Mae trawsgrifiad sain deintyddol yn gallu troi dictiad ar ôl apwyntiad, nodyn llais neu recordiad perthnasol yn destun golygadwy. Y llif gwaith diogel yw: penderfynu pam mae’r sain yn cael ei chreu, rhoi gwybod i’r bobl dan sylw, recordio neu uwchlwytho’n ofalus, adolygu pob manylyn clinigol, ac yna trosglwyddo’r fersiwn gymeradwy i’r system gofnodion briodol.
Mae Speechyou yn gynnyrch AI speech-to-text a thrawsgrifio sy’n troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy. Mae’n cefnogi llifoedd gwaith mewn 1,700+ o ieithoedd, yn ogystal â llifoedd gwaith is-deitlau gyda fformatau SRT a VTT. Nid yw’r offeryn yn disodli archwiliad, barn glinigol na chyfrifoldeb y deintydd am gywirdeb cofnod y claf.
Y prif bwyntiau i’w cofio
- Dechreuwch gyda dictiad byr gan un clinigydd, yn hytrach na recordio pob sgwrs.
- Diffiniwch a yw’r sain yn ddrafft gwaith, yn rhan o gofnod, neu i’w dileu ar ôl ei defnyddio.
- Rhowch wybodaeth glir i gleifion a staff, gan gynnwys y cyfle i wrthod neu ofyn i’r recordiad stopio.
- Gwiriwch rifau dannedd, ochrau, mesuriadau, enwau, negiadau, triniaethau a dyddiadau.
- Peidiwch â rhoi testun awtomataidd yng nghofnod y claf heb adolygiad a chymeradwyaeth ddynol.
- Cadwch ffin amlwg rhwng drafft, fersiwn wedi’i gwirio a fersiwn wedi’i llofnodi.
Cyn recordio: gosod pwrpas a ffiniau
Mae sain mewn deintyddfa yn gallu golygu pethau gwahanol: dictiad ar ôl archwiliad, crynodeb trosglwyddo rhwng aelodau’r tîm, esboniad gofal cartref, neu recordiad o ymgynghoriad. Nid oes gan bob un yr un statws, yr un angen am adolygiad na’r un rheolau cadw.
Cyn dechrau, atebwch bedwar cwestiwn: beth yw pwrpas y recordiad; pwy sy’n siarad; ble bydd y drafft a’r ffeil sain yn cael eu cadw; a phryd y cânt eu dileu neu eu trosglwyddo? Dylai’r atebion fod yn rhan o bolisi’r practis, nid yn benderfyniad sydyn gan unigolyn.
Ar gyfer dictiad, defnyddiwch dempled cyson: dyddiad ac amser, dynodydd y claf yn unol â pholisi’r practis, rheswm yr ymweliad, canfyddiadau, diagnosis a gadarnhawyd gan y clinigydd, triniaeth, cyngor a chynllun dilynol. Mae templed yn lleihau hepgoriadau, ond ni ddylai annog y deintydd i lenwi maes nad yw’n berthnasol.
Mae Records Management Code of Practice for Health and Social Care 2022 yn berthnasol i sefydliadau sy’n gweithio i’r GIG yng Nghymru, ac mae’n ymdrin â chofnodion waeth beth fo’u cyfrwng. Mae’n rhoi pwyslais ar drefnu, storio, cadw a dileu’n briodol. Dylai practisau preifat gymhwyso eu polisïau llywodraethu gwybodaeth a chadw cofnodion eu hunain.
Cydsyniad a disgwyliadau’r claf
Os yw claf neu aelod o’r tîm yn rhan o’r sain, esboniwch ymlaen llaw beth sy’n cael ei recordio, pam, sut y caiff ei ddefnyddio, a beth fydd yn digwydd os bydd rhywun yn gwrthod. Dylai fod modd gofyn i’r recordiad gael ei stopio a’i ailgychwyn. Mae cylchlythyr The safe and responsible adoption of ambient voice technologies Llywodraeth Cymru yn pwysleisio tryloywder a dewis i bawb sy’n rhan o ymgynghoriad.
Ni ddylai cyfieithu awtomataidd gymryd lle gwasanaeth dehongli pan fo angen dealltwriaeth ddiogel. Mae Accessible communication and information standards in healthcare: easy read yn tynnu sylw at drefnu gwasanaethau cyfieithu a dehongli i gleifion.
Dewis llif gwaith sy’n gweddu i’r achos
Mae recordio mwy o sain yn creu mwy o waith adolygu. Dewiswch y dull sy’n casglu’r wybodaeth angenrheidiol gyda’r lleiaf o sŵn a sgyrsiau diangen.
| Dewis llif gwaith | Defnydd addas | Mantais ymarferol | Prif reolaeth |
|---|---|---|---|
| Dictiad unigol ar ôl apwyntiad | Drafft o nodyn clinigol | Un llais a phwrpas clir | Gwirio cyn symud at y claf nesaf |
| Recordiad o drafodaeth tîm | Trosglwyddo neu gynllunio gwaith | Cadw cyd-destun | Cytuno pwy sy’n siarad a beth sy’n cael ei gadw |
| Recordiad gyda chlaf | Esboniad neu ymgynghoriad | Cadw geiriad a chwestiynau | Hysbysu, cael dewis a chofnodi’r prosesau perthnasol |
| Uwchlwytho sain wedyn | Recordiad mewn amgylchedd rheoledig | Ciw adolygu clir | Enwi ffeiliau a rheoli mynediad |
| Trawsgrifio â llaw | Sain aneglur neu fanylion sensitif iawn | Rheolaeth uniongyrchol | Amser ychwanegol a phrawfddarllen |
Ar gyfer peilot, dictiad byr gan un deintydd yw’r man cychwyn mwyaf rheoladwy fel arfer. Gall y practis brofi’r holl broses heb gyflwyno recordio amgylchynol ym mhob ymgynghoriad.
Dal neu uwchlwytho sain
Yn ystod dictiad, siaradwch mewn brawddegau byr a defnyddiwch derminoleg sefydlog. Dywedwch rif dant, ochr neu arwyneb yn glir; sillafwch enw anghyfarwydd neu rif cyfresol; a gwnewch saib cyn rhestru sawl canfyddiad neu gam triniaeth.
Mae sugnydd, dril, masg, ystafell brysur a sawl person yn siarad ar yr un pryd yn gallu gwneud adolygu’n anoddach. Os nad yw darn yn glir, peidiwch â’i gwblhau drwy ddyfalu. Marciwch ef i’w wirio yn erbyn y sain neu ffynhonnell glinigol arall.
Wrth uwchlwytho, defnyddiwch enw ffeil sy’n dilyn rheolau’r practis. Gall dyddiad, cod mewnol a math y nodyn fod yn ddigon; peidiwch â chynnwys mwy o wybodaeth bersonol nag sydd ei hangen. Ar gyfrifiadur a rennir neu ddyfais bersonol, rhaid cael proses glir ar gyfer mynediad a dileu. Mae’r rhain yn argymhellion ymarferol: dylai’r practis eu mapio i’w bolisïau diogelwch a llywodraethu gwybodaeth.
Adolygu: y cam clinigol hanfodol
Dylid trin y trawsgrifiad fel drafft. Mae’r gweithiwr proffesiynol cyfrifol yn parhau’n gyfrifol am y cofnod a roddir yn system y claf. Cymharwch y testun â’r sain, nodiadau gwreiddiol, siart deintyddol, delweddau a chofnodion perthnasol.
Rhestr wirio cyn cymeradwyo
- A yw’r claf cywir, y dyddiad a’r math o apwyntiad wedi’u nodi?
- A yw pob rhif dant, ochr, arwyneb a mesuriad yn gywir?
- A yw geiriau fel “dim”, “heb” neu “posibl” wedi’u trawsgrifio’n gywir?
- A yw enw’r driniaeth, y deunydd, yr anesthetig a’r cyfarwyddiadau ôl-ofal yn gywir?
- A yw canfyddiad, diagnosis, triniaeth a chynllun dilynol wedi’u gwahanu’n glir?
- A oes unrhyw frawddeg wedi’i chreu drwy ddyfalu oherwydd sain aneglur?
- A yw tasgau dilynol wedi’u rhoi i berson a dyddiad priodol?
- A yw’r cofnod wedi’i gymeradwyo neu ei lofnodi yn unol â phroses y practis?
Gall un rhif neu negiad newid ystyr nodyn. Os oes amheuaeth, gwrandewch eto neu defnyddiwch ffynhonnell glinigol ddibynadwy. Peidiwch â dibynnu ar y cyd-destun yn unig.
Llywodraethu a chydweithio yng Nghymru
Ar gyfer gwasanaethau GIG Cymru, dylid asesu’r achos defnydd penodol cyn cyflwyno technoleg lais mewn lleoliad byw. Mae canllaw Llywodraeth Cymru yn galw am ystyried llywodraethu gwybodaeth, seiberddiogelwch, risg glinigol a’r prosesau sefydliadol perthnasol. Mae hefyd yn nodi na ddylid defnyddio technolegau llais amgylchynol fel offer ymreolaethol ar gyfer diagnosis neu gynllunio triniaeth, a bod angen gwirio allbwn gan ddyn.
Dylai’r practis gofnodi pwy sy’n cael defnyddio’r offeryn, pwy sy’n adolygu, pa senarios a gymeradwywyd, sut y caiff ceisiadau cleifion eu trin, a pha mor hir y cedwir sain a thestun. Dylid ystyried DPIA lle bo’n briodol. Os bydd digwyddiad neu bron-ddigwyddiad, rhaid dilyn proses adrodd a gwella’r sefydliad.
Wrth gydweithio, anfonwch y fersiwn gymeradwy drwy sianel a chyfrifoldebau a ganiateir gan y practis, nid drwy e-bost neu ap negeseuon personol er hwylustod. Cadwch ffin glir rhwng y drafft a’r cofnod swyddogol. Mae Geiriadur Data GIG Cymru yn adnodd defnyddiol ar gyfer terminoleg a data a ddefnyddir yn GIG Cymru.
Allforio a defnyddio Speechyou
Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, felly gall deintydd ddechrau gyda drafft, ei olygu, a’i osod yn y templed perthnasol. Mae cefnogaeth i 1,700+ o ieithoedd yn ddefnyddiol mewn amgylcheddau amlieithog, ond rhaid gwirio termau arbenigol ym mhob iaith. Mae SRT a VTT yn cefnogi llifoedd gwaith is-deitlau ar gyfer fideo hyfforddi neu ddeunydd addysgol; nid ydynt, ar eu pennau eu hunain, yn gofnod clinigol.
Cyn trosglwyddo, cadarnhewch mai’r fersiwn gywir yw honno, bod y dynodydd cywir wedi’i ddefnyddio, a bod y cofnod wedi’i gymeradwyo gan y person cyfrifol. Yna dilynwch reolau’r practis ar gadw neu ddileu’r ffeil sain a’r drafft.
Cynllun gweithredu mewn chwe cham
1. Diffiniwch y senario. Dewiswch un defnydd, megis dictiad ar ôl archwiliad, a nodwch beth sydd y tu allan i’r cwmpas.
2. Cytunwch ar reolau. Penderfynwch ar fynediad, adolygiad, cadw, dileu a throsglwyddo.
3. Crëwch dempled. Hyfforddwch y tîm i siarad yn glir, gwirio rhifau dannedd a marcio ansicrwydd.
4. Cynhaliwch beilot bach. Defnyddiwch ychydig o ddefnyddwyr ac achosion rheoladwy.
5. Mesurwch y gwaith adolygu. Nodwch ble mae golygu, camgymeriadau neu oedi’n digwydd amlaf.
6. Ehangwch yn raddol. Adolygwch risgiau, hyfforddiant a chymeradwyaeth cyn ychwanegu senarios neu ddefnyddwyr.
Safbwynt cynnyrch: Corneliu from Speechyou
Fel Corneliu from Speechyou, rwy’n meddwl am lif gwaith trawsgrifio fel pont rhwng sain a thestun y gall gweithiwr proffesiynol ei olygu. Felly, mae gosod pwrpas, gwirio termau a dewis y fersiwn gywir yn rhan o ddefnydd da o’r cynnyrch, nid yn gamau i’w hosgoi. Mae Speechyou wedi’i adeiladu i droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, gyda chefnogaeth i is-deitlau SRT a VTT; y practis sy’n diffinio’r rheolau clinigol a gwybodaeth.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad sain deintyddol yn barod i’w roi yng nghofnod claf?
Na. Dylid trin y trawsgrifiad fel drafft nes bod y gweithiwr proffesiynol cyfrifol wedi gwirio’r sain a’r ffynonellau perthnasol, cywiro unrhyw gamgymeriadau a chymeradwyo’r cofnod yn unol â phroses y practis.
A oes angen cydsyniad ar gyfer recordio sgwrs â chlaf?
Dylai’r practis esbonio ymlaen llaw bod technoleg recordio neu drawsgrifio’n cael ei defnyddio, pam, a sut y caiff y data ei drin. Dylid cynnig cyfle i’r claf wrthod neu ofyn i’r recordiad gael ei stopio, gan ddilyn polisi’r sefydliad a’r gofynion perthnasol.
A all Speechyou drawsgrifio termau deintyddol yn Gymraeg?
Gall Speechyou gefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700+ o ieithoedd, ond dylid gwirio enwau, rhifau dannedd, termau arbenigol a negiadau yn ofalus. Ni ddylid cymryd bod unrhyw drawsgrifiad awtomataidd yn gywir heb adolygiad dynol.
Pa fath o sain yw’r gorau i ddechrau ag ef?
Dictiad byr gan un deintydd ar ôl apwyntiad yw man cychwyn ymarferol. Mae’n lleihau sŵn cefndir a nifer y lleisiau, ac yn galluogi’r practis i brofi recordio, uwchlwytho, adolygu a chadw cyn cyflwyno llif gwaith ehangach.
A ellir defnyddio SRT neu VTT ar gyfer cofnod clinigol?
Mae SRT a VTT yn fformatau is-deitlau ac yn fwy addas ar gyfer fideo neu ddeunydd hyfforddi. Dylid rhoi gwybodaeth glinigol gymeradwy yn y system gofnodion briodol, gan ddefnyddio’r strwythur a’r rheolau a bennwyd gan y practis.
Beth ddylai practis ei wneud os yw’r trawsgrifiad yn aneglur?
Dylai’r adolygydd wrando eto, cymharu â’r nodiadau neu’r ffynhonnell glinigol, a marcio’r darn i’w gadarnhau. Ni ddylid llenwi bwlch drwy ddyfalu. Os yw’r broblem yn ailadrodd, dylid gwella safle’r meicroffon, lleihau sŵn neu newid y llif gwaith.
Os ydych yn ddeintydd neu’n rheolwr practis sy’n asesu trawsgrifiad sain deintyddol, gallwch greu cyfrif Speechyou a phrofi llif gwaith bach gyda rheolau adolygu clir. Cadwch gyfrifoldeb clinigol a llywodraethu gwybodaeth yn ganolog i bob cofnod.