Trawsgrifiad sain clinigol

Gall trawsgrifiad sain clinigol droi recordiad o ymgynghoriad, dictiad, galwad neu gyfarfod tîm yn destun golygadwy. Mewn clinig meddygol, y defnydd mwyaf diogel yw fel cymorth i baratoi drafft neu grynodeb—nid fel cofnod awtomatig terfynol, nac fel offeryn diagnosis. Rhaid i weithiwr iechyd proffesiynol wirio’r testun a phenderfynu beth sy’n berthnasol i gofnod y claf.

Mae Speechyou yn gynnyrch AI lleferydd-i-destun sy’n troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy. Mae’n cefnogi llifoedd gwaith mewn 1,700 o ieithoedd ac yn cynnwys opsiynau ar gyfer isdeitlau, gan gynnwys allbwn SRT a VTT. Mae’r canllaw hwn yn canolbwyntio ar y broses gyfan: cyn recordio, wrth ddal neu uwchlwytho sain, wrth adolygu, ac wrth allforio neu gydweithio.

Y pwyntiau pwysicaf

• Diffiniwch bwrpas pob recordiad cyn defnyddio offeryn trawsgrifio.
• Rhowch wybod i bawb sy’n cymryd rhan a chaniatáu iddynt wrthod neu ofyn i’r recordiad stopio.
• Triniwch y trawsgrifiad fel drafft nes bod clinigwr cymwys wedi’i wirio.
• Blaenoriaethwch enwau, cyffuriau, dosau, rhifau, dyddiadau a negyddiadau wrth wirio.
• Penderfynwch ymlaen llaw pwy sy’n gweld, cadw, golygu a chymeradwyo’r allbwn.
• Dechreuwch gyda pheilot bach a chofnodwch wallau neu ddigwyddiadau bron â digwydd.

Diffinio’r achos defnydd

Mae gan glinigau wahanol fathau o sain, ac felly gwahanol lefelau o risg. Gall dictiad byr gan glinigwr gynhyrchu drafft o lythyr. Gall cyfarfod amlddisgyblaethol gynhyrchu rhestr o benderfyniadau a chamau gweithredu. Gall ymgynghoriad â chlaf gynnwys gwybodaeth iechyd sensitif na ddylid ei thrin fel nodyn cyfarfod arferol.

Cyn dechrau, cofnodwch bedwar penderfyniad:

1. Diben: a yw’r sain ar gyfer nodyn, llythyr, crynodeb, hyfforddiant neu gofnod gweithredu?
2. Cynulleidfa: pwy sydd angen gweld y recordiad neu’r testun?
3. Cyfrifoldeb: pwy fydd yn cymharu’r drafft â’r sain ac yn ei gymeradwyo?
4. Cwmpas: pa fathau o ymgynghoriadau sy’n cael eu cynnwys, a pha rai sy’n cael eu heithrio?

Mae cylchlythyr Llywodraeth Cymru ar fabwysiadu technolegau llais amgylchynol yn ddiogel yn nodi y dylid defnyddio technolegau o’r fath i gefnogi crynhoi trafodaethau ac ymgyngoriadau, dan oruchwyliaeth ddynol lem. Nid yw’r offeryn yn disodli barn, cyfrifoldeb na phrosesau diogelwch y clinigwr.

Cyn recordio: paratoi’r ystafell a’r claf

Mae ansawdd sain yn dibynnu ar amgylchedd a threfn, nid ar feddalwedd yn unig. Dewiswch le mor dawel â phosibl, gosodwch y meicroffon yn agos at y siaradwyr, a gofynnwch i gyfranogwyr beidio â siarad dros ei gilydd. Gall sŵn drws, ffôn neu offer meddygol wneud geiriau byr—yn enwedig rhifau a dosau—yn aneglur.

Paratowch esboniad syml: beth sy’n cael ei recordio, pam y mae ei angen, pwy fydd yn adolygu’r deunydd, a beth fydd yn digwydd os nad yw’r person am barhau. Dylai fod ffordd ymarferol o oedi neu stopio’r recordiad, ynghyd â threfn nodiadau wrth gefn os bydd y claf yn gwrthod.

Dylai’r clinig hefyd ystyried ei broses DPIA a’i ofynion llywodraethu gwybodaeth. Yn ôl cylchlythyr Llywodraeth Cymru, mae gan dechnoleg adnabod lleferydd ystyriaethau hawliau gwybodaeth penodol y dylid eu cofnodi drwy’r broses hon. Ar gyfer defnydd byw mewn gwasanaeth NHS yng Nghymru, dylid cynnwys y swyddog diogelwch clinigol, y Caldicott Guardian, y SIRO, arweinwyr llywodraethu gwybodaeth a seiberddiogelwch, fel sy’n briodol.

Paratoi enwau a thermau

Gofynnwch i gyfranogwyr gyflwyno eu hunain ar ddechrau cyfarfod. Cadwch restr fewnol o dermau cyffredin yn eich arbenigedd—enwau cyffuriau, acronymau, enwau clinigau a sillafiadau Cymraeg neu Saesneg. Peidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd system awtomatig yn deall pob term meddygol.

Dal neu uwchlwytho’r sain

Os ydych yn recordio’n fyw, cadwch y sesiwn at y diben a gyhoeddwyd. Os ydych yn defnyddio ffeil sy’n bodoli eisoes, gwiriwch ei hansawdd a’ch awdurdod i’w defnyddio. Rhowch enw ffeil niwtral ond ystyrlon, gan osgoi rhoi mwy o wybodaeth bersonol nag sydd ei hangen yn enw’r ffeil.

Cofnodwch fetadata’r gwaith mewn lle rheoledig: dyddiad, math y sesiwn, clinigwr cyfrifol, statws adolygu a lleoliad y fersiwn gymeradwy. Peidiwch â dibynnu ar nodyn papur, ffolder bwrdd gwaith neu e-bost personol i olrhain y broses.

Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, felly gall y clinig ddefnyddio’r canlyniad fel man cychwyn i’w adolygu. Cyn uwchlwytho sain sy’n cynnwys gwybodaeth iechyd, rhaid i’r sefydliad asesu ei drefniadau mynediad, cadw, contractio a llywodraethu. Nid yw dewis offeryn yn unig yn datrys y penderfyniadau hynny.

Adolygu’r allbwn fel clinigwr

Nid prawf sillafu yn unig yw adolygu trawsgrifiad clinigol. Dylai’r adolygydd gymharu’r testun â’r sain pan fo unrhyw amheuaeth, a thrin gwallau a all newid gofal fel rhai brys. Chwiliwch yn benodol am:

• enwau cleifion, clinigwyr a sefydliadau;
• enw, cryfder, amlder a llwybr cyffur;
• alergeddau, symptomau, mesuriadau a chanlyniadau prawf;
• negyddiadau fel “dim poen” neu “nid yw’n cymryd”;
• dyddiadau apwyntiadau ac atgyfeiriadau;
• pwy sy’n gyfrifol am gam gweithredu a phryd y dylid ei gwblhau.

Os na ellir clywed gair, marciwch ef fel ansicr a dilynwch y broses briodol i gadarnhau’r wybodaeth. Peidiwch â llenwi bwlch drwy ddyfalu. Dylid cadw’r gwahaniaeth rhwng yr hyn a ddywedwyd, crynodeb o’r drafodaeth a dehongliad clinigol yn glir.

Rhestr wirio cyn cymeradwyo

• A yw’r ffeil a’r dyddiad cywir wedi’u defnyddio?
• A yw’r siaradwyr a’r math o sesiwn wedi’u hadnabod?
• A yw rhifau, unedau, cyffuriau a negyddiadau wedi’u cymharu â’r sain?
• A yw’r crynodeb yn cynnwys y cam nesaf cywir?
• A yw’r testun wedi’i addasu i’r templed cofnod priodol?
• A yw’r clinigwr cyfrifol wedi cymeradwyo’r fersiwn derfynol?
• A yw drafftiau neu ffeiliau dros dro yn cael eu cadw neu eu dileu yn ôl polisi?

Dewis llif gwaith yn ôl y sefyllfa

Allforio, rhannu a rheoli cofnodion

Penderfynwch a yw’r recordiad yn ddrafft gweithio, yn rhan o’r cofnod iechyd, neu’n ffeil nad oes angen ei chadw ar ôl adolygu. Mae Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion GIG Cymru 2022 yn berthnasol i gofnodion waeth beth fo’u cyfrwng, ac yn rhoi arweiniad ar drefnu, storio, cadw a dileu. Os yw recordiad yn rhan o’r cofnod iechyd, dylid ei drin felly; lle bo’n bosibl, dylid trosglwyddo’r wybodaeth berthnasol i’r prif gofnod drwy drawsgrifio neu grynhoi.

Defnyddiwch fersiwn glir o’r nodyn cymeradwy a labelwch ddrafftiau fel drafftiau. Cyfyngwch fynediad i’r bobl sydd ei angen ar gyfer eu gwaith. Wrth rannu allbwn â thîm, nodwch pwy sy’n berchen ar y cam nesaf a pha fersiwn sy’n derfynol.

Mae Geiriadur Data GIG Cymru yn ffynhonnell ddefnyddiol ar gyfer terminoleg a data sy’n ymwneud â chasglu a defnyddio gwybodaeth yn NHS Cymru. Gall defnyddio termau cyson helpu i wneud cofnodion yn gliriach, ond nid yw hynny’n dileu’r angen am adolygiad clinigol.

Ar gyfer cyfathrebu amlieithog, cofiwch nad yw trawsgrifio yr un fath â chyfieithu na dehongli. Mae safonau cyfathrebu a gwybodaeth hygyrch mewn gofal iechyd Llywodraeth Cymru yn egluro’r gwahaniaeth rhwng geiriau llafar a geiriau ysgrifenedig. Pan fo angen gwasanaeth proffesiynol, ni ddylid disodli dehonglydd neu gyfieithydd â thestun awtomatig.

Cynllun gweithredu ar gyfer peilot

Cam 1: dewis a mesur

Dechreuwch gyda dictiad neu gyfarfod â chwmpas clir. Diffiniwch amser adolygu, nifer y cywiriadau hanfodol, a’r gyfradd o ffeiliau anghywir neu anghyflawn fel metrigau mewnol.

Cam 2: cymeradwyo a hyfforddi

Dogfennwch lif data, mynediad, cadw, proses DPIA, cyfrifoldeb a’r trefn wrth gefn. Hyfforddwch staff i hysbysu cleifion, oedi recordiad a chanfod gwallau clinigol.

Cam 3: profi ac ailwerthuso

Rhedwch sampl fach, adolygwch y gwallau a stopiwch os bydd digwyddiad andwyol neu bron-ddigwyddiad. Dylai unrhyw ddefnydd barhau o fewn y cymeradwyaethau sydd ar waith.

Cam 4: safoni

Crëwch dempled adolygu a diweddarwch hyfforddiant wrth i’r offer newid. Mae Llywodraeth Cymru yn nodi y gall technolegau a modelau AI gael eu diweddaru, felly mae monitro parhaus yn fwy priodol na chymeradwyaeth unwaith yn unig.

Mewnwelediad cynnyrch: Corneliu from Speechyou

Corneliu from Speechyou: Wrth adeiladu llifoedd gwaith, rydym yn meddwl am yr hyn sy’n digwydd cyn ac ar ôl cynhyrchu’r testun, nid am adnabod geiriau yn unig. Mae pwrpas clir, labelu ffeiliau, cyd-destun, adolygiad dynol a fersiwn olygadwy yn gwneud y canlyniad yn fwy defnyddiol. Mae Speechyou wedi’i gynllunio fel ffordd o droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy y gall rhywun ei wirio a’i addasu. Mewn clinig, dylai’r gwaith dynol hwnnw aros yn ganolog.

Gall cefnogaeth i 1,700 o ieithoedd fod yn ddefnyddiol i dimau amlieithog, ond dylai pob clinig wirio ei dermau a’i iaith ei hun. Ar gyfer fideo hyfforddi neu gyfathrebu, gall SRT a VTT ffitio i lif gwaith isdeitlo; nid ydynt yn newid gofynion cofnodion iechyd.

Cwestiynau cyffredin

A all trawsgrifiad sain clinigol fynd yn syth i gofnod y claf?

Na ddylai, heb adolygiad a chymeradwyaeth briodol gan weithiwr iechyd proffesiynol. Gall trawsgrifiad gynnwys camglyw neu wallau mewn termau meddygol. Rhaid penderfynu pa wybodaeth sy’n berthnasol i’r cofnod a’i gwirio cyn ei mewnbynnu.

A oes angen rhoi gwybod i’r claf am y recordiad?

Oes. Dylai pawb sy’n rhan o’r ymgynghoriad gael gwybod ymlaen llaw bod technoleg o’r fath yn cael ei defnyddio, pam, ac y gallant ofyn i’r recordiad stopio. Dylai’r clinig ddarparu ffordd ymarferol o barhau heb y dechnoleg.

A all Speechyou gefnogi clinig amlieithog?

Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700 o ieithoedd. Serch hynny, dylai’r clinig wirio terminoleg, sillafu ac ystyr yn ei iaith a’i faes arbenigol. Nid yw trawsgrifiad yn disodli dehonglydd neu gyfieithydd cymwys pan fo angen hynny.

A yw trawsgrifiad awtomatig yn offeryn diagnosis?

Na. Dylid defnyddio offeryn o’r fath i gefnogi trawsgrifio neu grynhoi, nid i wneud diagnosis, argymell triniaeth na gweithredu’n ymreolaethol. Mae’r clinigwr yn cadw cyfrifoldeb am unrhyw gofnod neu benderfyniad clinigol.

Pa allbynnau mae Speechyou yn eu cefnogi?

Mae Speechyou yn troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy ac yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlo gyda fformatau SRT a VTT. Dylai’r clinig ddewis yr allbwn sy’n cyfateb i’r diben, ac yna ei adolygu a’i gadw yn unol â’i bolisïau.

Sut dylai clinig ddechrau?

Dechreuwch gyda pheilot bach. Diffiniwch bwrpas, hysbysu, mynediad, cadw, mesurau ansawdd a chyfrifoldeb adolygu. Ar ôl gwerthuso sampl a datrys gwallau, penderfynwch a yw’r llif gwaith yn addas i achosion eraill.

Cam nesaf

Gall trawsgrifiad sain clinigol arbed gwaith drafftio, ond mae ei werth yn dibynnu ar broses gadarn o’i amgylch. Os yw eich clinig am brofi Speechyou gyda recordiadau priodol, dechreuwch yma a defnyddiwch yr allbwn fel drafft i’w wirio cyn ei ddefnyddio mewn gofal neu gofnod iechyd.