A transcrição de sessão de mediação pode ajudar o mediador a encontrar rapidamente propostas, prazos e responsabilidades, mas não substitui a ata, o termo de acordo ou a avaliação profissional. O fluxo mais seguro começa antes da reunião: defina a finalidade, informe os participantes, confirme as regras aplicáveis e planeje o armazenamento. Depois, transforme o áudio em texto editável, revise os pontos críticos e compartilhe somente a versão adequada ao destinatário.
O Speechyou é uma ferramenta de IA de fala para texto que transforma fala gravada em texto editável. Também oferece suporte a fluxos de legendas, com saída em SRT e VTT, e atende fluxos de transcrição em 1,700+ idiomas. O mediador pode começar em app.speechyou.com/sign-up.
Principais pontos para mediadores
- A ciência dos participantes e a finalidade do registro devem ser resolvidas antes da gravação.
- A transcrição automática é um rascunho de trabalho, não uma ata pronta.
- Nomes, valores, datas, prazos e compromissos exigem conferência diretamente no áudio.
- Áudio original, texto bruto, texto revisado e resumo devem ser tratados como versões diferentes.
- Caucus, intervalos e conversas privadas precisam de regras próprias.
- Acesso restrito, nomenclatura consistente e registro de versões reduzem erros operacionais.
Planeje o registro antes da sessão
A mediação costuma alternar abertura conjunta, exposição das partes, perguntas, reuniões privadas, negociação e redação de possíveis termos. Antes de escolher uma ferramenta, decida se a sessão inteira será gravada, se apenas certos momentos serão registrados ou se o áudio servirá exclusivamente para preparar notas internas.
Essa decisão deve considerar o contrato de mediação, o regulamento da câmara, as instruções da instituição e o contexto jurídico concreto. Gravações de voz e imagem envolvem dados pessoais. A Resolução Conjunta CNJ/CNMP nº 13, de 24 de setembro de 2025 regula determinados registros audiovisuais em atos processuais e procedimentos extrajudiciais sob presidência institucional, relacionando o tema à proteção de dados e à LGPD. Isso não transforma toda mediação privada em ato judicial: o mediador deve verificar quais regras realmente se aplicam.
Explique, em linguagem compreensível, o que será capturado, para qual finalidade, quem poderá consultar o material e como ele será guardado e eliminado. Informe quando a gravação começar, for pausada e for retomada. Se alguém se opuser, siga o protocolo previamente definido, em vez de improvisar.
Protocolo de preparação
- Use um código interno no nome do arquivo, evitando dados pessoais desnecessários.
- Confirme a autorização ou ciência exigida e registre essa etapa.
- Defina responsáveis pela captura, revisão, aprovação e compartilhamento.
- Teste microfones, conexão, ambiente e espaço disponível.
- Decida antecipadamente se caucuses serão pausados, separados ou não gravados.
- Prepare um canal aprovado para armazenamento e uma convenção de versões.
A Orientação UEPDAP nº 01/2024 destaca que a LGPD não criou, por si só, novas formas de sigilo ou segredo de justiça e recomenda manter as cautelas já adotadas. A orientação também alerta para gravações feitas por dispositivos particulares sem as cautelas correspondentes. Use a fonte conforme o ambiente institucional pertinente; ela não substitui aconselhamento jurídico específico.
Capture e envie o áudio com método
Durante a conversa, o mediador deve prestar atenção às partes, não operar continuamente o equipamento. Ainda assim, pequenos cuidados melhoram a matéria-prima. Posicione o microfone para captar as vozes de modo equilibrado, reduza ruídos, evite alto-falantes muito próximos e peça que os participantes não falem simultaneamente. Em reuniões remotas, confirme qual dispositivo está capturando o áudio e faça um teste curto.
Preserve o arquivo original antes de editar ou converter. Se houver interrupção, crie uma parte identificada, como CASO-2026-03-18-sessao-01-parte-02, e anote o horário aproximado da falha. Não use nomes como “final”, “novo” ou “último áudio”; eles perdem significado quando surgem novas revisões.
No Speechyou, a gravação pode ser convertida em texto editável. Confira o idioma selecionado e mantenha a ligação entre o áudio, a transcrição e o caso correspondente. O suporte a 1,700+ idiomas é útil em sessões multilíngues, mas não elimina a revisão de nomes próprios, expressões idiomáticas, termos jurídicos e mudanças de idioma.
Escolha do fluxo de captura
| Situação | Escolha de fluxo | Benefício prático | Risco a controlar |
|---|---|---|---|
| Sessão presencial | Microfone central ou direcionado | Configuração simples | Vozes distantes ou desiguais |
| Sessão remota | Arquivo da reunião autorizada | Reúne participantes em locais diferentes | Confusão sobre quem controla a gravação |
| Vários idiomas | Separar partes por etapa ou idioma | Facilita a revisão contextual | Identificação errada de idioma ou nome |
| Caucus | Pausar ou criar arquivo separado | Mantém finalidades distintas | Mistura com o registro conjunto |
| Interrupção técnica | Dividir e numerar arquivos | Facilita localizar lacunas | Preencher falas ausentes por suposição |
Revise o texto antes de usá-lo
Uma transcrição automática é um ponto de partida. Em uma negociação, uma palavra pode alterar o alcance de uma proposta, inverter a pessoa responsável ou transformar uma hipótese em compromisso. Por isso, ouça novamente trechos que contenham ofertas, contrapropostas, aceitação, recusa, condições e prazos.
Primeiro, confira a estrutura: data, etapa, participantes e ordem dos arquivos. Em seguida, revise o conteúdo substantivo. Marque [inaudível] quando necessário; não tente completar a frase com base no contexto. Diferencie pergunta, possibilidade, proposta, condição e acordo confirmado.
Mantenha separados três produtos documentais:
- Texto bruto: resultado inicial da conversão de áudio em texto.
- Transcrição revisada: versão conferida contra o áudio, com identificação consistente das falas.
- Resumo ou nota: seleção de informações para uma finalidade e um público determinados.
Se as partes alcançarem um acordo, compare a transcrição com o instrumento formal que foi revisado e assinado. A transcrição ajuda a localizar a passagem relevante, mas não deve ser apresentada automaticamente como substituta do termo final.
Checklist de controle de qualidade
Antes de exportar ou compartilhar, confirme se:
- todas as partes do áudio foram incluídas e estão na ordem correta;
- nomes, representantes, datas, valores, percentuais e prazos foram reouvidos;
- falas simultâneas e trechos inaudíveis estão sinalizados;
- caucuses e intervalos foram tratados conforme o protocolo;
- nenhuma intenção exploratória foi rotulada como acordo;
- as alterações relevantes podem ser comparadas ao áudio original;
- comentários internos foram removidos da versão destinada às partes;
- somente pessoas autorizadas receberam acesso.
Exporte, colabore e mantenha versões
Escolha o formato pela finalidade. Um texto editável facilita a revisão interna. SRT e VTT podem atender a fluxos de legendas autorizados, mas não devem ser confundidos com ata, termo de acordo ou registro probatório. Se a câmara, o tribunal ou a organização exigir nomenclatura, formato ou repositório específico, essa exigência prevalece.
Use nomes previsíveis, como CASO-data-sessao-01-bruta e CASO-data-sessao-01-revisada. Preserve o original, registre quem revisou e indique a data da última alteração. Evite enviar arquivos por contas pessoais ou anexá-los a mensagens com destinatários que não precisam conhecer o conteúdo.
As orientações do TJMG sobre gravação audiovisual de audiências ilustram práticas como identificar arquivos, conferir a integridade após migração, manter backup e limitar acesso em processos sigilosos. O procedimento é específico do tribunal, portanto serve aqui como referência de disciplina documental, não como regra automática para toda mediação.
Implemente em uma equipe pequena
Comece com um piloto autorizado e de finalidade limitada. Mapeie o fluxo atual, escolha uma convenção de nomes, teste a captura, aplique o checklist e só depois amplie. Sempre que possível, separe as funções: uma pessoa acompanha a gravação, outra revisa e alguém autorizado aprova o material compartilhável.
Uma sequência objetiva é:
- mapear ciência, captura, armazenamento, revisão, acesso e descarte;
- criar modelos de nomes, pastas e registro de versões;
- testar uma sessão de baixo risco e preservar o original;
- revisar manualmente números, nomes e compromissos;
- documentar o tratamento de caucuses, falhas e idiomas diferentes;
- treinar a equipe e revisar periodicamente as permissões.
Perspectiva de produto — Corneliu from Speechyou
Na Speechyou, pensamos a transcrição como uma etapa de um fluxo documental, não como um botão que encerra a responsabilidade do profissional. O produto transforma fala gravada em texto editável e oferece suporte a legendas, incluindo SRT e VTT. O suporte a 1,700+ idiomas amplia as possibilidades para equipes que trabalham com participantes multilíngues. Para mediadores, a ferramenta pode evitar que o trabalho comece do zero; a decisão sobre o que está correto, autorizado e apropriado para compartilhar continua sendo da equipe responsável.
Perguntas frequentes
A transcrição de sessão de mediação substitui a ata ou o termo de acordo?
Não. Ela é um texto derivado do áudio e pode conter erros, falas incompletas ou ambiguidades. Use-a para localizar trechos e apoiar a revisão; o documento formal deve seguir as regras do procedimento e ser confirmado pelos responsáveis.
Preciso avisar os participantes antes de gravar a sessão?
Como prática operacional segura, sim: informe finalidade, alcance, acesso e tratamento do material, observando o protocolo aplicável. A Resolução Conjunta CNJ/CNMP nº 13/2025 alerta para riscos de gravações sem ciência prévia em determinados atos de Justiça. O contexto concreto deve ser avaliado separadamente.
Como revisar nomes e valores em uma transcrição automática?
Ouça novamente cada trecho com nomes, números, datas, percentuais, valores, prazos ou termos de negociação. Confirme com a documentação autorizada e marque passagens inaudíveis. Nunca complete uma lacuna por suposição.
O que fazer com o áudio de um caucus?
Defina isso antes da sessão. O caucus pode ser pausado, gravado separadamente ou não gravado, conforme autorização e regras aplicáveis. Se for registrado, restrinja o acesso e não misture seu conteúdo ao registro da sessão conjunta.
O Speechyou gera arquivos para legendas?
Sim. O Speechyou oferece suporte a fluxos de legendas e saída em SRT e VTT, além de transformar fala gravada em texto editável. A adequação depende da finalidade e da revisão humana; uma legenda não é automaticamente um documento jurídico.
Quantos idiomas o Speechyou suporta?
O Speechyou suporta fluxos de transcrição em 1,700+ idiomas. Em sessões multilíngues, revise a identificação do idioma, os nomes, as expressões idiomáticas e o sentido das falas.
Como começar a testar um fluxo de transcrição?
Comece com uma sessão autorizada, finalidade limitada, áudio original preservado e checklist de revisão. Crie uma conta em app.speechyou.com/sign-up e avalie o fluxo segundo as políticas da sua organização.
Para mediadores, a tecnologia funciona melhor quando acompanha um procedimento claro: ciência prévia, captura controlada, revisão humana e compartilhamento restrito. Se esse fluxo fizer sentido para sua prática, conheça o Speechyou em app.speechyou.com/sign-up.