Trawsgrifiad cyfarfod adolygu contract

Mae trawsgrifiad cyfarfod adolygu contract yn helpu rheolwr contractau i droi recordiad o drafodaeth yn destun golygadwy y gellir ei chwilio, ei wirio a’i gysylltu â ffeil y contract. Y llif gwaith mwyaf diogel yw: paratoi’r cyfarfod, sicrhau bod y recordiad yn glir ac wedi’i awdurdodi, adolygu’r testun yn erbyn y sain a’r contract, ac yna rhannu fersiwn sydd â statws clir.

Gall Speechyou droi lleferydd a recordiwyd yn destun golygadwy, gan gefnogi llifoedd gwaith isdeitlau a fformatau SRT a VTT. Nid yw trawsgrifiad awtomatig yn disodli barn broffesiynol na phroses gymeradwyo. Gallwch ddechrau ar app.speechyou.com/sign-up.

Prif bwyntiau i’w cofio

• Diffiniwch pa gymalau, risgiau a phenderfyniadau sydd angen eu cofnodi.
• Cadwch gofnod o ddewis iaith y cyfranogwyr a’r defnydd o Gymraeg neu Saesneg.
• Profwch y sain a rhowch wybod i’r cyfranogwyr am y recordiad.
• Triniwch y trawsgrifiad cyntaf fel drafft, nid fel cofnod terfynol.
• Gwiriwch enwau, rhifau, dyddiadau, symiau a geiriau sy’n newid rhwymedigaeth.
• Defnyddiwch statws ffeiliau a rheolaeth fersiynau cyn cydweithio.

Beth ddylai’r trawsgrifiad ei ddal?

Nid oes gan bob cyfarfod adolygu contract yr un ddiben. Gall y drafodaeth ymwneud â newid cwmpas, methiant gwasanaeth, adnewyddu, taliad, risg cyflenwr neu anghydfod posibl. Cyn y cyfarfod, paratowch restr fer o’r hyn y mae angen ei gadarnhau:

1. pwy sy’n bresennol a pha rôl neu sefydliad y mae pob person yn ei gynrychioli;
2. pa fersiwn o’r contract, yr atodiad neu’r hysbysiad newid sy’n cael ei drafod;
3. pa gymalau, rhwymedigaethau, dyddiadau neu ddangosyddion perfformiad sy’n berthnasol;
4. pa benderfyniadau a wnaed a pha faterion sydd heb eu datrys;
5. pwy sy’n berchen ar bob cam gweithredu a phryd y dylid ei gwblhau.

Mae hyn yn atal problem gyffredin: cymryd ymadrodd llafar fel “yr wythnos nesaf” neu “y ffigur blaenorol” a’i ddehongli’n anghywir. Dylai’r rheolwr contractau wirio’r ystyr yn erbyn agenda, dogfennau a chrynodeb y cadeirydd.

Cyn y cyfarfod: paratoi’r llwybr archwilio

Anfonwch agenda sy’n cynnwys enw’r contract, ei fersiwn, diben y cyfarfod a’r penderfyniadau disgwyliedig. Paratowch eirfa gyda thermau arbenigol, acronymau, enwau partïon, enwau cynnyrch a rhifau cymalau. Bydd hyn yn gwneud adolygu’r drafft yn gyflymach, hyd yn oed os oes angen cywiro’r testun â llaw.

Cytunwch pwy sy’n gyfrifol am recordio, ble y caiff y ffeil ei storio, pwy sydd â mynediad a sut y caiff drafftiau eu labelu. Dilynwch bolisïau’r sefydliad ynghylch caniatâd, cyfrinachedd, cadw gwybodaeth a rhannu deunyddiau sensitif. Ni ddylid tybio bod fformat allforio neu offer trawsgrifio, ar ei ben ei hun, yn bodloni rhwymedigaeth gyfreithiol neu bolisi.

Mewn gwaith Cymraeg neu ddwyieithog, gofynnwch am ddewis iaith cyn y cyfarfod a chofnodwch ef. Mae cynllun HMCTS yn disgrifio’r arfer o sefydlu dewis iaith ar y cyswllt cyntaf a’i gofnodi ar ffeiliau a systemau (HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26). Nid yw hynny’n gwneud pob cyfarfod masnachol yn achos llys, ond mae’n egwyddor ddefnyddiol ar gyfer llywodraethu cofnodion.

Gwiriadau cyn pwyso “recordio”

• A yw pawb yn gwybod bod y cyfarfod yn cael ei recordio a pham?
• A yw’r meicroffon yn agos at y siaradwyr, heb sŵn cefndir gormodol?
• A yw’r contract a’r atodiadau cywir ar gael i wirio geiriad a rhifau?
• A oes trefniant wrth gefn ar gyfer cofnodi penderfyniadau os bydd sain yn methu?
• A yw’r iaith neu’r cymysgedd o ieithoedd wedi’i nodi yn y cofnod?

Os oes cyfieithydd neu ddehonglydd, cynlluniwch y gosodiad ymlaen llaw. Mae protocol y farnwriaeth ar achosion sy’n defnyddio’r Gymraeg yn pwysleisio profi offer cyfieithu o leiaf saith diwrnod cyn gwrandawiad a sicrhau digon o glustffonau (Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used). Mae profi’r trefniant cyn cyfarfod pwysig yn arfer synhwyrol hefyd.

Yn ystod y recordiad a’r uwchlwytho

Ar ddechrau’r cyfarfod, darllenwch enw’r contract, y dyddiad, y fersiwn a’r cyfranogwyr yn uchel. Pan fo sawl person yn siarad, gofynnwch iddynt nodi eu henw cyn cyflwyno pwynt newydd. Dylai’r cadeirydd grynhoi penderfyniad yn glir: er enghraifft, pwy fydd yn cyflwyno dogfen benodol ac erbyn pa ddyddiad.

Ar ôl hynny, uwchlwythwch y recordiad perthnasol i Speechyou a defnyddiwch enw ffeil cyson, megis 2025-06-12_Contract-X_adolygiad_v3. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Gall hynny fod yn ddefnyddiol i dimau amlieithog, ond nid yw nifer yr ieithoedd yn gwarantu y bydd pob acen, enw, term technegol neu frawddeg gymysg yn gywir.

Mewn cyfarfod Cymraeg-Saesneg, nodwch ble mae iaith yn newid a pha dermau sydd angen cadw eu ffurf wreiddiol. Mae adroddiad terfynol cynllun technoleg iaith Llywodraeth Cymru yn nodi datblygiadau mewn adnoddau adnabod lleferydd Cymraeg a modelau sy’n gallu cydnabod Cymraeg a Saesneg yn yr un frawddeg (Welsh language technology action plan final report). Serch hynny, dylai cyfarfod contract dwyieithog gynnwys adolygiad dynol systematig.

Adolygu’r drafft yn erbyn y contract

Mae adolygiad da yn cymharu’r recordiad, y trawsgrifiad a dogfennau’r contract. Dechreuwch gyda’r geiriau a’r data a all newid ystyr:

• rhifau cymalau, atodiadau a chyfeiriadau;
• symiau, canrannau, unedau a therfynau amser;
• enwau pobl, cwmnïau, gwasanaethau a systemau;
• geiriau fel “nid”, “oni bai”, “rhaid”, “gall” a “bwriedir”;
• unrhyw ddatganiad sy’n awgrymu newid i gwmpas, pris neu rwymedigaeth.

Yna labelwch rannau’r testun fel penderfyniad, risg, cwestiwn agored, cam gweithredu neu gyd-destun. Dylai cam gweithredu gynnwys perchennog a dyddiad targed. Os na nodwyd perchennog, ysgrifennwch “i’w gadarnhau” yn hytrach na dyfalu.

Rhestr wirio rheoli ansawdd

Cyn dosbarthu’r cofnod, cadarnhewch:

• bod teitl, dyddiad, amser a fersiwn y contract yn gywir;
• bod enwau a rolau’r cyfranogwyr wedi’u gwirio;
• bod rhifau, dyddiadau a symiau wedi’u cymharu â’r dogfennau gwreiddiol;
• bod darnau na ellir eu clywed wedi’u marcio, nid eu llenwi â dyfaliad;
• bod penderfyniadau a chamau gweithredu’n wahanol i drafodaeth gyffredinol;
• bod y person priodol wedi cymeradwyo’r fersiwn i’w rhannu.

Dewis dull ar gyfer gwahanol gyfarfodydd

Canllaw gweithredol yw hwn, nid cyngor cyfreithiol. Dylai eich tîm cyfreithiol neu lywodraethu ddewis y trefniant priodol ar gyfer mater penodol.

Allforio, cydweithio a gweithredu

Ar ôl cywiro’r drafft, defnyddiwch statws cyson fel drafft, i’w wirio, wedi’i gymeradwyo neu wedi’i archifo. Dylai’r ddolen at y trawsgrifiad arwain at fersiwn benodol o’r contract ac at restr gamau gweithredu. Ceisiwch osgoi copïau personol a negeseuon e-bost lluosog sy’n creu ansicrwydd ynghylch pa ddogfen sy’n gyfredol.

Mae testun golygadwy yn addas ar gyfer chwilio a golygu. Mae SRT a VTT yn addas ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlau, ond dylid gwirio’r geiriad a’r amseru cyn cyhoeddi. Pan fyddwch yn rhannu’r cofnod, nodwch yn glir beth sydd wedi’i wirio a beth sydd angen cadarnhad.

Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn trafod safonau darparu gwasanaeth, gweithredol a chadw cofnodion, ac yn cynghori cyrff i gyfeirio at eu hysbysiad cydymffurfio penodol (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018). Felly, dylai eich llif gwaith adlewyrchu gofynion eich sefydliad, nid rhagdybiaeth gyffredinol am gydymffurfiaeth.

Cyflwyno’r broses mewn camau bach

1. Dewiswch fath o gyfarfod a diffiniwch y meysydd risg.
2. Cytunwch ar ganiatâd, mynediad, enwau ffeiliau a chyfnodau cadw.
3. Profwch recordiad byr yn Gymraeg, Saesneg neu’r ddwy iaith.
4. Defnyddiwch agenda a chrynodebau penderfyniadau yn ystod y cyfarfod.
5. Adolygwch dermau a all newid ystyr neu rwymedigaeth.
6. Cymeradwywch un fersiwn swyddogol a chofnodwch pwy wnaeth hynny.
7. Casglwch gamgymeriadau cyffredin i wella’r eirfa a’r hyfforddiant.

Persbectif cynnyrch: Corneliu from Speechyou

O safbwynt fi, Corneliu from Speechyou, rydym yn meddwl am drawsgrifio fel rhan o lif gwaith, nid fel botwm sy’n dileu adolygiad dynol. Nod y cynnyrch yw byrhau’r pellter rhwng lleferydd a recordiwyd a thestun golygadwy. Mae Speechyou yn gynnyrch lleferydd-i-destun AI sy’n cefnogi trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, yn ogystal â llifoedd gwaith isdeitlau gyda SRT a VTT. I reolwr contractau, daw’r gwerth ymarferol pan gaiff hynny ei gyfuno â gwirio ystyr, rheoli fersiynau a phroses glir ar gyfer penderfyniadau.

Cwestiynau cyffredin

A yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod cyfreithiol terfynol?

Na ddylid cymryd hynny yn ganiataol. Dylid trin y trawsgrifiad fel drafft nes bod person awdurdodedig wedi gwirio’r sain, enwau, rhifau, cyd-destun a’r penderfyniadau yn erbyn dogfennau’r contract.

Sut dylwn i baratoi cyfarfod adolygu contract dwyieithog?

Nodwch ddewis iaith y cyfranogwyr ymlaen llaw, paratowch eirfa o dermau ac enwau, a chytunwch sut y caiff newid rhwng Cymraeg a Saesneg ei gofnodi. Ar ddiwedd pob mater, gofynnwch i’r cadeirydd ailadrodd y penderfyniad yn glir.

Beth yw’r camgymeriadau mwyaf peryglus mewn trawsgrifiad contract?

Fel arfer, rhifau cymalau, dyddiadau, symiau, enwau ac eiriau fel “nid” neu “rhaid” sy’n haeddu’r sylw mwyaf. Gall camgymeriad bach newid ystyr, felly cymharwch y testun â’r recordiad a’r contract gwreiddiol.

A all Speechyou greu ffeiliau isdeitlau?

Gall Speechyou gefnogi llifoedd gwaith isdeitlau ac allbynnau SRT a VTT. Mae’r fformatau hyn yn ddefnyddiol ar gyfer fideo, ond dylid adolygu’r testun a’r amseru cyn cyhoeddi neu rannu.

Sut dylwn i reoli mynediad at recordiad sensitif?

Dilynwch bolisi eich sefydliad ar ganiatâd, cyfrinachedd, storio a chadw gwybodaeth. Dynodwch bwy sy’n gallu gweld y sain a’r drafft, defnyddiwch enwau ffeiliau clir, a pheidiwch â rhannu fersiwn heb ei gwirio fel pe bai’n gofnod swyddogol.

A yw trawsgrifiad Cymraeg yn gweithio yr un fath â thrawsgrifiad Saesneg?

Gall ansawdd amrywio yn ôl acen, sŵn, nifer y siaradwyr, geirfa arbenigol a’r defnydd o ddwy iaith yn yr un frawddeg. Dylech gynnal prawf byr a chynnwys adolygiad dynol, yn enwedig pan fo’r testun yn gysylltiedig â rhwymedigaeth neu anghydfod.

Y cam nesaf i’ch tîm contractau

Dewiswch un cyfarfod adolygu cymhleth, paratowch eich rhestr termau a’ch rheolau mynediad, ac adolygwch y drafft yn erbyn y sain a’r contract. Os yw’r llif gwaith yn addas i’ch proses, dechreuwch gyda Speechyou.