Sjúkrahúsaskráningarforrit

Leitaðir þú að hospital transcription software fyrir sjúkrahús? Slíkt sjúkrahúsaskráningarforrit getur breytt hljóði úr viðtölum, fundum eða fræðslu í breytanlegan texta. Ávinningurinn kemur þó ekki af sjálfvirkri umritun einni saman: sjúkrahúsið þarf að ákveða hvað má taka upp, hver fer yfir textann, hvar lokaútgáfan er vistuð og hvernig aðgangur er stýrður.

Speechyou er AI-tal-í-texta- og umritunarvara sem breytir upptöku í breytanlegan texta. Hún styður einnig texta fyrir textun myndbanda og útflutning í SRT- og VTT-sniðum, auk verkferla á 1,700+ tungumálum. Fyrir heilbrigðisstofnun er rétt að líta á tækið sem upphafspunkt í skráningarferli, ekki sem sjálfvirkan staðgengil fyrir faglega yfirferð.

Helstu atriði í stuttu máli

• Skilgreindu tilgang upptökunnar áður en hún hefst: klínísk skráning, fræðsla, fundargerð eða innri gæðavinna.
• Safnaðu aðeins þeim hljóðupplýsingum sem þarf og fylgdu reglum stofnunarinnar um heimildir, aðgang og varðveislu.
• Láttu hæfan starfsmann yfirfara nöfn, lyf, mælieiningar, skammstafanir og tölur.
• Hafðu skýran aðskilnað á milli vinnuafrits úr umritunarforriti og samþykktrar færslu í sjúkraskrá.
• Notaðu staðlað sniðmát fyrir fyrirsagnir, talanda, dagsetningar og óviss orð.
• Prófaðu verkferilinn í litlum hópi áður en hann er útvíkkaður um allt sjúkrahúsið.

Hvar sjúkrahús nota umritun í raunverulegu starfi

Umritun getur átt við í mörgum verkefnum sem eru ekki öll hluti af formlegri sjúkraskrá. Læknir getur tekið upp drög að útskriftarleiðbeiningum eftir samtal. Deild getur notað hana til að vinna úr fræðslufundi. Þverfaglegt teymi getur skráð verkefni eftir morgunfund, en rannsóknarhópur getur þurft texta úr viðtölum eða kynningum.

Mikilvægasta ákvörðunin er að merkja tilganginn strax. Klínísk færsla þarf strangari yfirferð og skýrari ábyrgð en almenn fundargerð. Upptaka af viðtali við sjúkling getur innihaldið persónu- og heilsufarsupplýsingar, jafnvel þótt upphaflegi tilgangurinn hafi verið þjálfun. Þess vegna er varasamt að taka upp „bara til öryggis“.

Íslensk löggjöf og reglur gera kröfur um meðferð heilbrigðisupplýsinga. Lög um sjúkraskrár fjalla meðal annars um færslu upplýsinga í sjúkraskrá og rafræn sjúkraskrárkerfi. Reglugerð um heilbrigðisskrár lýsir markmiðum, ábyrgð, aðgangi, öryggiskröfum og notkun upplýsinga. Þetta eru upplýsingar til grundvallar áhættumati; þau leysa ekki af hólmi mat persónuverndarfulltrúa eða lögfræðings stofnunarinnar.

Fyrir upptöku: byggðu verkferilinn fyrst

Áður en starfsmaður opnar upptökutæki eða hleður upp skrá þarf að svara fimm spurningum:

1. Hver er tilgangurinn og hver er ábyrgur fyrir lokaafurðinni?
2. Er upptakan nauðsynleg, eða nægja minnispunktar án raddgagna?
3. Hvaða einstaklingar geta birst í hljóðinu og hvaða heimildir eða upplýsingar þurfa þeir?
4. Hvar má vinna með skrána og hverjir mega sjá hana?
5. Hvenær á að eyða upprunalegu upptökunni og vinnuafriti?

Skráðu þessar ákvarðanir í einföldu verklagi. Settu einnig nafnakerfi á skrár, til dæmis deild-dagsetning-verkefni, en forðastu óþarfa kennitölur eða nöfn í skráarnafni. Úthlutaðu hlutverkum: sá sem tekur upp, sá sem yfirfer og sá sem samþykkir eða flytur textann í viðeigandi kerfi þurfa ekki alltaf að vera sami einstaklingurinn.

Ákvarðaðu hvað telst lokaútgáfa

„Umritað“ þýðir ekki sjálfkrafa „samþykkt“. Lokaútgáfa ætti að hafa skilgreindan eiganda, dagsetningu og stöðu, til dæmis drög, yfirfarið eða samþykkt. Ef textinn á að verða hluti af sjúkraskrá þarf hann að fara eftir reglum sjúkrahússins um skráningu, leiðréttingar og aðgang. Leiðbeiningar Embættis landlæknis um skráningu í Sögu sýna hversu mikilvægt er að vinna með samræmdar upplýsingar, meðal annars aðvaranir og atvik.

Við upptöku og upphleðslu: bættu inntakið

Gæði textans ráðast að hluta af hljóðinu. Veldu rólegt rými, hafðu hljóðnema nálægt þeim sem talar og forðastu að fleiri tali í einu. Segðu í upphafi heiti fundar, dagsetningu og tilgang, en ekki lesa upp meiri persónuupplýsingar en nauðsynlegt er. Þegar margir tala skaltu biðja þátttakendur að kynna sig og gera stutt hlé áður en annar tekur við.

Fyrir upphleðslu ætti starfsmaður að sannreyna að rétt skrá sé valin, að hún sé ekki afrituð á sameiginlegt óviðkomandi drif og að vinnslan sé innan samþykkts verkferils. Speechyou getur tekið hljóð og breytt því í breytanlegan texta. Þar sem varan styður 1,700+ tungumál getur hún hentað fjöltyngdu starfsumhverfi, en tungumálastuðningur útilokar ekki þörf á yfirferð fyrir íslensk sérheiti, blandað mál eða sértækt fagmál.

Ef upptakan er úr fræðslumyndbandi eða kynningu getur textun verið næsta skref. Speechyou styður SRT- og VTT-úttak, sem getur auðveldað að útbúa textaskrár fyrir myndband. Það er annar verkferill en að færa klínískar upplýsingar í sjúkraskrá og ætti að vera merktur sem slíkur.

Ákvörðunartafla fyrir mismunandi verkferla

Taflan er hagnýt ákvörðunaraðstoð, ekki lagalegt samþykki. Persónuverndarlögin setja reglur um vinnslu persónuupplýsinga og eftirlit; sjá Lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Stofnunin þarf sjálf að ákvarða lögmæti, tilgang, heimildir og samninga við vinnsluaðila.

Í yfirferð: leitaðu að klínískum villum

Sjálfvirkur texti er gagnlegur sem drög, en villur geta verið hættulegar þegar orð eru lík, tal er óskýrt eða sérheiti eru sjaldgæf. Yfirferðin á ekki aðeins að snúast um stafsetningu. Hún þarf að bera textann saman við upptökuna og, þegar við á, við upphafleg gögn.

Gátlisti fyrir gæðaeftirlit

• Er réttur sjúklingur, fundur eða verkefni tengt textanum?
• Eru allir talendur rétt merktir eða eru merkingar óvissar?
• Eru lyfjanöfn, skammtar, tíðni og mælieiningar staðfest?
• Eru neitandi orð eins og „ekki“ og „aldrei“ rétt skráð?
• Eru tölur, dagsetningar, líkamshlutar og rannsóknarniðurstöður bornar saman við hljóðið?
• Eru skammstafanir útskýrðar samkvæmt innri staðli?
• Hefur óviðkomandi samtal, bakgrunnshljóð eða persónugreinanlegt efni verið fjarlægt þar sem það á ekki heima?
• Er textinn merktur sem drög þar til ábyrgur fagmaður hefur samþykkt hann?
• Hefur verið ákveðið hvar upptaka og vinnuafrit eru varðveitt eða þeim eytt?

Stutt, markviss yfirferð getur verið skilvirkari en að láta marga lesa sama textann án hlutverka. Fyrir klínískt mikilvægt efni ætti sá sem þekkir málið að bera saman lykilatriði við hljóðið. Fyrir fundargerðir getur fundarstjóri staðfest ákvarðanir, ábyrgðaraðila og fresti.

Útflutningur, miðlun og teymisvinna

Eftir yfirferð þarf að velja minnsta nauðsynlega úttak. Fundargerð gæti farið í innra skjalakerfi, fræðslutexti í útgáfuferli og klínískt drög í kerfi sem sjúkrahúsið hefur samþykkt fyrir slíkar færslur. Ekki líta á niðurhal á textaskrá sem hlutlaust skref: ný afrit geta orðið til í tölvu, tölvupósti eða sameiginlegri möppu.

Deildu aðeins með tilgreindum hópi og merktu skjalið með stöðu þess. Ef tveir vinna að texta ættu þeir að nota eina aðalútgáfu með rekjanlegum breytingum, í stað þess að senda margar viðhengi. Þegar textun er markmiðið má flytja í SRT eða VTT og láta ábyrgðaraðila yfirfara samræmi tímasetninga við myndbandið.

Reglugerð um heilbrigðisskrár leggur áherslu á ábyrgð, öryggiskröfur, tilgang vinnslu og takmarkaðan aðgang. Hún fjallar einnig um skriflega samninga þegar vinnsla er falin öðrum aðila. Áður en sjúkrahús notar utanaðkomandi sjúkrahúsaskráningarforrit með viðkvæmum gögnum ættu innkaup, upplýsingatækni, persónuvernd og fagleg ábyrgð að fara saman yfir gagnastreymi, varðveislu, eyðingu, aðgang og atvikaviðbrögð.

Innleiðing í sex skrefum

1. Veldu eitt lágriskusvið. Byrjaðu til dæmis á innri fræðslufundum, ekki viðtölum sem fara beint inn í sjúkraskrá.
2. Kortleggðu núverandi ferli. Skráðu hvar hljóð verður til, hver hleður upp, hver les yfir og hvar textinn endar.
3. Settu mælanleg gæðaviðmið. Metið hvort textinn hafi rétta uppbyggingu, hvort yfirferðartími sé ásættanlegur og hvort villur séu skráðar eftir tegund.
4. Þjálfaðu notendur. Kenndu hljóðupptöku, skráarmerkingu, meðferð draga, leiðréttingu og tilkynningu um mistök.
5. Keyrðu stutta tilraun. Fáðu endurgjöf frá notendum, persónuvernd og upplýsingatækni áður en fleiri deildir bætast við.
6. Staðfestu stjórnunina. Uppfærðu verklag, skilgreindu eiganda og endurmetið áhættu þegar ný tegund gagna eða nýtt úttak er tekið í notkun.

Þessi röð hjálpar sjúkrahúsinu að leysa verkferilsvandamál áður en tæknin er gerð að stórri stofnunarlausn. Hún gerir líka auðveldara að sjá hvort ávinningurinn felist í hraðari drögum, betri samræmingu eða einfaldari textun.

Corneliu from Speechyou: sjónarhorn úr vöruhönnun

Ég er Corneliu from Speechyou. Þegar við hugsum um hönnun umritunarverkferla leggjum við áherslu á að umbreyta upptöku í texta sem fólk getur breytt og yfirfarið, fremur en að fela ákvörðunina í ósýnilegu ferli. Fyrir sjúkrahús skiptir það máli að notandinn sjái hvaða skrá var unnið með, geti lagfært textann og viti hvað gerist næst.

Speechyou er byggt sem AI-tal-í-texta- og umritunarvara fyrir fjölbreytt tungumál. Það getur einnig stutt textunarverkefni með SRT og VTT. Við myndum hvetja heilbrigðisstofnun til að byrja á skýru, afmörkuðu dæmi, prófa yfirferðina með raunverulegum notendum og halda ábyrgðinni hjá fagfólki þegar textinn hefur klínískar afleiðingar. Tæknin á að styðja vinnuna, ekki ákveða hvað telst rétt í sjúkraskrá.

Algengar spurningar

Hvað er sjúkrahúsaskráningarforrit?

Sjúkrahúsaskráningarforrit er tæki sem getur hjálpað til við að breyta upptöku af töluðu máli í texta. Textinn er síðan yfirfarinn, lagfærður og fluttur eftir reglum stofnunarinnar. Hann verður ekki sjálfkrafa að samþykktri sjúkraskrá.

Getur Speechyou umritað íslensku?

Speechyou styður umritunarverkferla á 1,700+ tungumálum. Íslensk umritun ætti samt að fara í yfirferð, sérstaklega þegar textinn inniheldur sérheiti, lyf, skammstafanir, tölur eða óskýrt tal.

Má setja sjálfvirkan texta beint í sjúkraskrá?

Það ætti ekki að gera án samþykkts innra verklags. Sjúkrahúsið þarf að skilgreina ábyrgð, yfirferð, heimildir, aðgang og hvernig leiðréttingar eru framkvæmdar áður en texti er færður í viðeigandi kerfi.

Hvernig minnkum við hættu á rangri umritun?

Notaðu góðan hljóðnema, rólegt rými og skýrar talturnar. Láttu síðan hæfan starfsmann bera textann saman við upptökuna og staðfesta sérstaklega lyf, skammta, neitanir, dagsetningar og nöfn.

Hentar Speechyou fyrir textun myndbanda á sjúkrahúsi?

Já, Speechyou styður textunarverkferla og SRT- og VTT-úttak. Textinn þarf samt yfirferð svo orð, tímasetningar og viðkvæmar upplýsingar séu rétt meðhöndluð áður en myndbandi er dreift.

Hvað ætti að skoða áður en utanaðkomandi þjónusta er tekin í notkun?

Skoðaðu tilgang vinnslunnar, hvaða gögn fara úr húsinu, aðgang, varðveislu, eyðingu, samninga, öryggisráðstafanir og viðbrögð við atvikum. Láttu persónuvernd, upplýsingatækni, innkaup og faglega ábyrgð taka þátt í matinu.

Hvernig byrjar sjúkrahús á litlu prófi?

Veldu eitt afmarkað verkefni með hópi sem getur gefið endurgjöf. Mældu gæði draga, yfirferðartíma og tegundir villna, uppfærðu verklagið og stækkaðu síðan aðeins ef niðurstaðan styður það.

Ef þú vilt kanna hvort Speechyou passi við afmarkaðan, samþykktan verkferil geturðu stofnað aðgang. Byrjaðu með gögn og notkunartilvik sem sjúkrahúsið hefur heimilað, hafðu faglega yfirferð í ferlinu og mettu síðan næstu skref.