Mae rheolwyr prosiect yn gwybod yn iawn am y pwysau o gofnodi pob manylyn mewn cyfarfod – o eitemau gweithredu i benderfyniadau allweddol. Pan fydd y tîm yn gweithio'n ddwyieithog neu'n cynnwys siaradwyr Cymraeg a Saesneg, mae'r dasg yn mynd yn fwy cymhleth fyth. Mae trawsgrifiad cyfarfod prosiect yn ateb sy'n troi sain yn destun y gellir ei olygu, ei rannu, a'i chwilio'n hawdd. Gydag offeryn fel Speechyou, sy'n cefnogi dros 1,700+ o ieithoedd, gall rheolwyr prosiect ganolbwyntio ar reoli, nid ar nodi llaw neu deipio.
Cipolwg ar y prif fanteision
- Arbed amser: Mae trawsgrifio awtomatig yn dileu'r angen i un person wneud nodiadau. Gall pob aelod o'r tîm ganolbwyntio ar drafod a chynnig syniadau.
- Cofnod llawn a chywir: Mae'r testun yn dal pob gair, nid dim ond yr hyn a gofir yn ddiweddarach. Mae hyn yn arbennig o bwysig ar gyfer penderfyniadau sy'n effeithio ar gyllideb, amserlen, neu gontract.
- Hawdd ei chwilio: Chwiliwch am eitem neu enw person mewn eiliad, yn lle gorfod gwrando ar gyfarfod o'r dechrau i'r diwedd.
- Cydweithio di-dor: Gallwch rannu trawsgrifiadau gyda'r tîm a gadael sylwadau, gan sicrhau bod pawb ar yr un dudalen.
- Paratoi ar gyfer gofynion iaith: Os yw'ch sefydliad yn dod o dan Safonau Iaith Gymraeg (fel Safon 89 ynghylch technoleg gwybodaeth), mae cael cofnodion trawsgrifiedig yn gam cadarnhaol tuag at gydymffurfio.
- Cynhyrchu isdeitlau: Ar gyfer cyfarfodydd a recordir, gallwch greu ffeil SRT neu VTT ar gyfer fideos, sy'n gwella hygyrchedd i siaradwyr Cymraeg a'r rheini sydd â nam ar y clyw.
Llif gwaith cyn trawsgrifio: Paratoi a recordio
Cyn i chi ddechrau trawsgrifio, mae angen i chi sicrhau bod y sain o ansawdd da. Mae hyn yn golygu:
- Dewis microffon addas: Defnyddiwch feicroffon amgylchynol (omni-directional) os yw'r cyfarfod mewn ystafell fawr. Os yw'r cyfarfod ar-lein, gwell defnyddio clustffonau gyda microffon i osgoi adborth.
- Rheoli sŵn cefndir: Cau drysau, diffodd radio, a gofyn i gyfranogwyr dawelu eu meicroffonau pan nad ydyn nhw'n siarad.
- Cofnodi yn unol â pholisi preifatrwydd: Rhowch wybod i'r tîm eu bod yn cael eu recordio, a sicrhewch fod gennych ganiatâd. Dyma ofyniad moesegol ac, mewn rhai sefydliadau, gofyniad cyfreithiol.
Unwaith mae'r recordiad yn barod, gallwch uwchlwytho'r ffeil sain i Speechyou. Mae'r platfform yn derbyn fformatau cyffredin fel MP3, WAV, a M4A. Gallwch hefyd gysylltu'r ap yn uniongyrchol â Zoom, Microsoft Teams, neu Google Meet i fewnforio recordiadau yn awtomatig.
Llif gwaith yn ystod trawsgrifio: O sain i destun
Pan fyddwch yn uwchlwytho recordiad, mae Speechyou yn trosi'r lleferydd yn destun ar unwaith. Dyma sut mae'r broses yn gweithio:
- Dewis iaith: Gallwch ddewis yr iaith a siaredir yn y cyfarfod. Mae Speechyou yn cefnogi Cymraeg, Saesneg, a channoedd o ieithoedd eraill. Os yw'r cyfarfod yn gymysg (Cymraeg a Saesneg), gallwch ddewis "iaith gymysg" neu ddewis y prif iaith a ychwanegu eilyddiaith ar gyfer termau.
- Prosesu AI: Mae'r meddalwedd yn dadansoddi tonnau sain, yn adnabod geiriau ac acenion, ac yn cynhyrchu testun gydag atalnodi. Mae modelau acwstig ac ieithyddol wedi eu hyfforddi ar ddata sain – gan gynnwys modelau a ddatblygwyd gyda chymorth Llywodraeth Cymru ar gyfer Cymraeg (gweler Adroddiad Terfynol Cynllun Gweithredu Technoleg Iaith 2018-2024).
- Amser-stampio: Mae'r testun yn cynnwys stampiau amser, felly gallwch neidio'n syth i'r man lle sonnir am bwnc penodol. Mae hyn yn ddefnyddiol iawn pan fyddwch yn gwirio eitem weithredu neu'n chwilio am esboniad.
Mae'r broses hon yn cymryd munudau ar gyfer cyfarfod awr o hyd, gan arbed oriau o waith llaw.
Llif gwaith adolygu: Sicrhau cywirdeb a pherthnasedd
Nid yw unrhyw system trawsgrifio yn berffaith. Gall termau technegol, enwau priod, neu acenion anghyfarwydd achosi gwallau. Felly mae adolygu yn gam hanfodol. Dyma restr wirio ar gyfer rheolwyr prosiect:
- Gwiriwch enwau a theitlau: Gall AI gamgymryd "Jones" am "James" neu "Cyngor Sir" am "Cyngor Sir." Golygwch y testun yn ofalus.
- Adolygwch ffigurau a dyddiadau: Os dywedodd rhywun "yn y trydydd wythnos o Dachwedd," sicrhewch fod y testun yn gywir.
- Ychwanegwch eitemau gweithredu: Tynnwch allan y tasgau a neilltuwyd yn y cyfarfod. Gallwch dynodi'r rhain yn y trawsgrifiad gydag eiconau neu ddefnyddio'r nodwedd AI i gynhyrchu crynodeb.
- Cadwch ddogfen gydweithredol: Rhannwch y trawsgrifiad gyda'r tîm cyn y cyfarfod nesaf, fel bod pawb yn gallu gwneud gwelliannau. Mae Speechyou yn caniatáu cydweithredu ar draws tîm o fewn un platfform.
Enghraifft o broblem gyffredin: Mewn un cyfarfod, soniwyd am "Gytundeb Cydweithredu Trafnidiaeth Cymru" – trawsgrifiwyd y term hwn fel "Cytundeb Cydweithio Trafnidiaeth Gymru." Trwy adolygu, gallwch gywiro hyn ac ychwanegu eglurhad mewn cromfachau. Mae'r manylion bach hyn yn bwysig wrth baratoi adroddiadau neu wrth drosglwyddo gwybodaeth i randdeiliaid.
Llif gwaith allforio a chydweithredu: Manteisio ar y trawsgrifiad
Unwaith mae'r trawsgrifiad yn barod, gallwch ei ddefnyddio mewn sawl ffordd:
- Allforio i TXT neu JSON ar gyfer dadansoddi data neu integreiddio ag offer rheoli prosiect fel Trello, Asana, neu Jira.
- Allforio fel SRT neu VTT ar gyfer fideos o gyfarfodydd – mae hyn yn gwella hygyrchedd ac yn helpu siaradwyr Cymraeg i ddilyn y cynnwys. Mae Llywodraeth Cymru wedi pwysleisio pwysigrwydd technoleg iaith i sicrhau bod cynnwys Cymraeg yn hygyrch i bawb (gweler adroddiad 2024).
- Rhannu gyda'r tîm drwy osod caniatâd gweld neu olygu. Mae hyn yn lleihau dryswch pan fydd sawl person eisiau golygu'r un fersiwn.
- Cynhyrchu crynodeb gan ddefnyddio galluoedd AI y platfform. Gallwch ofyn am restr o benderfyniadau allweddol neu eitemau gweithredu heb orfod darllen y dogfennau i gyd.
Camgymeriadau cyffredin i'w hosgoi wrth ddefnyddio trawsgrifio
Mae llawer o reolwyr prosiect yn cwympo i un o'r trapiau canlynol:
- Peidio â gwirio ansawdd sain : Os yw'r recordiad yn swnllyd, bydd y trawsgrifiad yn llawn gwallau. Buddsoddwch 5 munud i wirio lefel sain cyn dechrau.
- Gadael i'r AI wneud y gwaith i gyd : Peidiwch â dibynnu'n llwyr ar drawsgrifiad awtomatig. Mae angen i chi ei adolygu'n ofalus, yn enwedig ar gyfer cyfarfodydd sy'n cynnwys penderfyniadau cyfreithiol neu ariannol.
- Anghofio am gyd-destun diwylliannol : Mewn cyfarfodydd Cymraeg, gall iaith anffurfiol neu ddiarhebion gael eu camddeall gan AI. Ychwanegwch nodiadau i egluro os oes angen.
- Peidio â chael eitemau gweithredu wedi'u marcio : Heb farciau clir, mae'r trawsgrifiad yn ddogfen llawn wybodaeth ond heb strwythur. Defnyddiwch y nodwedd crynodeb i dynnu eitemau allan.
Sut i ddewis offeryn trawsgrifio: Tabl cymharu syml
| Nodwedd / Ystyriaeth | Offer llaw (teipio â llaw) | Offer awtomatig sylfaenol | Speechyou (offer awtomatig uwch) |
|---|---|---|---|
| Cyflymder | Araf – awr o gyfarfod = 2-4 awr o deipio | Cyflym – munudau | Munudau (gydag amser-stampiau) |
| Cywirdeb i ddechrau | Uchel ond yn dibynnu ar sgil yr ysgrifennydd | Canolig (gall golli termau technegol) | Canolig (angen adolygu) ond gellir ei wella gyda golygu |
| Cefnogaeth ieithoedd | Un neu ddwy iaith (os yw'r ysgrifennydd yn ddwyieithog) | Cyfyngedig i ieithoedd mawr | Dros 1,700+ iaith, gan gynnwys Cymraeg ac iaith gymysg |
| Allforio fformatau | Dim ond testun plaen neu PDF | TXT, SRT fel arfer | TXT, SRT, VTT, JSON – hyblyg ar gyfer gwahanol ddefnyddiau |
| Cydweithio | Anodd – angen e-bost i anfon fersiynau | Sylfaenol – gall rhannu dolen | Cydweithio o fewn platfform, gyda rheoli caniatâd |
| Hygyrchedd | Dim – dim isdeitlau | Angen golygu ychwanegol | Cynhyrchu isdeitlau yn awtomatig |
| Cost | Amser staff costus | Tâl fisol isel, ond cyfyngiadau ar hyd neu iaith | Opsiwn am ddim (3 trawsgrifiad/dydd) yna tâl fesul defnydd |
Profiad personol: Corneliu o Speechyou ar ddylunio llif gwaith trawsgrifio
Yn Speechyou, rydyn ni'n gwybod bod rheolwyr prosiect yn gweithio o dan bwysau amser ac yn gwerthfawrogi cywirdeb. Pan oedden ni'n dylunio'r platfform, roedd tri her yn arbennig o bwysig i ni:
- Cyflymder yn erbyn cywirdeb : Rydyn ni wedi adeiladu'r system i gynhyrchu trawsgrifiad mewn eiliadau, ond rydyn ni'n annog pob defnyddiwr i adolygu'r testun. Y nod yw arbed amser, nid dileu'r cam o wirio.
- Cefnogaeth i ieithoedd bach a chymysg : Roedd hi'n bwysig bod y platfform yn gweithio i siaradwyr Cymraeg. Dyma pam rydyn ni'n cefnogi dros 1,700+ o ieithoedd, gan gynnwys modelau a ddysgwyd o brosiectau Llywodraeth Cymru.
- Hyblygrwydd allforio : Rydyn ni'n gwybod bod pob prosiect yn wahanol. Mae rhai angen isdeitlau, eraill angen data i mewn i offer rheoli prosiect. Dyna pam rydyn ni'n cynnig TXT, SRT, VTT, a JSON.
Does dim rhaid i drawsgrifio fod yn dasg faich – gall fod yn offeryn i wella cydweithrediad ac i sicrhau nad oes dim byd yn cael ei golli.
Cwestiynau cyffredin (FAQ)
1. A yw Speechyou yn gweithio gyda Chymraeg a Saesneg yn yr un cyfarfod? Ydy, gallwch ddewis iaith gymysg neu alluogi'r model i adnabod dwy iaith. Mae'r system yn gweithio'n dda pan fo'r cyfarfod yn un dwyieithog.
2. Sut mae sicrhau bod y trawsgrifiad yn gywir ar gyfer termau technegol? Ar ôl trawsgrifio, adolygwch y testun a chywiro unrhyw gamgymeriadau. Gallwch hefyd ychwanegu termau i eiriadur personol (os yw ar gael yn y dyfodol).
3. Pa fformatau allforio sydd ar gael? Mae Speechyou yn cynnig TXT, SRT, VTT, a JSON. Gallwch hefyd gopïo'r testun yn uniongyrchol i ddogfen.
4. Beth yw'r broses ar gyfer creu isdeitlau ar gyfer fideo o gyfarfod? Trosglwyddwch y recordiad neu'r ffeil sain i Speechyou, dewiswch iaith, ac allforiwch fel SRT neu VTT. Yna mewnforiwch y ffeil i'ch golygydd fideo (e.e., Adobe Premiere, DaVinci Resolve).
5. A allaf roi cynnig ar Speechyou am ddim? Rhowch gynnig ar Speechyou am ddim am 3 diwrnod.
6. Sut mae rheoli caniatâd i'r tîm weld trawsgrifiad? O fewn y platfform, gallwch osod lefelau caniatâd (gweld yn unig, golygu, perchennog) ar gyfer pob trawsgrifiad. Mae hyn yn ddefnyddiol pan fyddwch eisiau rhannu gyda rhanddeiliaid ond nid â'r holl dîm.
7. Beth yw'r ffynonellau cywirdeb ar gyfer trawsgrifiad Cymraeg? Mae Speechyou yn defnyddio modelau a ddatblygwyd gan ddefnyddio data o brosiectau Llywodraeth Cymru ar gyfer technoleg iaith, yn ogystal â modelau masnachol. Argymhellir adolygu bob amser.
Camau nesaf i wella eich llif gwaith
Os ydych yn rheolwr prosiect sy'n delio â chyfarfodydd rheolaidd, ystyriwch roi cynnig ar Speechyou. Rhowch gynnig ar Speechyou am ddim am 3 diwrnod. Byddwch yn arbed amser, yn cynyddu cywirdeb, ac yn sicrhau bod eich tîm yn gweithio gyda'r un wybodaeth. Mae cofnodion clir yn sail i brosiectau llwyddiannus.