Klínísk hljóðskrift, eða clinical audio transcription, breytir töluðu efni úr viðtölum og faglegum samtölum í breytanlegan texta. Fyrir læknastofu getur hún stutt við drög að nótum, samantektir teymisfunda og textun fræðsluefnis. Sjálfvirkt afrit er þó aðeins vinnugagn: ábyrgur heilbrigðisstarfsmaður þarf að yfirfara það áður en textinn er notaður í klínísku samhengi.
Gott ferli byrjar á skýrum tilgangi, viðeigandi upplýsingagjöf og samþykki þar sem við á. Síðan þarf að tryggja góða upptöku, yfirfara áhættusöm atriði gegn hljóðinu og flytja aðeins samþykktan texta í rétt kerfi.
Helstu atriði í stuttu máli
- Skilgreinið hvort upptakan sé vinnugagn, drög að nótu, fundarefni eða fræðsluefni.
- Ákveðið fyrirfram hverjir hafa aðgang, hvar gögnin eru geymd og hvenær þeim er eytt.
- Prófið hljóðið og hafið hljóðnema nálægt þeim sem tala.
- Lítið sérstaklega eftir lyfjanöfnum, skömmtum, tölum, neitunum, ofnæmi og dagsetningum.
- Látið ábyrgðan fagmann samþykkja texta áður en hann verður hluti af formlegri skráningu.
- Speechyou getur breytt skráðri ræðu í breytanlegan texta, stutt verkflæði á 1.700 tungumálum og boðið SRT- og VTT-snið fyrir textun.
Ákveðið tilgang, ábyrgð og mörk
Áður en upptökutæki er ræst ætti stofan að svara fjórum spurningum: Hvað á að taka upp? Hver þarf að lesa textann? Hvar verður hann geymdur? Hvenær má eyða hljóðinu?
Upptaka af sjúklingaviðtali getur verið vinnugagn við gerð nótu. Upptaka af innri fundi gæti orðið að samantekt og verkefnalista. Fræðslumyndband hefur annan tilgang og gæti kallað á textun með tímasetningum. Aðgreiningin skiptir máli vegna þess að aðgangur, varðveisla og yfirferð eiga ekki að vera eins í öllum tilvikum.
Lög um sjúkraskrár fjalla um færslu upplýsinga í sjúkraskrá og rafræn sjúkraskrárkerfi (Lög um sjúkraskrár, 55/2009). Hljóðskriftarverkfæri ætti því að styðja samþykkt skráningarferli stofunnar, ekki skapa óformlega hliðarskrá án skýrrar ábyrgðar.
Tilnefnið einn ábyrgðaraðila fyrir ferlið. Hann getur verið læknir, hjúkrunarfræðingur eða verkefnastjóri með skýrt umboð. Hlutverkið er að tryggja að tilgangur, aðgangur, yfirferð og eyðing séu skilgreind og kynnt starfsfólki.
Undirbúningur fyrir upptöku
Upplýsingagjöf og samþykki
Sjúklingur á að vita að samtal sé tekið upp, hvers vegna það er gert, hvernig textinn verður notaður og hvaða valkostur sé í boði ef hann vill ekki taka þátt. Ekki gera ráð fyrir að þögn jafngildi samþykki. Fylgið persónuverndarstefnu stofunnar og leiðbeiningum ábyrgðaraðila vinnslunnar.
Heilbrigðisupplýsingar eru viðkvæmar. Reglugerð um heilbrigðisskrár leggur áherslu á vernd persónuupplýsinga, tilgangsbundna notkun og öryggiskröfur (Reglugerð um heilbrigðisskrár, 548/2008). Persónuverndarlög setja jafnframt ramma um vinnslu persónuupplýsinga (Lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, 90/2018). Þessar heimildir leysa ekki sjálfkrafa úr því hvort tiltekin upphleðsla eða þjónusta henti; stofan þarf að meta eigin lagagrundvöll, samninga og áhættu.
Hljóðgæði og umhverfi
Hafið hljóðnema eins nálægt þeim sem tala og hægt er. Slökkvið á óþarfa tilkynningum í síma eða tölvu og biðjið þátttakendur að tala eitt í einu. Gerið stutta prufuupptöku áður en viðtalið hefst. Ef röddin heyrist illa í prufunni verður hún ekki skýrari síðar.
Forðist að upptakan nái yfir samtöl á biðstofu eða upplýsingar um annan sjúkling. Notið innri tilvísun í skráarheiti í stað óþarfa persónuauðkenna og fylgið verklagi stofunnar um skráningu og geymslu.
Upptaka og upphleðsla
Við upphaf viðtals er gagnlegt að staðfesta hverjir eru viðstaddir, að upptaka sé hafin og að upplýsingagjöf eða samþykki hafi verið afgreitt samkvæmt verklagi. Ef nýr þátttakandi kemur inn skal meðhöndla það samkvæmt sömu reglum.
Eftir upptöku þarf starfsmaður að velja rétta skrá og senda hana í afritunarferlið. Speechyou er AI-tal-í-texta- og afritunarvara sem breytir skráðri ræðu í breytanlegan texta. Hlaðið aðeins upp efni sem stofan hefur skýran tilgang og heimild til að vinna með. Haldið innri skrá yfir tilgang upphleðslu, ábyrgðan yfirlesara og stöðu textans.
Greinið alltaf á milli hljóðs og afrits. Hljóðið er upprunagagn sem hægt er að hlusta á við sannprófun; textinn er niðurstaða talgreiningar og getur innihaldið villur. Ef þjónustan er notuð fyrir fræðslumyndband er hægt að vinna með SRT eða VTT, en þau snið eru fyrst og fremst fyrir textun og tímasetningu, ekki sjálfkrafa fyrir klíníska nótu.
Yfirferð og gæðastýring
Sjálfvirk klínísk hljóðskrift er ekki lokastig. Ábyrgur starfsmaður þarf að lesa textann og bera vafaatriði saman við upptökuna. Þetta er brýnt þegar afritið gæti haft áhrif á lyf, skammta, greiningu, ofnæmi, eftirfylgd eða tilvísun.
Gátlisti fyrir yfirlesara
- Staðfestið að rétt upptaka og réttur sjúklingur séu valin.
- Lesið allan textann einu sinni til að sjá samhengi og eyður.
- Hlustið aftur á lyfjanöfn, tölur, einingar, neitanir, dagsetningar og sérnöfn.
- Merkið óljós orð; ekki giska á læknisfræðilegt hugtak.
- Fjarlægið óviðkomandi samtal og lagfærið uppbyggingu án þess að breyta merkingu.
- Berið endanlegan texta saman við snið og kröfur viðkomandi sjúkraskrárkerfis.
- Skráið hver samþykkti textann og hvort hann sé drög eða lokaútgáfa.
Leiðbeiningar Embættis landlæknis um skráningu í Sögu fjalla meðal annars um forsíðu sjúklings, aðvaranir og atvik (Leiðbeiningar um skráningu í Sögu á heilsugæslustöðvum). Afritun á að auðvelda slíka skipulega skráningu, ekki veikja hana.
Veljið verkflæði eftir notkunartilviki
| Notkunartilvik | Upptaka | Yfirferð | Lokaafurð |
|---|---|---|---|
| Drög að nótu | Stutt, afmörkuð upptaka | Meðferðaraðili ber saman við hljóð | Breytt drög í sjúkraskrá |
| Teymisfundur | Fundarstjóri afmarkar upphaf og lok | Staðfestir ákvarðanir og verkefni | Samantekt og verkefnalisti |
| Fræðslumyndband | Hreint, tilbúið hljóð | Efnisábyrgur leiðréttir hugtök | Texti, SRT eða VTT |
| Fjöltyngt viðtal | Takið eftir tungumálaskiptum | Viðeigandi tungumálakunnátta yfirfer | Breytanlegur texti til vinnslu |
| Óskýrt hljóð | Endurtakið ef hægt er | Öll vafaatriði staðfest | Takmarkað vinnugagn, ekki tilbúin nóta |
Taflan er verkfæri fyrir ákvarðanir, ekki mat á nákvæmni. Hljóðgæði, málfar og sértæk hugtök ráða miklu um umfang yfirferðar.
Aðgangur, samvinna og útflutningur
Áður en texta er deilt þarf að ákveða hverjir þurfa aðgang og vegna hvaða verkefnis. Takmarkið aðgang að þeim sem þurfa hann, notið skilgreind hlutverk og hafið verklag fyrir tímabundinn aðgang. Ekki senda viðkvæmt afrit í persónulegan tölvupóst eða geyma það í óviðkomandi sameiginlegri möppu.
Við útflutning skal athuga réttan sjúkling, dagsetningu, ábyrgðaraðila og stöðu textans. Fari hann í sjúkraskrá þarf hann að fylgja uppbyggingu viðkomandi kerfis og vera samþykktur. Reglugerð um heilbrigðisskrár lýsir meðal annars ábyrgð, aðgangi, innra eftirliti og öryggismati; hún getur því verið gagnlegur grunnur að innra verklagi (Reglugerð 548/2008).
Ef fleiri vinna sama texta ætti að vera rekjanlegt hver leiðrétti og hver samþykkti. Hljóðskrá og afrit skal varðveita samkvæmt tilgangi og samþykktri stefnu, en ekki lengur án skýrrar ástæðu.
Innleiðing í sex skrefum
Byrjið á einu afmörkuðu notkunartilviki, helst fræðsluefni eða innri fundi þar sem áhættan er auðveldari að stjórna. Skráið núverandi ferli og algeng vandamál: óskýrt hljóð, óljós ábyrgð, of mörg leiðréttingarskref eða óvissa um eyðingu.
Skilgreinið síðan gátlista, ábyrgð og stöðvunarreglur. Prófið með raunhæfu en hóflega afmörkuðu efni. Látið persónuverndar- og upplýsingatæknifólk yfirfara aðgang, samninga og geymslu. Metið niðurstöðurnar með leiðréttingum og notendaviðbrögðum, ekki aðeins með þeim tíma sem sparast.
Að lokum má víkka ferlið út í fleiri tegundir viðtala eða tungumál. Speechyou styður verkflæði á 1.700 tungumálum, en starfsmaður sem þekkir tungumálið og klínískt samhengi þarf áfram að yfirfara textann.
Sjónarhorn Corneliu from Speechyou
Hvernig við hugsum um hönnun ferlisins
Hjá Speechyou lítum við á afritun sem upphaf vinnu, ekki sjálfvirkan stimpil á lokaútgáfu. Með því að breyta hljóði í breytanlegan texta verður auðveldara að lesa, leita, leiðrétta og endurnýta efni. Í læknisfræðilegu samhengi þarf notandinn samt að stjórna tilgangi, aðgangi og samþykkt textans.
Við hugsum því um ferlið í fjórum skrefum: gott hráefni, afrit, markviss yfirferð og útflutningur í rétt snið. Speechyou styður einnig subtitle-verkflæði með SRT og VTT fyrir fræðslumyndbönd. Við myndum ekki líta á sjálfvirkan texta sem staðgengil faglegs mats eða innra öryggisferlis.
Algengar spurningar
Hvað þýðir klínísk hljóðskrift?
Klínísk hljóðskrift er umbreyting á töluðu efni úr heilbrigðisþjónustu í texta sem hægt er að breyta og yfirfara. Hún getur nýst við drög að nótum, teymisfundi og fræðsluefni, en sjálfvirkt afrit þarf yfirferð áður en það er notað í formlegu klínísku samhengi.
Getur Speechyou búið til texta úr íslensku samtali?
Speechyou er afritunarvara sem styður vinnuferli á 1.700 tungumálum og getur breytt skráðri ræðu í breytanlegan texta. Gæði ráðast meðal annars af hljóðinu, mállýsku, sértækum hugtökum og yfirferð notanda, þannig að stofan ætti að sannreyna niðurstöðuna áður en hún er notuð.
Má setja afrit beint í sjúkraskrá?
Ekki án yfirferðar og samþykkts verklags. Ábyrgur heilbrigðisstarfsmaður þarf að staðfesta textann, tryggja rétta sjúklingaskrá og fylgja reglum stofunnar um skráningu, aðgang og varðveislu. Hljóðafritunarþjónusta ein og sér leysir ekki þessar kröfur.
Hvað þarf að athuga áður en sjúklingaviðtal er tekið upp?
Staðfestið tilgang, upplýsingagjöf og viðeigandi samþykki, ákveðið hver hefur aðgang og prófið hljóðið. Forðist óþarfa bakgrunnssamtöl og notið ekki persónulegan búnað eða geymslustað nema það sé heimilað í verklagi stofunnar.
Hvernig er best að yfirfara sjálfvirkt afrit?
Lesið allan textann og hlustið aftur á vafaatriði. Gefið lyfjanöfnum, skömmtum, tölum, neitunum, ofnæmi, dagsetningum og tilvísunum sérstaka athygli. Merkið óljós orð frekar en að giska og látið ábyrgðan fagmann samþykkja lokaútgáfuna.
Hvenær henta SRT- og VTT-skrár?
SRT og VTT henta fyrst og fremst textun og tímasetningu á myndbandi, til dæmis fræðsluefni fyrir starfsfólk eða sjúklinga. Þau eru ekki sjálfkrafa snið fyrir klíníska nótu og ætti að meðhöndla þau samkvæmt tilgangi og aðgangsreglum ef þau innihalda heilbrigðisupplýsingar.
Næsta skref fyrir læknastofuna
Veljið eitt skýrt notkunartilvik, skrifið niður ábyrgð og yfirferðarreglur og prófið síðan afmarkað verkflæði. Þið getið skoðað Speechyou á app.speechyou.com/sign-up og metið þjónustuna út frá eigin kröfum um persónuvernd, skráningu og gæðastýringu. Látið faglega yfirferð og innra verklag ráða því hvort og hvernig lausnin verður notuð.