Mae trawsgrifiad sesiwn cymodi yn gallu rhoi drafft testun golygadwy i gyfryngwr ar ôl cyfarfod. Y llif gwaith mwyaf cyfrifol yw cytuno ar bwrpas y recordiad, dal sain glir, trosi’r ffeil, gwirio’r testun yn erbyn y sain, ac yna penderfynu beth sy’n briodol i’w gadw neu ei rannu. Nid yw trawsgrifiad awtomatig ar ei ben ei hun yn gofnod swyddogol nac yn cymryd lle cydsyniad, nodiadau proffesiynol na barn ddynol.
Prif bwyntiau i’w cofio
- Cytunwch ar bwrpas, mynediad a chyfnod cadw cyn dechrau.
- Gofynnwch am ddewis iaith a chofnodwch ef; peidiwch â thybio mai un iaith fydd yn cael ei defnyddio.
- Profwch y meicroffon a sicrhewch fod pob llais perthnasol yn glywadwy.
- Gwiriwch enwau, rhifau, dyddiadau, negyddion a chytundebau yn erbyn y recordiad.
- Cadwch ddrafft mewnol ar wahân i grynodeb neu gofnod a gymeradwywyd.
- Mae Speechyou yn troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy ac yn cefnogi allbwn isdeitlau SRT a VTT.
Cyn y sesiwn: gosod y rheolau
Nid yw’r gwaith yn dechrau wrth bwyso “record”. Diffiniwch yn gyntaf beth rydych am ei gael: nodyn preifat i’ch helpu i baratoi, drafft i’w adolygu gan dîm, neu ddeunydd ar gyfer crynodeb. Mae’r pwrpas yn penderfynu pwy sydd angen mynediad, pa gamau gwirio sy’n angenrheidiol, a pha mor hir y dylid cadw’r ffeiliau.
Esboniwch wrth y partïon:
- a fydd y sesiwn yn cael ei recordio neu a ddefnyddir ffeil bresennol;
- pam mae angen y sain a’r testun;
- pwy all weld y deunydd;
- sut y caiff camgymeriadau eu cywiro; a
- beth fydd yn digwydd i’r ffeiliau ar ôl adolygu.
Cytunwch hefyd sut y caiff egwyliau preifat, trafodaethau ar wahân a chyfraniadau dehonglydd eu trin. Peidiwch â chynnwys sain nad oes ei hangen ar gyfer y pwrpas a nodwyd.
Mae dewis iaith yn rhan o’r cofnod gwaith. Mae Cynllun Iaith Gymraeg HMCTS 2023–26 yn pwysleisio sefydlu a chofnodi dewis iaith yn gynnar. Nid yw’r cynllun yn rheol awtomatig ar gyfer pob cyfryngwr, ond mae’n cynnig egwyddor ddefnyddiol: gofynnwch, cofnodwch, a defnyddiwch y wybodaeth yn gyson.
Paratoi’r sain
Gwiriwch ddyddiad y sesiwn, enwau’r cyfranogwyr, cyfeirnod mewnol a statws unrhyw ffeil. Profwch lefel y sain, y meicroffon a’r cysylltiad cyn dechrau. Mewn ystafell, gosodwch y recordydd mor ganolog â phosibl; ar-lein, sicrhewch fod y ffeil yn cynnwys lleisiau’r cyfranogwyr perthnasol.
Defnyddiwch enwau ffeiliau cyson, megis 2025-03-08_achos-214_sesiwn-01, heb gynnwys data personol diangen. Cadwch y recordiad gwreiddiol ar wahân i’r ffeil waith.
Yn ystod y sesiwn: rheoli cyd-destun
Os yw’r trefniadau’n caniatáu, cyhoeddwch ddechrau’r recordiad a nodwch y dyddiad, y pwrpas a phwy sy’n bresennol. Gofynnwch i bobl beidio â siarad dros ei gilydd, a gwnewch saib pan fo angen egluro pwy ddywedodd beth.
Ni ddylai recordio newid cymeriad y cymodi. Parhewch i reoli troeon siarad, emosiynau a seibiannau fel arfer. Gall distawrwydd, petruster a thôn fod yn berthnasol i ddealltwriaeth y cyfryngwr, ond ni fydd testun plaen yn cyfleu’r holl gyd-destun hwnnw. Defnyddiwch y drafft i ddychwelyd at y sain, nid i gymryd lle gwrando proffesiynol.
Mewn sesiwn Gymraeg a Saesneg, nodwch wrth adolygu ble mae’r iaith yn newid. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru ar dechnoleg y Gymraeg yn nodi bod adnabod Cymraeg a Saesneg yn yr un frawddeg yn her dechnegol gymhleth. Felly, rhowch sylw arbennig i enwau Cymraeg, acenion a thermau cyfreithiol.
Trosi’r recordiad yn ddrafft
Ar ôl y sesiwn, cadwch gopi gwaith o’r sain yn ôl eich trefn fewnol a defnyddiwch Speechyou i’w droi’n destun golygadwy. Mae’r cynnyrch yn cefnogi llifoedd gwaith ar draws 1,700+ o ieithoedd, a all fod yn ddefnyddiol i gyfryngwyr sy’n gweithio gydag unigolion amlieithog. Cadwch y sain wreiddiol nes bod y testun wedi’i wirio.
Cyn derbyn y canlyniad, gwiriwch:
- eich bod wedi dewis y sesiwn gywir;
- bod lleisiau’r cyfryngwr a’r partïon yn bresennol;
- nad yw sain o egwyl breifat wedi’i chynnwys yn ddamweiniol;
- bod y ffeil wedi’i labelu fel drafft; a
- bod y recordiad gwreiddiol ar gael ar gyfer gwrando eto.
Camgymeriad cyffredin yw ymddiried mewn testun sy’n edrych yn daclus. Gall gair coll newid ystyr cynnig, gwrthodiad neu amod. Mae enw, rhif achos neu swm ariannol anghywir yn rheswm i oedi cyn rhannu’r ddogfen.
Adolygu a rheoli ansawdd
Dylai adolygydd sydd â chyd-destun y sesiwn ddarllen y drafft ac wrando ar rannau ansicr. Dechreuwch drwy nodi pwy a gododd bob mater, pa opsiynau a drafodwyd, ac ymhle y gwnaed cynnig neu gytundeb. Yna, gwiriwch y mannau sydd â’r risg fwyaf.
Peidiwch â chywiro sillafu yn unig. Chwiliwch am negyddion, rhifau, dyddiadau, enwau, acronymau, ymadroddion amodol a’r gwahaniaeth rhwng awgrym a chytundeb pendant. Os nad yw rhywbeth yn glywadwy, defnyddiwch [ansicr] neu [enw i’w wirio]; peidiwch â dyfalu.
Rhestr wirio cyn dibynnu ar y testun
- A yw dyddiad, cyfeirnod a fersiwn y ffeil yn gywir?
- A yw pob llais wedi’i briodoli, neu a yw ansicrwydd wedi’i nodi?
- A yw’r Gymraeg, y Saesneg a’r termau cymysg wedi’u cymharu â’r sain?
- A yw enwau, rhifau achos, dyddiadau a symiau wedi’u gwirio ddwywaith?
- A yw cwestiynau, atebion, opsiynau a chytundebau wedi’u gwahaniaethu?
- A yw rhannau sensitif wedi’u trin yn ôl eich gweithdrefn?
- A yw rhywun priodol wedi cymeradwyo unrhyw fersiwn a rennir?
Dewis y llif gwaith cywir
| Sefyllfa | Dewis ymarferol | Prif risg | Allbwn addas |
|---|---|---|---|
| Wyneb yn wyneb | Meicroffon canolog | Pellter a sŵn cefndir | Drafft mewnol |
| Ar-lein | Recordiad o’r cyfarfod neu ffeil sain | Sianel neu lais ar goll | Testun i’w adolygu |
| Dwyieithog | Cadw’r sesiwn lawn a labelu newidiadau iaith | Cymysgu geiriau ac enwau | Drafft â marciau gwirio |
| Gyda dehonglydd | Cytuno pa sianel a gedwir | Dryswch rhwng gwreiddiol a dehongliad | Fersiwn a wirir |
| Crynodeb i’r partïon | Creu crynodeb ar wahân | Rhannu drafft fel ffaith derfynol | Crynodeb neu gofnod cytunedig |
Mewn trefniant sy’n cynnwys dehongli, profwch yr offer ymlaen llaw. Mae protocol y farnwriaeth ar achosion lle defnyddir y Gymraeg yn tynnu sylw at brofi offer cyfieithu a sicrhau bod y trefniadau sain yn ddigonol. Mae’r egwyddor yr un mor berthnasol mewn cymodi: peidiwch â darganfod problem sain ar ôl y sesiwn.
Allforio, rhannu a gweithredu
Dewiswch allbwn yn ôl y dasg. Mae testun golygadwy yn addas ar gyfer adolygu a pharatoi nodyn. Mae Speechyou hefyd yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau gyda fformatau SRT a VTT. Nid yw fformat isdeitlau, fodd bynnag, yn brawf bod y geiriau wedi’u gwirio nac yn gwneud dogfen yn gofnod swyddogol.
Defnyddiwch labeli fel drafft, wedi’i wirio a wedi’i gymeradwyo. Cyfyngwch fynediad i’r bobl sydd ei angen, a rhannwch grynodeb yn hytrach na’r trawsgrifiad llawn pan fo hynny’n ddigonol. Wrth anfon ffeil, nodwch ei statws, pwy a’i hadolygodd a pha recordiad a ddefnyddiwyd.
Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn ymdrin â safonau gwasanaethu, gweithredu a chadw cofnodion, gan gynnwys ystyriaethau data personol. Nid yw’n disodli cyngor ar eich dyletswyddau penodol, ond mae’n atgoffa sefydliadau i gysylltu dewis iaith â’u trefniadau cofnodion.
Dilyniant gweithredu mewn pum cam
- Diffinio: ysgrifennwch bwrpas, cynulleidfa a chyfnod cadw.
- Safoni: crëwch dempled ar gyfer iaith, caniatâd, enwau ffeiliau a phrofi sain.
- Treialu: dechreuwch gyda recordiad byr neu sesiwn risg isel.
- Adolygu: dynodwch berson i wirio iaith, enwau, rhifau a chytundebau.
- Gwella: cofnodwch broblemau sain neu dermau a diweddarwch y broses.
Persbectif cynnyrch: Corneliu from Speechyou
Wrth adeiladu Speechyou, rydym yn meddwl am drawsgrifio fel cam mewn llif gwaith, nid fel ateb awtomatig i bob penderfyniad dogfennu. Mae troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy yn rhoi cyfle i’r defnyddiwr wrando, golygu a phenderfynu beth sy’n briodol i’w gadw. Mae cefnogi 1,700+ o ieithoedd yn helpu llifoedd gwaith amlieithog, ond nid yw’n dileu’r angen am wirio dynol mewn sesiwn sensitif neu ddwyieithog. Mae SRT a VTT yn ddefnyddiol ar gyfer isdeitlau; i gyfryngwr, y cwestiwn pwysicaf yw pa fersiwn sy’n briodol i’w rhannu.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod swyddogol o sesiwn gymodi?
Nac ydy, nid ar ei ben ei hun. Dylid trin trawsgrifiad awtomatig fel drafft i’w wirio yn erbyn y recordiad a’ch gweithdrefnau. Os oes angen cofnod cytunedig, rhaid i berson awdurdodedig benderfynu ar ei gynnwys a’i statws.
A all Speechyou drawsgrifio sesiwn sy’n cynnwys Cymraeg a Saesneg?
Gall Speechyou gefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, ond dylid gwirio sesiwn ddwyieithog yn ofalus yn erbyn y sain. Gall newid iaith, enwau, acenion a siarad ar yr un pryd greu camgymeriadau.
Beth ddylwn i ei wneud cyn recordio?
Cadarnhewch bwrpas y recordiad, cydsyniad, dewis iaith, mynediad a chyfnod cadw. Profwch y meicroffon a’r sianeli sain, a chytunwch sut y caiff egwyliau preifat eu trin.
Sut mae gwirio enwau a rhifau yn y trawsgrifiad?
Chwiliwch am bob enw, dyddiad, cyfeiriad, rhif achos a swm, yna gwrandewch ar y segment cyfatebol. Os nad yw rhywbeth yn glir, marciwch ef fel ansicr yn hytrach na dyfalu.
Pa fformat ddylwn i ei ddefnyddio ar gyfer isdeitlau?
Defnyddiwch SRT neu VTT pan fo angen isdeitlau ar gyfer fideo neu recordiad. Maent yn fformatau isdeitlau, nid yn brawf bod y geiriau wedi’u gwirio. Adolygwch y testun a’r stampiau amser cyn eu cyhoeddi.
A ddylwn i rannu’r trawsgrifiad llawn â’r ddau barti?
Nid o reidrwydd. Mae hynny’n dibynnu ar bwrpas y sesiwn, y trefniadau y cytunwyd arnynt a’ch gweithdrefnau. Penderfynwch a yw nodyn, crynodeb neu gofnod cytunedig yn fwy priodol, a labelwch statws unrhyw ddogfen a rennir.
Dechrau’n ofalus
Os ydych am brofi sut y gall trawsgrifiad sesiwn cymodi ffitio i’ch trefn, dechreuwch gyda recordiad y mae gennych hawl glir i’w ddefnyddio. Adolygwch yr allbwn yn erbyn y sain a chadwch y ffeiliau yn unol â’ch polisi. Gallwch greu cyfrif Speechyou a defnyddio’r testun fel drafft gwaith i’w wirio’n gyfrifol.