Pārdošanas sanāksmju transkripcija kontu vadītājam nav tikai ērts veids, kā saglabāt sarunas tekstu. Tā ir darba metode, kas palīdz pēc klienta zvana pārbaudīt vajadzības, bažas, apsolītos termiņus un nākamos soļus, nepaļaujoties tikai uz atmiņu vai steigā rakstītām piezīmēm. Speechyou ļauj ierakstītu runu pārvērst rediģējamā tekstā un atbalsta transkripcijas darba plūsmas 1,700+ valodās.
Lai iegūtais teksts būtu patiešām noderīgs, svarīgi ir ne tikai augšupielādēt audio. Kontu vadītājam iepriekš jāvienojas par ierakstīšanu, pēc tam jāpārbauda transkripts pret ierakstu, jānošķir fakti no interpretācijām un tikai tad jādalās ar informāciju ar kolēģiem vai jāizmanto tā CRM procesā.
Galvenās atziņas
- Transkripcija vislabāk darbojas kā pārskatīšanas palīgrīks, nevis kā pilnīgs aizstājējs cilvēka pārbaudei.
- Pirms ierakstīšanas definējiet sarunas mērķi, dalībniekus un paredzēto glabāšanas vai izmantošanas kārtību.
- Pārskatiet vārdus, uzņēmumu nosaukumus, cenas, datumus, noliegumus un tehniskos terminus.
- Pārvērtiet sarunas tekstu skaidrā darbību sarakstā: kas, ko un līdz kuram datumam izdarīs.
- Kopīgojiet tikai to informāciju, kas vajadzīga konkrētajam pārdošanas procesam.
- SRT un VTT izvade ir noderīga, ja klienta saruna jāpārvērš arī subtitru materiālā.
Kāpēc kontu vadītājiem vajadzīgs sarunas pieraksts
Account Executive ikdienā vienlaikus vada atklāšanas zvanus, demonstrācijas, cenu pārrunas, iekšējās pārrunas un nākamo tikšanos plānošanu. Vienā sarunā var parādīties vairāki pircēji, dažādas prioritātes un nosacījumi, kas nav izrunāti vienā līmenī. Ja piezīmes tiek rakstītas sarunas laikā, uzmanība tiek sadalīta starp klausīšanos, jautājumu uzdošanu un dokumentēšanu.
Pilns transkripts ļauj pēc sarunas atgriezties pie konkrētā formulējuma. Tas var palīdzēt atbildēt uz tādiem praktiskiem jautājumiem kā: kura problēma klientam ir steidzamākā? Kas pieņem lēmumu? Kāds bija iebildums pret cenu vai ieviešanas laiku? Vai komanda apsolīja konkrētu funkciju, dokumentu vai demonstrāciju?
Transkripts pats par sevi nav kvalificēts pārdošanas ieraksts. Tā vērtība rodas, kad kontu vadītājs to sasaista ar nākamo darbību un pārbauda, vai teksts atspoguļo sarunā teikto.
Darba plūsma pirms ierakstīšanas
Pirms zvana izveidojiet īsu sagatavošanās kartīti. Tajā var būt darījuma nosaukums, sarunas mērķis, iesaistītās personas, atvērtie jautājumi un informācija, kas pēc sarunas jāapstiprina. Šāda struktūra vēlāk atvieglo transkripta pārskatīšanu.
Neuzskatiet ierakstīšanu par noklusējuma iestatījumu. Ja sarunā dzirdama identificējamas personas balss, audioieraksts var būt personas datu apstrāde. Datu valsts inspekcija skaidro, ka komersantam jānosaka konkrēts mērķis, jāizvērtē atbilstošs tiesiskais pamats un iegūtie ieraksti jāizmanto tikai noteiktā mērķa sasniegšanai (Datu valsts inspekcija: telefonsarunu ierakstīšana ar klientiem).
Praktiski pirms zvana pārbaudiet uzņēmuma iekšējo politiku, informējiet dalībniekus atbilstoši savai kārtībai un nosakiet, kam transkripts būs pieejams. Ja ieraksts nav vajadzīgs mērķa sasniegšanai, neierakstiet to tikai tāpēc, ka tehniski tas ir iespējams. Šis nav juridisks padoms; konkrētais process jāizvērtē jūsu organizācijai.
Ieraksta vai augšupielādes kvalitāte
Labāks audio sākas ar sarunas disciplīnu
Skaidrs avota ieraksts parasti ir vērtīgāks par sarežģītu pēcapstrādi. Lūdziet dalībniekiem runāt pēc kārtas, īpaši tad, ja sarunā piedalās pircējs, tehniskais speciālists un iepirkumu pārstāvis. Klusiniet paziņojumus, aizveriet nevajadzīgas lietotnes un, ja iespējams, izmantojiet stabilu mikrofonu. Telpā esošiem cilvēkiem nevajadzētu vienlaikus runāt no vairākiem skaļruņiem.
Pēc ierakstīšanas augšupielādējiet failu Speechyou, lai ierakstīto runu pārvērstu rediģējamā tekstā. Produkts atbalsta transkripcijas darba plūsmas 1,700+ valodās, tāpēc tas var būt praktisks arī starptautisku darījumu komandām. Tomēr valodas atbalsts nenozīmē, ka katrs nozares termins, akcents vai pārklājoša runa būs automātiski pierakstīta nevainojami.
Bieža kļūda ir mēģināt transkripcijas tekstu izmantot bez konteksta. Faila nosaukumā iekļaujiet datumu, konta nosaukumu un sarunas tipu, bet neiekļaujiet liekus sensitīvus datus. Saglabājiet arī sākotnējo audio tikai tik ilgi un tādā vietā, kā paredzēts jūsu uzņēmuma politikā.
Kā kontu vadītājam pārskatīt transkriptu
Pirmajā lasīšanas reizē nemēģiniet labot katru komatu. Vispirms atzīmējiet četras informācijas grupas: klienta mērķus, pašreizējās problēmas, lēmuma procesu un apsolītās darbības. Otrajā reizē pārbaudiet precizitāti tieši tajās vietās, kas var ietekmēt darījumu.
Īpaša uzmanība vajadzīga skaitļiem, valūtām, produktu nosaukumiem, personvārdiem, datumiem un vārdiem “ne”, “bez” vai “līdz”. Viena kļūda šādā vietā var mainīt vienošanās nozīmi. Ja transkripts nav skaidrs, noklausieties attiecīgo audio fragmentu un atzīmējiet to kā pārbaudāmu, nevis miniet trūkstošo vārdu.
Pēc tam izveidojiet īsu kopsavilkumu ar neitrālu valodu. Atšķiriet to, ko klients tieši pateica, no sava secinājuma par pirkšanas varbūtību. Piemēram, “klients lūdza drošības dokumentāciju līdz piektdienai” ir pārbaudāms fakts; “klients noteikti parakstīs līgumu” ir prognoze.
Kvalitātes kontroles kontrolsaraksts
Pirms transkripta nosūtīšanas vai ievietošanas CRM pārbaudiet:
- Vai teksts ir pareizajā sarunas valodā un aptver visu nepieciešamo ierakstu?
- Vai ir izlaboti dalībnieku vārdi, uzņēmumu nosaukumi un tehniskā terminoloģija?
- Vai cenas, daudzumi, datumi un termiņi sakrīt ar audio?
- Vai katram nākamajam solim ir atbildīgā persona un termiņš?
- Vai ir atzīmētas neskaidrās vietas, nevis aizpildītas ar pieņēmumiem?
- Vai kopīgojamajā versijā nav lieku personas datu vai privātas informācijas?
- Vai saņēmējiem tiešām vajadzīga pilna saruna, nevis rediģēts kopsavilkums?
No sarunas teksta līdz pārdošanas darbībai
Labs process nebeidzas ar faila izveidi. Pēc pārskatīšanas pārvērtiet tekstu četros laukos: klienta vajadzība, šķērslis, vienošanās un nākamais solis. Piemēram, demonstrācijas sarunā vajadzība var būt manuāla atskaišu veidošana, šķērslis — IT komandas ierobežotais laiks, vienošanās — nosūtīt konkrētu dokumentu, bet nākamais solis — tikšanās ar tehnisko pircēju.
CRM ierakstā ievadiet īso, pārbaudīto versiju, savukārt pilno transkriptu saglabājiet tikai tad, ja tam ir skaidrs lietošanas mērķis. Iekšējai nodošanai kolēģim pietiek ar strukturētu kopsavilkumu un saitēm uz svarīgajiem fragmentiem, ja jūsu izvēlētais process to atbalsta. Darījuma pārņemšanai īpaši noderīgi ir lēmuma kritēriji, iesaistītie pircēji, riski un nākamās tikšanās mērķis.
Ja sarunas tekstu izmantojat pārdošanas apmācībā, anonimizējiet klienta identitāti, cik iespējams, un iepriekš nosakiet, kas drīkst piekļūt materiālam. DVI vadlīnijas par piekļuvi ierakstiem uzsver, ka piekļuvei jābūt tikai atbildīgajām personām vai tiem, kam tā vajadzīga tiešo darba pienākumu veikšanai (DVI praktiskās videonovērošanas vadlīnijas juridiskām personām un kopīpašniekiem). Lai gan šīs vadlīnijas attiecas uz videonovērošanu, ierobežotas piekļuves princips ir saprātīgs praktisks atskaites punkts arī pārdošanas audio un transkriptu pārvaldībā.
Izvēle starp pilnu transkriptu, kopsavilkumu un subtitriem
| Darba vajadzība | Ieteicamā izvade | Kad to izmantot | Ko pārbaudīt vispirms |
|---|---|---|---|
| Darījuma vēstures saglabāšana | Pilns rediģējams teksts | Ja vēlāk jāatrod precīzs formulējums | Vārdi, skaitļi un konteksts |
| Ātra nodošana CRM | Strukturēts kopsavilkums | Pēc tam, kad pilnais teksts pārbaudīts | Fakti pret interpretācijām |
| Iekšējā klienta vajadzību analīze | Izvilkti temati un citāti | Sagatavojot nākamo sarunu | Vai citāts nav izrauts no konteksta |
| Video vai tīmekļsemināra materiāls | SRT vai VTT subtitri | Ja ierakstītajai runai vajadzīgi subtitri | Laika kodi un rindu lasāmība |
| Neskaidra vai sensitīva saruna | Ierobežota, manuāli rediģēta versija | Ja pilna teksta kopīgošana nav vajadzīga | Piekļuves tiesības un lieki dati |
Speechyou atbalsta subtitru darba plūsmas un SRT un VTT izvadi. Tas nozīmē, ka viens ierakstīts sarunas avots var kalpot ne tikai pārdošanas piezīmēm, bet arī rediģējamam subtitru materiālam, ja to atļauj jūsu izmantošanas mērķis un tiesības uz ierakstu.
Droša ieviešana pārdošanas komandā
Ieviešanu sāciet ar vienu sarunas tipu, piemēram, klienta vajadzību izpētes zvaniem. Izveidojiet vienotu veidni ar laukiem “mērķis”, “būtiskākā vajadzība”, “iebildumi”, “iesaistītie lēmēji” un “nākamais solis”. Pēc dažām sarunām pārskatiet, kuras kļūdas atkārtojas un kuri lauki komandai tiešām ir noderīgi.
Ieteicama šāda secība:
- Nosakiet pieļaujamos ierakstīšanas mērķus un informēšanas kārtību.
- Izvēlieties, kuriem zvaniem transkripcija sniedz vislielāko ieguvumu.
- Vienojieties par failu nosaukumiem, glabāšanas ilgumu un piekļuves loku.
- Apmāciet kontu vadītājus veikt audio, terminu un skaitļu pārbaudi.
- Izveidojiet CRM kopsavilkuma veidni, kas balstās uz pārbaudītu tekstu.
- Regulāri pārbaudiet, vai ieraksti netiek izmantoti citam, iepriekš nenoteiktam mērķim.
Neierakstiet sarunas slepeni kā ērtības risinājumu. DVI norāda, ka slepena ierakstīšana darba vietā pieļaujama tikai īpašos apstākļos, piemēram, lai aizstāvētu intereses un atklātu būtisku pretlikumīgu rīcību; arī tad jāvērtē samērīgums (DVI: vai drīkst slepeni ierakstīt sarunu darba vietā). Pārdošanas ērtības vien nav pamats, uz kuru būtu droši balstīt uzņēmuma procedūru.
Corneliu from Speechyou: kā mēs domājam par transkripcijas darba plūsmu
Corneliu from Speechyou: Veidojot Speechyou, mēs uz transkripciju skatāmies kā uz pāreju no ierakstītas runas uz rediģējamu darba materiālu, nevis kā uz iemeslu cilvēkam pārtraukt pārbaudīt svarīgas detaļas. Kontu vadītājam vērtīgākais rezultāts ir pārskatāms teksts, ko var sakārtot atbilstoši darījuma nākamajam solim. Tāpēc praktiskā darba plūsmā jāparedz gan ātra augšupielāde, gan rūpīga pārbaude, gan piemērota izvade. Speechyou atbalsta darbu ar 1,700+ valodām, kā arī subtitru procesus ar SRT un VTT, lai viens rīks varētu kalpot dažādiem ierakstītas runas lietojumiem.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai pārdošanas sanāksmju transkripcija aizstāj kontu vadītāja piezīmes?
Nē. Tā var samazināt nepieciešamību rakstīt visu sarunas laikā, taču kontu vadītājam joprojām jāatzīmē mērķis, svarīgākās prioritātes un nākamie soļi. Pirms informācijas nodošanas pārbaudiet transkriptu pret audio.
Kā pārbaudīt transkripta precizitāti?
Sāciet ar vārdiem, uzņēmumu nosaukumiem, cenām, datumiem, termiņiem un noliegumiem. Neskaidras vietas noklausieties atkārtoti un neizdariet minējumus par to, kas ierakstā nav saprotams.
Vai Speechyou var izmantot starptautiskām pārdošanas komandām?
Speechyou atbalsta transkripcijas darba plūsmas 1,700+ valodās. Pirms komandas procesa ieviešanas pārbaudiet savam tirgum raksturīgos akcentus, terminus un audio kvalitāti ar reprezentatīviem ierakstiem.
Kādu informāciju ievietot CRM pēc klienta zvana?
Ievadiet pārbaudītu kopsavilkumu: klienta vajadzību, galvenos iebildumus, iesaistītos lēmējus, vienošanās un nākamo soli ar atbildīgo personu un termiņu. Pilnu transkriptu pievienojiet tikai tad, ja tam ir skaidrs mērķis un atbilstoša piekļuve.
Vai transkriptu var izmantot subtitru izveidei?
Jā. Speechyou atbalsta subtitru darba plūsmas un SRT un VTT izvadi. Pirms publicēšanas pārbaudiet terminus, laika kodus, rindu garumu un to, vai jums ir tiesības izmantot ierakstu.
Vai klienta sarunas ierakstīšana ir personas datu apstrāde?
Tā var būt, ja balsi var sasaistīt ar identificētu vai identificējamu personu. Datu valsts inspekcija iesaka noteikt konkrētu mērķi, izvērtēt tiesisko pamatu, informēt cilvēkus atbilstoši piemērojamajai kārtībai un izmantot ierakstu tikai noteiktajam mērķim. Konkrētā situācija jāizvērtē jūsu organizācijai.
Sāciet ar vienu pārdošanas scenāriju
Ja vēlaties pārbaudīt, kā pārdošanas sanāksmju transkripcija iederas jūsu procesā, sāciet ar vienu klienta sarunas tipu un izmantojiet iepriekš minēto kvalitātes kontrolsarakstu. Pēc tam pielāgojiet veidni savai komandai un tikai pakāpeniski paplašiniet lietojumu. Sāciet ar Speechyou, lai ierakstītu runu pārvērstu rediģējamā tekstā un izvērtētu, kā tas var atbalstīt jūsu nākamo darījuma soli.