NGO skráningarforrit

Félagasamtök (NGO) á Íslandi standa oft frammi fyrir þeirri áskorun að skrá allt sem fram kemur á fundum – hvort sem það er stjórnarfundur, samráðsfundur með sjálfboðaliðum eða viðtöl við skjólstæðinga. Handvirk skráning tekur tíma og getur leitt til þess að mikilvægar upplýsingar gleymist. AI-knúið NGO skráningarforrit getur breytt þessu með því að umrita ræðu í texta á nokkrum mínútum. Í þessari grein verður farið yfir hvernig slík forrit virka í raun, hvaða reglur gilda um meðferð persónuupplýsinga og hvaða vinnuflæði hentar best fyrir lítil og meðalstór félagasamtök.

Helstu kostir

• Tímasparnaður við skráningu funda og viðtala
• Leitanlegar skrár sem auðvelda upplýsingaöflun eftir á
• Stuðningur við fjölmörg tungumál – gagnlegt fyrir alþjóðleg samtök
• Möguleiki á að sameina skráningu og samantekt í einu ferli
• Samræmi við íslensk lög um persónuvernd með réttum stillingum

Hvert er raunverulegt vinnuflæðið?

Áður en byrjað er að skrá þarf að skipuleggja ferlið. Hér er dæmigert vinnuflæði sem hentar félagasamtökum:

1. Undirbúningur fyrir skráningu

Áður en fundur hefst þarf að ákveða hvaða tegund gagna verður skráð. Ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar, svo sem upplýsingar um heilsu skjólstæðinga, þarf að tryggja að skráningin sé í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Samkvæmt þeim lögum þarf lögmæta heimild fyrir vinnslu, svo sem samþykki hins skráða eða lagaskyldu. Einnig er mikilvægt að upplýsa þátttakendur um að fundurinn verði skráður.

2. Upptaka og hleðsla

Þegar fundur hefst er hægt að nota hljóðupptöku í gegnum fjarfundabúnað (Zoom, Teams eða Google Meet) eða með sérstakri upptökuvél. Eftir fundinn er skránni hlaðið upp í skráningarforritið. Hér er algeng mistök að gleyma að stilla upptöku í góðum gæðum; lág gæði geta valdið villum í umritun. Ráðlegt er að nota staðlaða stillingu 16-bit, 44.1 kHz eða betri.

3. Umritun og yfirferð

AI-knúið forrit umritar ræðuna í texta. Þó að nákvæmni sé almennt góð er mikilvægt að fara yfir textann eftir á. Sérstaklega þarf að athuga eftirfarandi:

• Heiti og sérnöfn – AI kann að skrifa þau rangt
• Tölur og dagsetningar – auðvelt að misskilja
• Málsgreinar sem skipta um mál – forritið getur ruglast á hljóði
• Yfirferð ætti að fara fram af þeim sem sá um skráninguna eða fundarstjóra

4. Útflutningur og samvinna

Eftir að textinn hefur verið yfirfarinn er hægt að flytja hann út sem Word-skjal, PDF eða í sniðum eins og SRT fyrir textun. Margir forrit bjóða upp á deilingu á vinnusvæði þar sem fleiri geta skoðað og breytt skjalinu. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir samtök sem vinna í teymum.

Gæðaeftirlit við skráningu

Til að tryggja áreiðanleika skráninga er hægt að nota eftirfarandi gátlista:

• Hefur þú upplýst alla þátttakendur um skráninguna?
• Er hljóðupptakan af nægilegum gæðum?
• Hefur textinn verið yfirfarinn af manneskju?
• Eru sérnöfn og tölur rétt skráð?
• Hefur verið athugað hvort textinn innihaldi persónuupplýsingar sem þarf að afmá?
• Er textanum hægt að leita í án þess að brotna á persónuverndarlögum?

Samanburður á vinnuflæði

Eftirfarandi tafla sýnir samanburð á algengum aðferðum við skráningu funda hjá félagasamtökum:

Hugleiðingar um hönnun vinnuflæðis – Corneliu frá Speechyou

Hjá Speechyou höfum við lagt áherslu á að búa til verkfæri sem virkar fyrir félagasamtök sem hafa takmarkaða fjármuni en miklar kröfur um nákvæmni. Einn af stærstu kostunum er að forritið styður yfir 1,700+ tungumál, sem gerir það sérstaklega gagnlegt fyrir samtök sem vinna á mörgum tungumálum eða með erlendum samstarfsaðilum. Við höfum séð að notendur nýta sér möguleikann á að flytja út texta í SRT og VTT sniði fyrir textun á myndböndum, sem sparar mikinn tíma við að búa til efni fyrir samfélagsmiðla eða fræðsluefni. Það er okkar skoðun að tæknin eigi að vera aðgengileg og einföld, án þess að þurfa tæknilega sérþekkingu. – Corneliu

Hvernig á að byrja?

1. Ákveðið hvaða fundi eða viðtöl á að skrá.
2. Tryggið að þátttakendur séu upplýstir og hafi samþykkt.
3. Hlaðið hljóðskrá upp í forritið eða notið beina upptöku.
4. Bíðið eftir umritun – ferlið tekur oftast nokkrar mínútur.
5. Farið yfir textann og lagfærið villur.
6. Flytjið út eða deilið skjalinu með teyminu.

Algengar spurningar

Hagnýt ráð fyrir litla og meðalstóra sjálfboðaliðahópa

Að koma á skipulögðu skráningarferli í félagasamtökum þar sem sjálfboðaliðar koma að er oft öðruvísi en í stærri stofnunum. Hér er ekki alltaf til staðar sérstakur skráningaraðili, heldur þarf að dreifa verkefnum á milli margra sem hafa mismunandi tíma og reynslu. Eftirfarandi aðferðir hafa reynst vel í raunverulegum aðstæðum hjá litlum og meðalstórum samtökum.

1. Ákvarðið hver ber ábyrgð á hverju skrefi

Áður en nýtt skráningarferli er tekið upp er mikilvægt að skilja hverjir eru í hópnum. Ræðið saman á stjórnarfundi eða í sjálfboðaliðateyminu hvaða hlutverk þurfa að vera til staðar:

• Upptökutæki: Sá sem sér um að kveikja á upptöku og tryggja að hljóðgæði séu nægjanleg. Þetta getur verið fundarstjóri eða sá sem hefur tæknilega reynslu.
• Yfirferðaraðili: Sá sem fer yfir umritaðan texta eftir að AI hefur unnið úr honum. Þetta þarf ekki að vera sá sami og tók upp, heldur getur verið einhver sem þekkir efni fundarins vel.
• Geymsluvörður: Sá sem sér um að skrá textann á réttan stað (til dæmis í sameiginlegu skjalasafni eða verkefnastjórnunarkerfi) og tryggir að persónuupplýsingar séu meðhöndlaðar rétt.

Þegar hlutverkin eru skýr er auðveldara að dreifa álaginu og forðast að einn aðili þurfi að gera allt.

2. Búið til einfalda skipulagningu fyrir hvern fund

Ekki þarf að búa til flókið kerfi fyrir hvern fund. Einfalt skjal (til dæmis í Google Docs eða Word) sem inniheldur eftirfarandi upplýsingar getur dugað:

• Dagsetning og tími fundar
• Tegund fundar (stjórnarfundur, samráðsfundur, viðtal við skjólstæðing)
• Hverjir tóku þátt (nafn eða hlutverk, ekki endilega fullt nafn ef um viðkvæmar upplýsingar er að ræða)
• Hver tók upp
• Hver fer yfir textann
• Dagsetning fyrir lokayfirferð

Þetta einfalda skipulag tryggir að enginn gleymi að fara yfir textann og að hægt sé að finna upplýsingar eftir á.

3. Notið gátlista fyrir nýja sjálfboðaliða

Þegar nýir sjálfboðaliðar koma inn er mikilvægt að þeir skilji ferlið strax. Búið til stuttan gátlista sem þeir geta fylgt:

• Lestu leiðbeiningarnar um hvernig á að taka upp (stilltu hljóðgæði, notaðu réttan búnað).
• Athugaðu hvort þátttakendur hafi samþykkt skráningu.
• Hladdu upp skránni í forritið eftir fundinn.
• Bíddu eftir umritun (oftast nokkrar mínútur).
• Farðu yfir textann einu sinni – leitaðu að sérnöfnum og tölum.
• Merktu við að yfirferð sé lokið og skráðu textann á réttan stað.

Þessi gátlisti er hægt að prenta út eða hafa á sameiginlegu svæði. Hann hjálpar nýjum sjálfboðaliðum að læra ferlið án þess að þurfa að spyrja stöðugt.

4. Haldið utan um endurgjöf

Ef textinn inniheldur villur eða ef það er eitthvað sem mætti betur fara í skráningarferlinu, er gott að safna endurgjöf reglulega. Til dæmis má halda stuttan fund einu sinni í mánuði eða á ársfjórðungi þar sem sjálfboðaliðar deila reynslu sinni. Spurningar eins og:

• „Hvað gekk vel í skráningunni í síðasta mánuði?“
• „Hvað var erfitt eða tókst ekki?“
• „Er eitthvað sem við getum gert öðruvísi næst?“

Með þessu einfalda endurgjöfarkerfi geturðu bætt ferlið stöðugt og gert það enn notendavænna fyrir alla.

5. Notið tímaáætlun fyrir endurtekna fundi

Ef samtökin halda reglulega fundi (til dæmis vikulega stjórnarfundi eða mánaðarlega samráðsfundi) er gott að búa til tímaáætlun sem segir til um hvenær á að taka upp, hvenær á að fara yfir textann og hvenær á að skrá hann. Þetta kemur í veg fyrir að skráningin gleymist eða fari fram seint. Til dæmis:

• Fimmtudagur kl. 14:00: Stjórnarfundur – upptaka hefst.
• Föstudagur kl. 10:00: Yfirferð á texta frá gærdegi.
• Mánudagur kl. 16:00: Skráning á texta í sameiginlegt skjalasafn.

Þessi einfalda tímaáætlun getur verið í sameiginlegum dagatali eða á sameiginlegu svæði.

Með þessum hagnýtu ráðum geturðu komið á skráningarferli sem virkar jafnvel í litlum og meðalstórum sjálfboðaliðahópum. Prófaðu þessi skref og sjáðu hvernig þau geta sparað þér tíma og aukið nákvæmni. Ef þú vilt prófa AI-knúið skráningarforrit geturðu skráð þig ókeypis á https://app.speechyou.com/sign-up.

1. Hvað er NGO skráningarforrit?

NGO skráningarforrit er hugbúnaður sem umritar ræðu í texta, oft með gervigreind. Það er sérstaklega hannað til að auðvelda félagasamtökum að skrá fundi, viðtöl og önnur munnleg samskipti.

2. Þarf ég að hafa tæknilega þekkingu til að nota slíkt forrit?

Nei, flest forrit eins og Speechyou eru hönnuð til að vera notendavæn. Þú þarft aðeins að hlaða upp hljóðskrá og forritið sér um umritunina.

3. Er öruggt að nota AI-skráningu fyrir viðkvæmar upplýsingar?

Það fer eftir stillingum forritsins. Mikilvægt er að lesa persónuverndarstefnu og tryggja að forritið uppfylli kröfur laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Mælt er með að nota forrit sem leyfir ekki varanlega geymslu á hráum hljóðskrám án samþykkis.

4. Hvað kostar NGO skráningarforrit?

Kostnaður er breytilegur. Sum forrit bjóða upp á ókeypis útgáfur með takmörkuðum fjölda skráninga á dag. Félagasamtök geta prófað forritið án fjárhagslegrar skuldbindingar.

5. Get ég notað forritið til að búa til texta á myndbönd?

Já, mörg forrit, þar á meðal Speechyou, styðja útflutning í SRT og VTT sniði sem hægt er að nota fyrir textun á myndböndum.

6. Hvernig veit ég að skráningin sé nákvæm?

Nákvæmni er almennt góð, en alltaf er mælt með að fara yfir textann eftir umritun. Sérstaklega þarf að gæta að sérnöfnum og tölum.

7. Hvað geri ég ef ég þarf að afmá persónuupplýsingar úr skránni?

Þú getur breytt textanum handvirkt eða notað leitar- og afmáningarverkfæri sem sum forrit bjóða upp á. Mikilvægt er að fylgja reglum um meðferð persónuupplýsinga.

Að lokum

NGO skráningarforrit getur sparað félagasamtökum mikinn tíma og aukið nákvæmni við skráningu funda og viðtala. Með því að fylgja vinnuflæðinu hér að ofan og gæta að persónuverndarkröfum getur þú nýtt tæknina á áhrifaríkan hátt. Prófaðu Speechyou ókeypis á app.speechyou.com/sign-up og sjáðu hvernig það getur hjálpað þínu samtaki.