts CRM sistēmā. Vispirms izlasiet to pilnībā vai noklausieties problemātiskās vietas. Pēc tam atzīmējiet informāciju četrās grupās:
- Konteksts: uzņēmuma situācija, pašreizējais process un iemesls sarunai.
- Vajadzība: problēma klienta vārdos, tās sekas un vēlamais stāvoklis.
- Pirkšanas process: iesaistītās personas, izvērtēšanas kritēriji, termiņš un iespējamie šķēršļi.
- Saistības: ko apsolīja SDR, ko apsolīja potenciālais klients un kad notiks nākamais kontakts.
Īpaši rūpīgi pārbaudiet vārdus “var”, “nevar”, “jau” un “vēl nav”. Viena nepareizi atpazīta daļiņa var mainīt nozīmi. Tāpat pārbaudiet cenu, datumu, produkta nosaukumu, konkurenta vārdu un tehniskos akronīmus. Ja teksts nav skaidrs, atzīmējiet vietu kā neskaidru, nevis izdomājiet trūkstošo.
Kvalitātes kontroles kontrolsaraksts
Pirms transkripta izmantošanas nākamajā pārdošanas posmā pārbaudiet:
- vai pareizi atpazīti uzņēmumu, cilvēku un produktu nosaukumi;
- vai skaitļi, datumi, procenti un termiņi sakrīt ar ierakstu;
- vai nav sajauktas runātāju lomas;
- vai nav izlaisti iebildumi vai nosacījumi;
- vai nākamais solis ir uzrakstīts kā konkrēta darbība ar atbildīgo personu un termiņu;
- vai kopsavilkumā nav iekļauta informācija, ko sarunas dalībnieks faktiski neteica;
- vai dokumentā nav nevajadzīgu sensitīvu vai ar mērķi nesaistītu datu.
Izvēlieties piemērotu apstrādes modeli
Nav viena pareiza modeļa katrai SDR komandai. Izvēle atkarīga no sarunas mērķa, riska, iesaistīto personu skaita un tā, kas tekstu pārskatīs.
| Darbplūsmas izvēle | Kad tā ir piemērota | Galvenais ieguvums | Biežākā kļūda |
|---|---|---|---|
| Īsas manuālas piezīmes | Ja ieraksts nav vajadzīgs vai nav pamatots | Ātra dokumentēšana | Pārāk maz konteksta |
| Pilns audioieraksts un transkripts | Atklāšanas sarunas kvalitātes pārskatam | Var atgriezties pie precīza formulējuma | Ieraksta mērķis nav iepriekš definēts |
| Tikai izvēlēts sarunas fragments | Ja jāanalizē konkrēta tēma | Mazāks materiāla apjoms | Tiek izrauts fragments no konteksta |
| Transkripts ar cilvēka pārbaudi | CRM piezīmēm vai konta nodošanai | Mazāks pārpratumu risks | Teksts tiek kopēts bez pārbaudes |
| Transkripts kā apmācību materiāls | Komandas prasmju pilnveidei | Var analizēt jautājumus un klausīšanos | Ieraksts tiek kopīgots pārāk plaši |
Šī tabula apraksta procesu izvēles, nevis garantētu rezultātu. Ja sarunā ir sarežģīti termini vai slikta skaņa, manuālā pārbaude kļūst svarīgāka neatkarīgi no izvēlētā modeļa.
No transkripta līdz nākamajai pārdošanas darbībai
Pēc pārbaudes izveidojiet īsu darba kopsavilkumu, kas atbild uz pieciem jautājumiem: kāpēc klients runāja ar jums, kas šobrīd nedarbojas, kādas sekas tas rada, kas vēl jānoskaidro un kas notiks tālāk. Atšķiriet klienta tiešos citātus no SDR interpretācijas. Tas palīdz nākamajam kolēģim saprast, kur beidzas fakts un sākas hipotēze.
Ja process paredz CRM izmantošanu, pārnesiet tikai nepieciešamo informāciju atbilstoši uzņēmuma politikai. Pilns transkripts var palikt atsevišķā, kontrolētā vietā, bet CRM jāiekļauj strukturētas piezīmes un saite vai atsauce tikai tad, ja tas ir atļauts. Pirms kopīgošanas ar konta vadītāju pārbaudiet, vai viņam tiešām vajadzīga visa saruna vai pietiek ar apstiprinātu kopsavilkumu.
Speechyou atbalsta arī subtitru darbplūsmas un SRT, kā arī VTT izvadi. SDR komandai tas var būt noderīgi, ja zvana fragments tiek izmantots iekšējai apmācībai vai prezentācijas materiālam, taču pirms publicēšanas jāpārbauda, vai visiem iesaistītajiem ir atbilstoša informācija un atļauja.
Datu aizsardzība un piekļuves kontrole
Ierakstu izmantošana jāierobežo ar iepriekš noteikto mērķi. DVI norāda, ka ierakstus nedrīkst izmantot citiem, nesaistītiem nolūkiem, un leģitīmo interešu gadījumā jāveic samērīguma jeb līdzsvarošanas izvērtējums. Skatiet DVI skaidrojumu par sarunu ierakstīšanu ar klientiem, lai jautājumu apspriestu ar atbildīgo speciālistu.
Nosakiet, kas drīkst augšupielādēt ierakstus, kas drīkst rediģēt transkriptus, kas drīkst tos lejupielādēt un kad materiāli jādzēš. Reģistrējiet izņēmumus un izvairieties no nekontrolētas pārsūtīšanas. Slepena ierakstīšana nav droša noklusējuma stratēģija: Datu valsts inspekcija to saista ar ļoti šaurām, attaisnojamām situācijām, piemēram, būtiska pārkāpuma atklāšanu un savu interešu aizsardzību.
Ieviešanas secība SDR komandā
Sāciet ar nelielu, skaidri definētu pilotu. Pirmajā posmā vienojieties par mērķi, atbildīgajiem, informēšanas tekstu, piekļuves tiesībām un glabāšanas termiņu. Otrajā posmā izvēlieties dažus tipiskus zvanus ar labu skaņu un izveidojiet vienotu pārskatīšanas veidni. Trešajā posmā salīdziniet transkriptu ar ierakstu, īpaši pārbaudot terminus un nākamos soļus.
Ceturtajā posmā izveidojiet komandas noteikumu: transkripts nav uzskatāms par pabeigtu, kamēr atbildīgais SDR nav pārbaudījis būtiskos faktus. Piektajā posmā izvērtējiet, vai process ietaupa pārskatīšanas laiku, uzlabo nodošanu un palīdz atklāt atkārtotas sarunu problēmas. Ja mērķis mainās, pārskatiet arī datu aizsardzības pamatojumu un informēšanas kārtību.
Corneliu from Speechyou: produkta perspektīva
No Speechyou komandas skatpunkta svarīgākais nav vienkārši iegūt garu teksta failu. Noderīga transkripcijas darbplūsma sākas ar konkrētu jautājumu — ko SDR pēc sarunas vēlas pārbaudīt vai nodot tālāk — un beidzas ar rediģējamu materiālu, ko cilvēks var izlabot. Tāpēc Speechyou veidojam kā AI runas-uz-tekstu produktu ierakstītas runas pārvēršanai rediģējamā tekstā, ar atbalstu 1 700 valodās un subtitru izvadiem SRT un VTT. Mēs neuzskatām automātisku tekstu par iemeslu atteikties no profesionālas pārbaudes; tieši pārskatīšanas posms padara transkriptu izmantojamu SDR darbā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai pārdošanas atklāšanas zvana transkripcija aizstāj SDR piezīmes?
Nē. Tā var papildināt piezīmes ar pilnu kontekstu, taču SDR joprojām jāizceļ vajadzība, pirkšanas process, iebildumi un nākamā darbība. Īsas piezīmes sarunas laikā palīdz klausīties, bet pārbaudīts transkripts palīdz vēlāk precizēt detaļas.
Vai pirms klienta zvana ierakstīšanas jāinformē sarunas dalībnieki?
Uzņēmumam jāizvērtē piemērojamās datu aizsardzības prasības, mērķis, tiesiskais pamats un informēšanas kārtība. Balss ieraksts, ko var saistīt ar personu, ir personas dati. Tāpēc SDR nevajadzētu ieviest slepenu ierakstīšanu kā standarta praksi bez uzņēmuma atbildīgo speciālistu iesaistes.
Ko darīt, ja transkriptā ir nepareizi atpazīts uzņēmuma nosaukums?
Salīdziniet konkrēto vietu ar audio un izlabojiet nosaukumu rediģējamajā tekstā. Pēc tam pārbaudiet arī citus atkārtojumus, akronīmus un ar šo nosaukumu saistītos nākamos soļus. Nekopējiet nepārbaudītu formulējumu CRM vai klientam nosūtītā ziņā.
Vai Speechyou var izmantot daudzvalodu pārdošanas komandā?
Jā. Speechyou atbalsta transkripcijas darbplūsmas 1 700 valodās. Tomēr konkrētais ieraksts joprojām jāpārbauda, īpaši tad, ja sarunā ir akcents, vairāku valodu sajaukums, nozares termini vai vairākas personas, kas runā vienlaikus.
Kādu informāciju no transkripta ievietot CRM?
Ievietojiet tikai nepieciešamo un pārbaudīto informāciju: klienta problēmu, ietekmi, pašreizējo risinājumu, iesaistītās lomas, termiņu, iebildumus un saskaņoto nākamo soli. Pilna ieraksta glabāšana vai pievienošana jāveic tikai saskaņā ar uzņēmuma politiku un piekļuves noteikumiem.
Vai transkriptu var izmantot SDR apmācībai?
To var izmantot, ja mērķis, piekļuve un apstrādes kārtība ir iepriekš pamatota. Pirms kopīgošanas noņemiet nevajadzīgu personas informāciju, ierobežojiet auditoriju un pārbaudiet, vai materiāls nav izmantojams citam, sākotnēji nenoteiktam nolūkam. Subtitru projektos Speechyou atbalsta SRT un VTT izvadi.
Ja vēlaties pārbaudīt, kā pārdošanas atklāšanas zvana transkripcija iederas jūsu SDR procesā, sāciet ar vienu ierakstu un iepriekš noteiktu pārbaudes veidni. Izmēģiniet Speechyou, lai ierakstīto runu pārvērstu rediģējamā tekstā, un pirms komandas ieviešanas saskaņojiet ierakstu apstrādes noteikumus ar savu uzņēmumu.