Mae trawsgrifiad sesiwn therapi yn galluogi therapydd i droi araith wedi’i recordio yn destun golygadwy, gan gynorthwyo’r gwaith o baratoi dogfennaeth ar ôl sesiwn. Nid yw’n cymryd lle nodiadau clinigol, barn broffesiynol na gwirio dynol: drafft yw’r testun nes i’r therapydd ei adolygu. Mae Speechyou yn gynnyrch lleferydd-i-destun AI sy’n cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700+ o ieithoedd; gallwch greu cyfrif Speechyou i archwilio’r broses.
Y prif bwyntiau i therapyddion
- Diffiniwch bwrpas y trawsgrifiad cyn recordio: drafft o nodyn, adolygiad personol neu ddeunydd addysgol.
- Rhowch wybod i’r cleient ymlaen llaw a chynigiwch ddewis gwirioneddol i beidio â recordio.
- Gwiriwch ansawdd sain, enwau, rhifau, negyddion a thermau clinigol yn erbyn y recordiad.
- Cadwch ddrafftiau a chofnodion swyddogol ar wahân nes bod yr adolygiad wedi’i gwblhau.
- Defnyddiwch eich polisi llywodraethu gwybodaeth, cadw a dileu; peidiwch â chreu eich llif gwaith ar sail rhagdybiaethau.
- Cofiwch mai’r therapydd sy’n gyfrifol am yr hyn sy’n mynd i gofnod y cleient.
Cyn y sesiwn: pwrpas, caniatâd a llywodraethu
Dechreuwch drwy ysgrifennu beth rydych am ei gyflawni. Efallai mai drafft cyflym o nodyn yw’r nod, neu efallai eich bod am ddod o hyd i ddyfyniad penodol ar ôl y sesiwn. Mae’r pwrpas yn penderfynu a oes angen recordiad llawn, darn dethol neu ddim recordiad o gwbl. Mae hefyd yn eich helpu i benderfynu pa wybodaeth sy’n berthnasol a pha ffeiliau y dylid eu dileu ar ôl eu defnyddio.
Cyn defnyddio technoleg sy’n dal llais, hysbyswch bawb sy’n cymryd rhan. Esboniwch beth fydd yn cael ei recordio, pam, sut y byddwch yn adolygu’r testun a phwy all gael mynediad. Dylai’r cleient allu gwrthod, gofyn i chi stopio neu ailddechrau’r recordiad, a pharhau â’r sesiwn heb yr offeryn. Mae canllaw interim Llywodraeth Cymru ar dechnolegau llais amgylchynol yn pwysleisio tryloywder, dewis y claf a goruchwyliaeth ddynol mewn rhyngweithiadau clinigol “The safe and responsible adoption of ambient voice technologies”.
Mewn gwasanaeth neu glinig, gwiriwch y broses gyda’r arweinydd llywodraethu gwybodaeth, y swyddog diogelu data neu’r person sy’n gyfrifol am ddiogelwch clinigol cyn defnyddio’r offeryn yn fyw. Gallai fod angen asesiad o’r effaith ar ddiogelu data, cymeradwyaeth fewnol, rheolau cadw a hyfforddiant. Dylai therapydd annibynnol hefyd gofnodi pwrpas y defnydd, y trefniadau mynediad a’r drefn ddileu.
Esboniad byr i’r cleient
Gallech ddweud: “Hoffwn recordio’r sgwrs er mwyn paratoi drafft o fy nodiadau. Byddaf yn gwirio’r testun fy hun. Nid oes rhaid i chi gytuno, a gallwch ofyn i mi stopio unrhyw bryd. A ydych yn hapus i barhau?”
Mae hwn yn enghraifft o sgwrs glir, nid yn lle polisi eich sefydliad na’ch dyletswyddau proffesiynol.
Yn ystod y sesiwn: cadw’r cleient yn gyntaf
Dylai’r berthynas therapiwtig barhau’n flaenoriaeth. Gosodwch y meicroffon fel bod modd clywed y therapydd a’r cleient, ond osgoi edrych ar y sgrin yn barhaus neu ymyrryd â llif naturiol y sgwrs. Os byddwch yn stopio ac yn ailddechrau recordio, rhowch wybod i’r cleient.
Mae sain wael yn gallu achosi mwy na gwallau sillafu: gall siaradwyr gael eu labelu’n anghywir, gall geiriau gael eu colli, a gall termau tebyg gael eu drysu. Lle bo modd, defnyddiwch ystafell dawel, profwch lefel sain a chadwch y ddyfais yn sefydlog. Defnyddiwch god neu enw ffeil niwtral yn unol â’ch polisi, yn hytrach na rhoi enw llawn y cleient yn y teitl.
Os yw’r sesiwn yn amlieithog, nodwch yr iaith a’r mannau lle gall newid iaith ddigwydd. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith mewn 1,700+ o ieithoedd, ond mae angen gwirio enwau, acenion, termau arbenigol ac ymadroddion diwylliannol. Nid yw trawsgrifio yr un peth â chyfieithu neu ddehongli; mae safonau Llywodraeth Cymru yn tynnu sylw at yr angen i drefnu gwasanaethau cyfieithu neu ddehongli priodol pan fo angen “Accessible communication and information standards in healthcare”.
Ar ôl recordio neu uwchlwytho: adeiladu drafft
Defnyddiwch eich llif gwaith cymeradwy i drosglwyddo’r recordiad neu’r ffeil sain i’r offeryn. Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy. Ar ôl derbyn y testun, rhowch label iddo fel “drafft i’w adolygu” a defnyddiwch dempled eich gwasanaeth os oes un.
Gall metadata syml helpu: dyddiad, cod y cleient yn ôl eich polisi, iaith, enw’r therapydd a statws y ddogfen. Peidiwch â chymysgu drafft heb ei wirio â chofnod swyddogol. Cadwch y recordiad gwreiddiol dim ond os oes rheswm clinigol neu bolisi dros wneud hynny, a dilynwch eich amserlen gadw a’ch trefn ddileu. Mae Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion Iechyd a Gofal Cymdeithasol 2022 yn berthnasol i gofnodion waeth beth fo’u cyfrwng ac yn rhoi arweiniad ar drefnu, storio, cadw a dileu.
Peidiwch â chopïo’r trawsgrifiad cyfan i gofnod cleient heb ei ddarllen. Peidiwch â gadael ffeiliau dros dro mewn ffolder lawrlwythiadau a rennir. Ac ni ddylid defnyddio allbwn awtomatig fel sail ymreolaethol ar gyfer diagnosis neu gynllun triniaeth. Yn ôl canllaw Llywodraeth Cymru, dylai technolegau llais amgylchynol gefnogi crynhoi, gweithredu dan oruchwyliaeth ddynol, ac aros o fewn prosesau cymeradwy.
Adolygu a rheoli ansawdd
Neilltuwch amser ar ôl pob sesiwn i gymharu’r drafft â’r sain. Dylai’r therapydd sy’n gyfrifol am y cofnod benderfynu beth sy’n berthnasol, beth sy’n ansicr a beth na ddylid ei gynnwys. Nid yw testun sy’n edrych yn rhugl yn brawf o gywirdeb.
Rhestr wirio cyn defnyddio’r testun
- A yw’r siaradwyr wedi’u hadnabod yn gywir, neu a ddylid dileu’r labeli?
- A yw enwau, dyddiadau, rhifau, dosau a thermau arbenigol wedi’u gwirio yn erbyn y sain?
- A gafodd geiriau fel “ddim”, “byth” neu “heb” eu colli?
- A yw geiriau’r cleient, cwestiynau’r therapydd a dehongliad proffesiynol wedi’u gwahaniaethu?
- A yw unrhyw fwlch neu ymadrodd ansicr wedi’i farcio yn hytrach na’i ddyfalu?
- A yw’r wybodaeth a drosglwyddir i’r cofnod yn berthnasol ac yn cyd-fynd â’r templed?
- A gafodd y recordiad, y drafft a’r copïau allanol eu trin yn ôl y polisi?
Profwch y broses ar raddfa fach, gan ddefnyddio senarios addas ac nid cynnwys sensitif diangen. Cofnodwch batrymau gwallau fel sŵn cefndir, sawl siaradwr, newid iaith neu eirfa arbenigol. Dylai’r canlyniadau lywio hyfforddiant a dwyster y gwiriad, nid arwain at honiad cyffredinol am berfformiad.
Dewis llif gwaith priodol
Mae’r dewis cywir yn dibynnu ar ganiatâd, sensitifrwydd y cynnwys, amser y therapydd a’r system sy’n dal y cofnod awdurdodol.
| Dewis | Pryd y gall fod yn briodol | Prif berygl | Rheolaeth |
|---|---|---|---|
| Nodiadau â llaw | Pan nad yw recordio’n addas neu pan fo’r cleient yn gwrthod | Colli manylion neu dynnu sylw | Templed byr a chwblhau’r nodyn yn syth |
| Recordio a thrawsgrifio wedyn | Pan fo pwrpas a chaniatâd clir | Gwallau neu recordiad diangen | Adolygiad llawn a rheol ddileu |
| Trawsgrifio rhan o’r sesiwn | Pan mai thema benodol sydd ei hangen | Colli cyd-destun | Marcio dechrau, diwedd a chyd-destun |
| Drafft i’r therapydd yn unig | Pan fo angen cyflymu paratoi nodiadau | Copïo heb wirio | Label “drafft” a chofnod ar wahân |
| Testun ar gyfer isdeitlau | Ar gyfer deunydd addysgol wedi’i ganiatáu | Datgelu gwybodaeth adnabyddadwy | Anhysbysu, gwirio caniatâd ac adolygu SRT/VTT |
Allforio, cydweithio a fersiynau
Ar ôl cwblhau’r adolygiad, penderfynwch ble mae’r fersiwn derfynol yn perthyn. Os oes gan eich gwasanaeth system gofnodion benodol, honno ddylai fod yn ffynhonnell awdurdodol yn ôl eich trefn fewnol, nid ffolder personol. Rhannwch y lleiafswm angenrheidiol gyda’r person cywir a defnyddiwch fynediad yn ôl rôl.
Mae Speechyou yn darparu testun golygadwy ac yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau gydag allbwn SRT a VTT. Ar gyfer isdeitlau, gwiriwch amseru, darllenadwyedd, enwau a chynnwys sensitif cyn cyhoeddi neu rannu. Nid yw allforio hawdd yn golygu bod fideo therapi, dyfyniad neu recordiad yn addas i’w gyhoeddi.
Cofnodwch pwy a olygodd y drafft, pryd y cafodd ei gymeradwyo a ble mae’r fersiwn derfynol. Os oes goruchwyliwr neu dîm, cytunwch ymlaen llaw pwy sy’n gwirio a phwy sy’n cael gweld y cynnwys. Gall Geiriadur Data GIG Cymru helpu timau i ddefnyddio terminoleg ddata gyson.
Cynllun gweithredu mewn pum cam
- Diffinio’r defnydd: pennwch bwrpas, math y sesiwn, defnyddwyr awdurdodedig a’r cofnod terfynol.
- Gwirio llywodraethu: cadarnhewch ganiatâd, asesiadau gwybodaeth, cadw, dileu a’r broses ar gyfer gwallau.
- Treialu’n fach: profwch senarios amrywiol a chofnodwch broblemau sain, iaith a therminoleg.
- Safoni adolygiad: crëwch dempled a gwnewch wirio dynol yn gam gorfodol.
- Adolygu’n rheolaidd: diweddarwch hyfforddiant pan fydd yr offeryn neu’r llif gwaith yn newid.
Cyfrifoldeb tîm
Enwebwch berchennog proses. Gall gynnal y cyfarwyddiadau, adolygu enghreifftiau o wallau a sicrhau bod staff newydd yn gwybod pryd i beidio â recordio. Os bydd digwyddiad neu achos bron â digwydd, dilynwch weithdrefn eich sefydliad cyn ailddechrau.
Persbectif cynnyrch: Corneliu from Speechyou
Wrth ddylunio Speechyou, rydym yn meddwl am yr hyn sy’n digwydd ar ôl i’r sain gael ei throi’n destun: mae rhywun yn darllen, yn golygu, yn gwirio ac yn symud y wybodaeth i’r llif gwaith cywir. Dyna pam mae testun golygadwy a chefnogaeth i SRT a VTT yn ddefnyddiol; gall rhywun weld yr allbwn a gweithio arno.
I therapyddion, mae’r egwyddor hon yn golygu mai offeryn trawsgrifio yw Speechyou, nid lle’r berthynas therapiwtig na barn glinigol. Dylai’r therapydd gadw rheolaeth dros yr hyn sy’n mynd i gofnod, beth sy’n cael ei ddileu a sut mae’r wybodaeth yn cael ei rhannu.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad sesiwn therapi yn cymryd lle nodiadau clinigol?
Nac ydy. Mae’n cynhyrchu drafft testun o araith wedi’i recordio. Rhaid i’r therapydd adolygu’r drafft, dewis y wybodaeth berthnasol a’i chofnodi yn unol â’r templed, y polisi a’r cyfrifoldeb proffesiynol lleol.
A oes angen caniatâd y cleient cyn recordio sesiwn?
Dylech hysbysu pawb ymlaen llaw a rhoi dewis gwirioneddol iddynt barhau heb recordio neu ofyn i’r recordiad stopio. Dylai eich sefydliad neu eich corff proffesiynol gadarnhau union ofynion eich sefyllfa.
A all Speechyou drawsgrifio sesiynau mewn gwahanol ieithoedd?
Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700+ o ieithoedd. Serch hynny, dylech wirio iaith, enwau, acenion, termau arbenigol a mynegiannau diwylliannol yn ofalus cyn defnyddio’r testun.
A allaf ddefnyddio’r trawsgrifiad i wneud diagnosis neu benderfyniad triniaeth?
Na ddylech ddefnyddio trawsgrifiad awtomatig fel offeryn ymreolaethol ar gyfer diagnosis neu benderfyniadau triniaeth. Mae’n ddeunydd drafft i’w adolygu; mae’r penderfyniad clinigol yn parhau gyda’r gweithiwr proffesiynol o fewn y prosesau cymeradwy.
Pa fformatau allforio sy’n ddefnyddiol i therapyddion?
Ar gyfer testun golygadwy, defnyddiwch y ffeil neu’r testun sy’n gweddu i’ch system waith. Ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlau, mae Speechyou yn cefnogi SRT a VTT. Dylech wirio bod y fformat yn addas cyn ei rannu neu ei gyhoeddi.
Beth ddylwn ei wneud os yw’r trawsgrifiad yn cynnwys gwall?
Peidiwch â dyfalu’r geiriau coll. Gwrandewch ar y sain, cywirwch y drafft neu farciwch yr ansicrwydd, ac yna dilynwch eich proses ar gyfer cofnodion a digwyddiadau. Os yw’r gwall yn effeithio ar ddiogelwch neu gofnod cleient, rhowch wybod yn unol â gweithdrefn eich sefydliad.
Dechrau’n ofalus
Gall trawsgrifiad sesiwn therapi fod yn ychwanegiad ymarferol pan fo’r pwrpas, y caniatâd a’r adolygiad wedi’u diffinio. Os yw’n cyd-fynd â’ch polisïau, gallwch ddechrau gyda Speechyou, profi’r llif gwaith ar raddfa fach a chadw’r cyfrifoldeb am y cofnod yn nwylo’r therapydd.