Cada semana, nunha axencia de publicidade, prodúcense reunións con clientes, sesións de brainstorming internas, revisións de campañas e chamadas de seguimento. Sen un sistema de rexistro fiable, as ideas perdense, as accións esquécense e a documentación convértese nun pesadelo. A transcrición de reunións da axencia resolve este problema: converte a voz en texto de forma automática, permitindo que os equipos de márketing secentren no que realmente importa: a creatividade, a estratexia e a execución.
Neste artigo atoparás unha guía práctica para implementar un fluxo de transcrición con intelixencia artificial no teu equipo, desde a captura do audio ata a exportación dos textos e a súa integración con ferramentas de colaboración. Non se trata dunha lista de funcións, senón dun percorrido real polo que ocorre antes, durante e despois da gravación.
Principais beneficios para unha axencia
- Aforro de tempo inmediato: elimina a toma manual de notas durante as reunións.
- Busca rápida: localiza calquera termo ou decisión en segundos sen rebobinar audios.
- Colaboración multilingüe: transcrición en máis de 1,700+ idiomas con detección automática.
- Resumos intelixentes: obter unha visión xeral sen ler a transcrición completa.
- Rexistro auditable: cada reunión queda documentada con data, hora e contido textual.
- Accesibilidade: persoas con dificultades auditivas poden seguir o contido das reunións.
- Integración con plataformas de videoconferencia: captura tanto o micrófono como o audio do sistema.
O fluxo de traballo real: antes, durante e despois da gravación
Moitas veces pensamos que a transcrición se limita a premer "gravar" e obter texto. A realidade é que, nunha axencia de publicidade, hai que planificar: que reunións se transcriben, con que permisos, como se revisan e que se fai co resultado. Vexamos cada fase.
Antes da reunión
1. Seleccionar a reunión e configurar as fontes de audio. Se a reunión é virtual (Zoom, Teams, Google Meet), asegúrate de que o software de transcrición poida capturar tanto o audio do micrófono propio como o audio do sistema. Isto é fundamental para que se rexistren as intervencións de todos os asistentes, non só a túa.
2. Informar aos participantes. A transcrición de voz constitúe un tratamento de datos persoais. Segundo a Axencia Española de Protección de Datos (AEPD), as obrigas legais inclúen informar ás persoas asistentes, obter o seu consentimento cando sexa necesario e garantir que o sistema non se adestre con datos sensibles sen autorización. (AEPD, 2023, "Transcripción de voz con IA: implicaciones para la protección de datos", https://www.aepd.es/prensa-y-comunicacion/blog/transcripcion-de-voz-con-ai).
3. Escoller o idioma e o formato de saída. Speechyou admite transcrición en máis de 1,700+ idiomas. Para reunións con clientes internacionais, activa a detección automática de idioma. Decide se precisas subtítulos (SRT, VTT) para compartir contido en redes sociais ou só texto para documentación interna.
Durante a reunión
Captura automática sen interrupcións. O software grava en segundo plano. Non hai que interromper a conversa para tomar notas. Se se necesita unha marca temporal para un momento importante (por exemplo, a aprobación dunha campaña), pódese usar un comando ou simplemente anotar a hora mentalmente e buscala despois.
Despois da reunión
1. Revisión e corrección. Aínda que a IA é precisa, unha revisión humana é recomendable, especialmente con nomes de marcas, acrónimos ou termos técnicos do sector. Por exemplo, "ROI" pode aparecer como "roi" ou "Roy" se non se corrixe. Establece un proceso de control de calidade:
| Paso | Acción | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | Descargar a transcrición en bruto | Persoa que gravou |
| 2 | Revisar nomes propios e acrónimos | Copy ou account manager |
| 3 | Verificar a puntuación e a estrutura | Editor |
| 4 | Engadir action items e decisións | Equipo de proyecto |
| 5 | Compartir a versión final cos asistentes | Account manager |
2. Uso de resumos de IA. En lugar de ler toda a transcrición, podes solicitar un resumo que extraia os puntos clave, as decisións tomadas e as tarefas pendentes. Isto reduce o tempo de revisión a uns segundos.
3. Exportación e arquivo. Exporta a transcrición en formato PDF, DOCX ou TXT para arquivala na túa ferramenta de xestión de proyectos (Asana, Trello, Monday). Se a reunión precisa ser traducida para un cliente estranxeiro, podes usar a funcionalidade de tradución integrada.
Como organizar as transcricións en equipos creativos
As axencias traballan con varios clientes e campañas simultaneamente. Organizar as transcricións por proxecto ou por cliente é esencial para non perder o rastro.
Espazos de traballo en equipo
Speechyou permite crear espazos de traballo compartidos onde podes asignar permisos de lectura, escritura ou administración. Isto é útil para:
- Account managers: necesitan acceso a todas as reunións do seu cliente.
- Creativos: só precisan ver as sesións de brainstorming ás que asistiron.
- Directores: supervisan todas as transcricións sen modificalas.
Uso de etiquetas e metadatos
Engade etiquetas como "Cliente X", "Campaña Y", "Revisión creativa" ou "Aprobación". Así podes filtrar rapidamente as reunións por tema, data ou estado.
Comparativa: Transcrición manual vs. Transcrición con IA
A seguinte táboa resume as diferenzas principais desde a perspectiva dunha axencia:
| Aspecto | Transcrición manual | Transcrición con IA (Speechyou) |
|---|---|---|
| Tempo de xeración | Horas (dependendo da duración) | Minutos (transcrición automática) |
| Precisión en nomes de marca | Alta se o tomador de notas coñece o sector | Media-alta, pero require revisión |
| Capacidade multilingüe | Depende do nivel do tradutor | Máis de 1,700+ idiomas con detección automática |
| Busca de termos | Lenta (ler todo o documento) | Instantánea (busca por palabra clave) |
| Colaboración en tempo real | Imposible | Si, con espazos compartidos |
| Xestión de subtítulos | Manual, con software externo | Saída directa en SRT e VTT |
| Almacenamento de rexistros | Papel ou ficheiros locais | Arquivado na nube con permisos |
Erros comúns e como evitalos
Non informar aos participantes. Xa o mencionamos, pero é o erro máis frecuente. A transcrición de voz sen consentimento pode vulnerar a normativa de protección de datos. Sempre avisa e, se é necesario, obtén o consentimento explícito.
Non revisar os nomes propios. A IA pode transcribir "Google" como "gugle" ou "Coca-Cola" como "coca cola" sen capitalización. Unha rápida corrección manual evita malentendidos.
Confiar cegamente no resumo. O resumo de IA é útil para unha visión xeral, pero non substitúe a transcrición completa para detalles específicos. Consulta sempre o texto orixinal para confirmar decisións e accións.
Non asignar accións a persoas. Unha transcrición sen accións claras é só un ficheiro. Despois de revisar, extrae as tarefas e asígnaas no sistema de xestión de proyectos.
Perspectiva de Corneliu (Speechyou)
Na nosa experiencia deseñando fluxos de transcrición para equipos creativos, decatámonos de que o verdadeiro valor non está na tecnoloxía en si, senón en como se integra no día a día. Cando comezamos a traballar en Speechyou, observamos que as axencias necesitaban algo máis que texto: necesitaban unha ferramenta que entendese o seu ritmo, que lles permitise compartir rapidamente contido con clientes en diferentes idiomas e que, sobre todo, non engadise carga administrativa.
Por iso apostamos por un sistema que admite máis de 1,700+ idiomas: sabemos que unha axencia de publicidade en Galicia traballa tanto con clientes locais como con contas internacionais. A detección automática de idioma evita que teñades que configurar nada manualmente. Tamén decidimos incluír subtítulos en SRT e VTT para que poidades reutilizar o contido en vídeos de redes sociais ou presentacións sen ter que pasar por un proceso de posprodución adicional.
Non inventamos un sistema perfecto; sabemos que a revisión humana é necesaria. Pero si queremos que o proceso sexa o máis sinxelo posible para que vos poidades centrar no que facedes mellor: crear campañas que conecten coa audiencia.
Adaptación ao galego e ás linguas minorizadas
A investigación en recoñecemento automático da fala en galego está avanzando. A Universidade de Santiago de Compostela desenvolveu un corpus de 53 horas de voz transcrita e aliñada manualmente para a ASR en galego (Universidade de Santiago de Compostela, "Nos_TranscriSpeech-GL: Galician ASR corpus", https://investigacion.usc.gal/documentos/668fc40fb9e7c03b01bd38ac?lang=en). Isto significa que ferramentas como Speechyou poden ofrecer transcricións cada vez máis precisas en galego, o que é unha vantaxe para as axencias que traballan con contidos locais ou que queren documentar reunións sen perder o idioma propio.
Se a túa axencia produce contido multimedia, podes consultar o Máster Universitario en Tradución Multimedia da Universidade de Vigo, que forma expertos en subtitulado e accesibilidade audiovisual (Universidade de Vigo, "Máster Universitario en Tradución Multimedia", https://www.uvigo.gal/estudar/que-estudar/mestrados/master-universitario-traducion-multimedia-v01m079v11). A combinación de transcrición automática con coñecemento humano de subtitulado é ideal para campañas que requiren versións en varios idiomas.
Preguntas frecuentes
Que é a transcrición de reunións da axencia?
É o proceso de converter a gravación de audio dunha reunión (presencial ou virtual) en texto escrito. Coa IA, este proceso é automático e rápido, permitindo buscar, editar e compartir o contido.
Speechyou funciona con Zoom, Teams e Google Meet?
Si. Speechyou pode capturar tanto o audio do micrófono como o do sistema, garantindo que se rexistren todas as voces da reunión, independentemente da plataforma.
Cantos idiomas admite?
A plataforma admite transcrición en máis de 1,700+ idiomas, incluíndo galego, castelán, inglés, francés, portugués e moitos outros. A detección automática de idioma está dispoñible.
É segura a transcrición para os datos dos clientes?
Si, a plataforma está deseñada con medidas de seguridade empresarial. É importante que leas a política de privacidade e que informes aos participantes segundo a normativa de protección de datos.
Podo obter subtítulos para vídeos?
Si, Speechyou permite exportar as transcricións en formato SRT e VTT, aptos para subtitular vídeos en redes sociais, YouTube ou presentacións.
Podo probar Speechyou gratis?
Non. Proba Speechyou gratis durante 3 días.
Como se corrixen os erros da IA?
Despois da transcrición automática, podes editar o texto manualmente. O recomendable é que unha persoa do equipo revise nomes propios, acrónimos e termos técnicos antes de compartir a versión final.
Comeza hoxe coa transcrición intelixente
Non perdas tempo tomando notas que nunca volves ler. Implementa un sistema de transcrición de reunións que libere o teu equipo de tarefas administrativas e permita centrarse no que realmente importa: a creatividade, a estratexia e os resultados.
Prova Speechyou de balde: https://app.speechyou.com/sign-up