Fasteignasímtalskráning

Fasteignasalar fá fjölda símtala á hverjum degi; viðskiptavinir hringja til að lýsa óskum sínum, spyrja um staðsetningu, gera tilboð eða leita ráðgjafar. Þrátt fyrir að síminn sé einn mikilvægasti samskiptamátinn í greininni er upplýsingum frá símtölum oft gleymt, rangfært eða þær aldrei skráðar á skipulegan hátt. Með fasteignasímtalskráningu með gervigreind er hægt að breyta hverju símtali í leitarhæfan texta, nálgast lykilupplýsingar og bæta þjónustustig gagnvart viðskiptavinum. Þessi grein fjallar um hvernig fasteignasalar geta nýtt slíka tækni til að auka skilvirkni og gæði vinnuferla sinna.

Helstu atriði

• Sjálfvirk símtalaskráning útilokar handskrifaða minnispunktar og dregur úr hættu á að mikilvægar upplýsingar tapist.
• Leitarhæfur texti úr símtölum gerir fasteignasölum kleift að finna tilvísanir í eignir, staðsetningar og samþykki viðskiptavina án þess að hlusta á öll samtölin upp á nýtt.
• Samþætting við skipulags- og minjaskráningarkerfi, eins og staðfangaskrá og Hugin, getur tryggt að upplýsingar um eignir séu rétt skráðar og samræmdar opinberum skrám.
• Lagaumhverfið krefst þess að viðskiptavinum sé tilkynnt um hljóðritun og að gögn séu varðveitt á öruggan hátt í samræmi við persónuverndarlög.
• Fasteignasímtalskráning með gervigreind styður yfir 1,700+ tungumál, sem auðveldar samskipti við fjölbreytta viðskiptavini.

Hvernig ferlið virkar: frá símtali til leitarhæfs texta

Fyrir flesta fasteignasala hefst ferlið með því að þeir taka símtal, hvort sem er á skrifstofu eða á ferðinni. Í stað þess að skrifa handvirkt niður nákvæmlega hvað viðskiptavinurinn sagði er hægt að hlaða upp hljóðskrá í Speechyou. Kerfið greinir samtalið og framleiðir texta sem hægt er að breyta, leita í og deila. Þetta felur í sér að gervigreindin skilur samhengið, þannig að sérheiti eins og "Bræðraborgarstígur 15" eða "Hrafnagili 7" eru ekki rugluð saman við önnur orð.

Raunverulegt verkflæði fyrir upptöku

Fasteignasalar þurfa að setja upp ferli sem virkar í þeirra daglega starfi. Hér er dæmi um hvernig hægt er að skipuleggja símtalaskráningu frá upphafi:

• Áður en símtal hefst: Gakktu úr skugga um að viðskiptavinum sé tilkynnt um að símtalið verði hljóðritað. Þetta er ekki bara siðferðilega rétt heldur einnig lagalega krafist samkvæmt reglum Reykjavíkurborgar um hljóðritun símtala, sem segja að "sé símtal hljóðritað skal viðmælanda tilkynnt um það í upphafi símtalsins" (Heimild: Reglur um hljóðritun símtala og meðferð persónuupplýsinga).
• Notaðu símaforrit eða tengdu síma við upptökutæki sem framleiðir hágæða hljóðskrá (t.d. MP3, WAV). Léleg hljóðgæði geta leitt til ónákvæmni í textun.
• Skráðu tengiliðaupplýsingar og dagsetningu samhliða hljóðskránni, til dæmis með nafni viðskiptavinar og eignarauðkenni.

Hvenær er gervigreind símtalaskráning best notuð?

Ekki öll símtöl þarfnast textunar. Fasteignasölur geta valið að skrá aðeins símtöl sem tengjast mikilvægum viðskiptum, til dæmis tilboðsgerð, skoðun eigna eða kæruefni. Hins vegar er hægt að fara lengra og skrá öll inn- og úthringing til að fá heildarmynd af samskiptum við viðskiptavini.

Nokkur notkunartilvik sem nýta fasteignasímtalskráningu sérstaklega vel:

• Skráning á óskum og kröfum viðskiptavina: Í stað handskrifaðra minnismiða er hægt að leita í textanum eftir leitarorðum eins og "garður" eða "eldhús" til að finna nákvæmlega hvað viðskiptavinurinn óskaði eftir.
• Tilboð og samþykki: Gervigreindin getur dregið saman lykilupplýsingar úr símtölum, svo sem upphæð tilboðs, tímamörk og skilyrði.
• Stuðningur við tilföng: Hægt er að skrá símtöl þar sem viðskiptavinir spyrja um staðsetningu eða aðstöðu. Leitarhæfur texti gerir það auðvelt að finna aftur algengar spurningar og svör.

Samanburður á aðferðum við skráningu símtala

Það er gagnlegt að bera saman nokkrar leiðir til að skrá símtöl. Taflan hér að neðan sýnir mismunandi aðferðir og hvernig þær standa sig í helstu þáttum.

Gæðaeftirlit og skoðun á textuðum símtölum

Jafnvel þó að gervigreind skili venjulega nákvæmum texta er mikilvægt að hafa eftirlit. Hér er gáflisti sem fasteignasali getur notað til að tryggja að textinn sé réttur:

• Gakktu úr skugga um að öll sérheiti, eins og götunöfn, húsnúmer og sérkennilegir staðir, séu stafsett rétt. Í handbók Þjóðskrár um skráningu staðfanga er lögð áhersla á að "staðfang inniheldur upplýsingar um staðsetningu mannvirkja og annarra áfangastaða" og að samræmd skráning sé mikilvæg til að tengja skrár við aðrar lykilskrár (Heimild: Handbók um skráningu staðfanga). Textinn úr símtali ætti að samræma þetta.
• Berðu saman lykilorð og tölur úr textanum við upphaflegu hljóðskrána. Skráðu tímasetningar þar sem óvissa er uppi.
• Notaðu innbyggða klippivirkni til að leiðrétta villur sem gervigreindin gerði, til dæmis ef talið var með stuttu millibili eða hljóðgæði voru léleg.

Samþætting við opinberar skrár og skjalakerfi

Fasteignasalar vinna oft með gögn frá Þjóðskrá og Minjastofnun. Til dæmis þegar skrá þarf hús í húsakönnun er nauðsynlegt að nota rafrænt skráningarform Hugins, sem er "rafrænt skráningarform til að skrá hús og mannvirki" (Heimild: Húsaskráning – Huginn). Gervigreind símtalaskráning getur nýst hér með því að gera textann úr símtali um eign leitarhæfan og auðvelt að flytja inn í slík kerfi. Með Speechyou er hægt að flytja út texta sem SRT eða VTT, sem er tilvalið til að bæta við sem viðbótargögn við skýrslu.

Leiðbeiningar um samþættingu við Hugin

Til að nýta textann úr símtölum í Hugin er hægt að fylgja þessum skrefum:

• Flyttu út textann úr Speechyou á SRT sniði.
• Opnaðu Hugin og búðu til nýja færslu fyrir eignina.
• Límdu viðeigandi textabrot inn í lýsingarreitina eða viðhengi.
• Gakktu úr skugga um að allar staðsetningaupplýsingar séu samræmdar staðfangaskrá Þjóðskrár.

Lagalegar kröfur og persónuvernd

Eins og lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 segja, verður að tryggja að vinnsla persónuupplýsinga sé réttmæt og örugg (Heimild: 90/2018 Lög um persónuvernd). Fasteignasalar sem nota símtalaskráningu verða að gera viðeigandi öryggisráðstafanir, tilkynna viðskiptavinum um hljóðritun og tryggja að aðgangur að gögnum sé takmarkaður. Speechyou býður upp á aðgangsstýringu og heimildakerfi, sem gerir kleift að stilla hverjir geta séð og breytt textuðum símtölum.

Áætlun um innleiðingu fasteignasímtalskráningar

Til að taka upp gervigreindarskráningu á skilvirkan hátt, hér er skref-fyrir-skref leiðarvísir:

1. Ákvörðun: Veldu hvaða símtöl á að skrá (öll eða aðeins tiltekin).
2. Uppsetning: Opnaðu reikning á Speechyou og tengdu símaforritið eða hljóðskrána við kerfið.
3. Prófun: Skráðu 2-3 símtöl og prófaðu textunina. Leiðréttu ef þörf krefur.
4. Samþætting: Flyttu út texta sem geta nýst í CRM eða í skýrslur til Þjóðskrár/Minjastofnunar.
5. Þjálfun: Fræddu starfsfólk um hvernig á að nota kerfið og hvernig á að meðhöndla persónuupplýsingar.
6. Reglulegt eftirlit: Farðu yfir textunina mánaðarlega og lagfærðu villur ef þær finnast.

Reynsla Corneliu úr Speechyou

Hjá Speechyou vinnum við markvisst að því að gera skráningu símtala eins óaðfinnanlega og mögulegt er fyrir notendur í mismunandi atvinnugreinum. Í fasteignaviðskiptum höfum við séð að stærsta hindrunin er ekki tæknin sjálf heldur að samþætta hana inn í daglega vinnu án þess að trufla flæðið. Þess vegna hönnuðum við kerfið þannig að hægt sé að hlaða upp hljóðskrá, fá texta og jafnvel undirtexta á SRT eða VTT formi strax næsta dag – einfalt og þægilegt. Við styðjum yfir 1,700+ tungumál svo að fasteignasalar sem eiga viðskipti við erlenda kaupendur eða seljendur geta einnig nýtt sér þjónustuna án áhyggja. Markmiðið er alltaf að fasteignasalar geti einbeitt sér að því að selja eignir, ekki að skrifa minnispunkta á meðan. Ef þú vilt prófa geturðu byrjað strax á app.speechyou.com/sign-up.

Algengar spurningar

1. Er löglegt að hljóðrita símtöl við viðskiptavini án leyfis? Nei, samkvæmt reglum Reykjavíkurborgar og lögum um persónuvernd verður að tilkynna viðskiptavinum um hljóðritun í upphafi símtals og fá samþykki þeirra.

2. Hvernig get ég geymt textaðar símtalaskrár á öruggan hátt? Best er að nota skýjakerfi með aðgangsstýringu og öryggisráðstöfunum. Speechyou býður upp á slíka eiginleika, þar á meðal heimildastýringu fyrir teymi.

3. Get ég notað fasteignasímtalskráningu til að skrá símtöl á erlendum tungumálum? Já, Speechyou styður yfir 1,700+ tungumál, sem gerir það fullkomið fyrir fasteignasala sem eiga viðskipti við alþjóðlega viðskiptavini.

4. Hvað geri ég ef textunin inniheldur villur? Þú getur leiðrétt textann handvirkt í viðmótinu. Einnig er hægt að hlaða betri hljóðgæði upp til að bæta nákvæmnina í framtíðinni.

5. Get ég flutt textaðan fund beint inn í skýrslu eða CRM? Já, Speechyou leyfir að flytja út texta á stöðluðum sniðum (eins og TXT, SRT) sem hægt er að nota í flestum CRM-kerfum.

6. Þarf ég að vera tæknilega sinnaður til að nota kerfið? Nei, kerfið er hannað til að vera einfalt; þú hleður bara upp hljóðskránni og færð textann til baka.

7. Hvaða upplýsingar ætti ég að skrá samhliða símtalinu? Mælt er með að skrá nafn viðskiptavinar, dagsetningu, eignarauðkenni og hvers konar samtal var (til dæmis tilboð eða fyrirspurn).

Byrjaðu strax

Fasteignasalar geta prófað fasteignasímtalskráningu án áhættu með því að stofna reikning á Speechyou. Byrjaðu á frjálsu stigi, hladdu upp fyrstu símtölunum og sjáðu hvernig gervigreindin hjálpar þér að halda utan um allar mikilvægar upplýsingar. Smelltu á app.speechyou.com/sign-up og upplifðu sjálfvirkni sem sparar þér tíma og dregur úr mistökum.