Þjálfun starfsmanna skráning

Ef þú ert þjálfunarstjóri á Íslandi veistu að skráning á þjálfun starfsmanna er lykilþáttur í að varðveita þekkingu og tryggja samræmi, en handvirk skráning á fundum, námskeiðum og kynningum tekur oft klukkustundir og eykur hættuna á að mikilvæg atriði glatist. AI-tækni til að breyta töluðu máli í texta gerir nú kleift að skrá þjálfun starfsmanna á sjálfvirkan hátt, en það krefst vandaðrar framkvæmdar til að tryggja bæði nákvæmni og persónuvernd samkvæmt íslenskum lögum. Hér er hagnýt leiðarvísir fyrir þjálfunarstjóra sem vilja innleiða skráningu á þjálfun starfsmanna með gagnsæjum og öruggum hætti, með áherslu á raunverulegt vinnuflæði og algengar áskoranir.

Helstu atriði

• Notkun AI-skriflegrar skráningar sparar tíma og eykur nákvæmni við skráningu á þjálfun starfsmanna, en krefst yfirlestrar til að leiðrétta villur í sérnöfnum og fagorðum.
• Gæta verður að því að vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við lög nr. 90/2018, meðal annars með skýru samþykki og takmörkun tilgangs.
• Vanda þarf val á tóli, en ekki síst fylgja eftir gæðaeftirliti með staðfestingu og yfirlestri samkvæmt skipulögðum lista.
• Hagnýt innleiðing felst í því að greina þarfir, prófa tól, þjálfa teymið og taka við endurgjöf til að betrumbæta ferlið.
• Sjálfvirk skráning getur einnig nýst til að búa til undirtexta fyrir fræðslumyndbönd eða til að auðvelda leit í eldri gögnum.

Hvað felst í vinnuflæði þjálfunarstjóra?

Áður en AI-skrifleg skráning kemur inn í myndina er vinnuflæðið oft þannig að þjálfunarstjóri undirbýr kennsluefni, heldur námskeið eða fundi, tekur handvirkar minnispunkta, og birtir samantektir eftir á. Handvirk skráning er tímafrek og nemur oft nokkrum klukkustundum á mánuði, allt eftir umfangi. Auk þess eykst hættan á að smáatriði gleymist eða að nákvæmni verði ekki fullkomin. Með AI-skriflegri skráningu getur þjálfunarstjóri aftur á móti tekið upp fundi (t.d. í gegnum Zoom, Teams eða Google Meet), sent hljóðskrá í tólið og fengið texta tilbúinn á örfáum mínútum. Hins vegar er mikilvægt að skilja takmarkanir tólsins: talgreining getur verið ónákvæm í íslensku eða annarri tungumálum með sérstökum orðaforða, og hávaði í bakgrunni getur dregið úr nákvæmni. Því er nauðsynlegt að skipuleggja upptökuskilyrðin vel.

Algengar mistök við upptöku og hvernig á að forðast þau

1. Slæm hljóðgæði – Notaðu góðan hljóðnema og stilltu upptöku á hámarksgæði. Forðastu herbergi með bergmáli eða bakgrunnshávaða.
2. Tal í kór – Þegar margir tala samtímis getur AI verið ófært um að aðgreina raddir. Beindu þátttakendum til að tala einn í einu.
3. Ónákvæm sérnöfn og skammstafanir – Ef mögulegt er, skrifaðu lykilorð eða nöfn fyrirfram svo hægt sé að leiðrétta þau eftir á.
4. Óskýr tilgangur – Áður en upptaka hefst skaltu skýra fyrir þátttakendum hvers vegna verið er að taka upp og hvað verður gert við gögnin. Þetta uppfyllir kröfur um gagnsæi í persónuverndarlögum.

Hvernig á að undirbúa og framkvæma upptöku og skráningu?

Áður en upptaka hefst

Fyrsta skrefið er að tryggja að allir þátttakendur séu upplýstir um að upptaka fari fram og að persónuupplýsingar verði unnar. Íslensk lög nr. 90/2018 (7. gr.) kveða á um að skráður einstaklingur verði að veita ótvírætt samþykki fyrir vinnslu persónuupplýsinga, og hann á rétt á að draga það til baka hvenær sem er. Gott er að senda stutt tölvupóst eða skilaboð fyrir fundinn þar sem gerð er grein fyrir tilgangi (skráning á þjálfun starfsmanna) og meðferð gagnanna. Ef um er að ræða sérstaka flokka persónuupplýsinga (svo sem heilsufarsupplýsingar) þarf að gæta sérstakrar varúðar, enda er slík vinnsla bönnuð nema undantekningar eigi við (9. gr. laganna).

Meðan á upptöku stendur

Ekki er nauðsynlegt að gera neitt sérstakt, en vertu meðvituð um að ef talað er í kór getur talgreiningin misskilja orð. Það getur verið gagnlegt að fylgjast með því að einn tali í einu. Ef þú notar myndbandsfundi er oft hægt að stilla upptöku beint í hugbúnaðinum, en þá parftu að gæta þess að hljóðskráin sé vistuð á öruggan hátt.

Eftir upptöku: skráning, yfirlestur og leiðréttingar

Þegar hljóðskráin er unnin af AI-tólinu færðu texta til baka. Næsta skref er að fara yfir textann: leiðrétta villur í sérnöfnum, fagorðum eða tæknilegum hugtökum. Gagnlegt er að búa til stuttan gæðaeftirlitslista:

1. Eru allir fyrirlesarar rétt nafngreindir?
2. Er orðaforði á réttu tungumáli (t.d. íslenska)?
3. Er framsetning skýr (t.d. aðgreining fyrir myndir/kafla)?
4. Vantar upplýsingar um dagsetningu, stað eða tíma?
5. Hafa allar persónuupplýsingar verið fjarlægðar ef öðruvísi er ekki ætlast til?
6. Er textinn samræmdur öðrum gögnum (t.d. kennsluefni eða samantektum)?

Með því að fara eftir slíkum lista geturðu tryggt að textinn sé nægilega nákvæmur fyrir miðlun til samstarfsfólks eða til endurkennslu.

Hagnýt gæðaeftirlitsatriði fyrir textaskráningu

Þó að AI-tól séu öflug eru þau ekki fullkomin. Hér eru nokkur atriði sem þú ættir að hafa í huga:

• Nákvæmni – Talgreining getur verið nákvæm en misjöfn eftir tungumálum og hljóðgæðum. Íslenska getur verið krefjandi fyrir sum tól vegna sérstakra orða og fallbeyginga.
• Staðfesting – Alltaf ætti að lesa yfir texta áður en honum er deilt. Gefðu þér tíma til að bera saman hljóð og texta ef þörf krefur.
• Leiðréttingar – Ef sérstök nöfn eða hugtök koma oft fyrir getur verið gagnlegt að leiðrétta þau beint eða bæta við sérstakri orðabók ef tólið styður það.
• Tími – Settu afmarkaðan tíma fyrir yfirlestur, t.d. 10 mínútur á hverja 30 mínútna upptöku. Ef textinn er mjög langur getur verið gagnlegt að fá annan starfsmann til að yfirfara hann.

Samanburður: handvirk skráning vs. AI-skrifleg skráning

Athugið að AI-skrifleg skráning krefst vandaðri uppsetningar hvað varðar persónuvernd, en getur sparað mikinn tíma og aukið yfirsýn. Taflan sýnir að kostir AI-tóla eru ekki eingöngu í tímahraða heldur einnig í möguleikum á leit og samnýtingu.

Persónuvernd og lagalegar skyldur samkvæmt íslenskum lögum

Samkvæmt lögum nr. 90/2018 (persónuverndarlögum) er vinnsla persónuupplýsinga aðeins leyfileg ef hún byggist á lögmætum grunni á borð við samþykki, lagaskyldu eða heimild samkvæmt öðrum lögum (sjá t.d. 9. gr. um sérstaka flokka). Fyrir þjálfunarstjóra er mikilvægt að:

• Tryggja að samþykki sé skýrt og dregið sé úr óvissu með upplýstum hætti. Samþykkið þarf að vera ótvírætt og hægt að draga til baka.
• Skráður einstaklingur á rétt á að draga samþykki til baka hvenær sem er (7. gr.).
• Gögn séu ekki geymd lengur en nauðsynlegt (takmörkun varðveislu). Fyrirtæki ættu að setja sér stefnu um geymslutíma, til dæmis að eyða skráningum eftir ákveðinn tíma eftir að þjálfun lýkur.
• Fara eftir viðeigandi öryggisráðstöfunum, svo sem aðgangsstýringum að kerfum þar sem upplýsingar um starfsmenn eru vistaðar. Háskólinn í Reykjavík fjallar um slíkar ráðstafanir í persónuverndarstefnu sinni og leggur áherslu á að vinnsla sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ (sjá Persónuverndarstefnu HR).

Það er alltaf ráðlegt að ráðfæra sig við lögmann eða Persónuvernd ef upp koma flóknari tilvik, sérstaklega þegar unnið er með viðkvæmar upplýsingar. Menntavisindastofnun Háskóla Íslands bendir á að rannsakendur skuli skoða lögin vandlega, og það sama á við um þjálfunarstjóra (sjá Meðferð persónuupplýsinga).

Frumleg sjónarhorn frá Corneliu frá Speechyou

Hjá Speechyou höfum við unnið mikið með þjálfunarstjórum víðs vegar að, þar á meðal á Íslandi. Eitt sem kemur alltaf upp er mikilvægi þess að tólið sé sveigjanlegt og auðvelt í notkun, án þess að skerða öryggi gagna. Þess vegna höfum við byggt upp vinnuflæði sem styður yfir 1.700 tungumál og gerir kleift að flytja út texta á sniðum eins og SRT og VTT fyrir undirtexta í fræðslumyndböndum – sem er oft eftirsótt viðbót hjá fyrirtækjum sem búa til námskeið. Við leggjum áherslu á að notandinn hafi fulla stjórn á eigin gögnum og að hægt sé að prófa tólið án skuldbindingar. Ókeypis prufutímabilið okkar gerir þjálfunarstjórum kleift að skrá allt að þrjá fundi á dag og meta hvort AI-skrifleg skráning henti þeirra verkferlum. Ég mæli alltaf með að byrja á litlum fundi til að kynnast tólinu áður en farið er yfir í stærri verkefni.

Algengar spurningar (FAQ)

1. Er AI-skrifleg skráning nákvæm fyrir íslensku? Nákvæmni er breytileg eftir hljóðgæðum og tungumáli. Speechyou styður mörg tungumál, og við mælum ávallt með yfirlestri til að leiðrétta villur. Ef um er að ræða sérstakan orðaforða (t.d. tæknihugtök) getur verið gagnlegt að bæta við orðabók ef tólið styður það.

2. Verð ég að fá samþykki frá öllum starfsmönnum? Já, samkvæmt íslenskum persónuverndarlögum nr. 90/2018 þarftu að tryggja skýrt og ótvírætt samþykki ef vinnsla persónuupplýsinga fer fram. Þú ættir að upplýsa starfsmenn um tilgang vinnslunnar og rétt þeirra til að draga samþykkið til baka.

3. Get ég notað AI-tólið fyrir fundi á Zoom, Teams eða Google Meet? Já, hægt er að taka upp fundi og vista hljóðskrár sem síðan er hægt að hlaða upp í tólið. Gætið þess að slökkva á eigin upptöku í fundarhugbúnaðinum ef hún er sjálfvirk til að forðast tvíverknað.

4. Hvaða snið get ég fengið textann í? Speechyou styður meðal annars TXT, SRT, VTT og JSON, sem gerir kleift að nota textann í ýmsum samhengum – til dæmis til að birta undirtexta í myndböndum (SRT/VTT) eða til að samþætta við önnur verkfæri (JSON).

5. Er óhætt að geyma viðkvæmar upplýsingar í tólinu? Þú ættir að meta öryggisráðstafanir tólsins og fylgja eftir persónuverndarstefnu fyrirtækisins. Gagnlegt er að spyrja veitandann um aðgangsstýringar og geymslutíma. Ef þú ert í vafa skaltu ráðfæra þig við persónuverndarfulltrúa.

6. Hvernig get ég prófað tólið án skuldbindingar? Speechyou býður upp á ókeypis prufutímabil – engin kreditkort nauðsynleg, og hægt er að vinna allt að þrjá fundi á dag. Þetta er frábær leið til að kynnast tólinu og meta hvort það henti þínum þörfum.

7. Hvernig deili ég texta með teyminu? Hægt er að flytja út texta á hentugu sniði (t.d. TXT eða SRT) og deila í tölvupósti eða samnýtingarskjali (t.d. Google Docs eða SharePoint). Sum tól bjóða einnig upp á hlekk til að deila beint úr kerfinu.

Næstu skref fyrir þjálfunarstjóra

Ef þú vilt einfalda og bæta skráningu á þjálfun starfsmanna er AI-tól góð lausn sem getur sparað tíma og aukið nákvæmni. Byrjaðu á því að skrá þig á ókeypis prufutímalið og prófaðu með raunverulegum fundi. Með tímanum muntu komast að því hversu mikilli handvirkri vinnu er hægt að skipta út fyrir sjálfvirka skráningu. Mundu að fylgja góðum gæðaeftirlitsvenjum og tryggja að vinnslan sé í samræmi við íslensk lög.

Byrjaðu í dag: Skráðu þig á Speechyou

Athugið að upplýsingar um persónuvernd byggjast á lögum nr. 90/2018, sjá nánar á Alþingi (https://www.althingi.is/lagas/151a/2018090.html) og hjá Menntavisindastofnun Háskóla Íslands (https://menntavisindastofnun.hi.is/is/medferd-personuupplysinga).