Mae trawsgrifiad galwad gwerthu yn troi recordiad o sgwrs â darpar brynwr yn destun golygadwy. I dîm gwerthu, gall hyn wneud anghenion, gwrthwynebiadau, cwestiynau ac ymrwymiadau’n haws eu gwirio—ond dim ond os oes proses glir ar gyfer caniatâd, ansawdd, adolygu a rhannu.
Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, gyda llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Mae hefyd yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlo, gan gynnwys allbwn SRT a VTT. Mae’r canllaw hwn yn canolbwyntio ar y gwaith o amgylch yr offeryn, nid ar y trawsgrifiad yn unig.
Y prif bwyntiau i’w cofio
- Diffiniwch bwrpas y recordiad cyn i’r alwad ddechrau.
- Rhowch wybod i’r cyfranogwyr a dilynwch bolisïau eich sefydliad.
- Cofnodwch ddewis iaith y cyswllt mewn maes cyson yn eich CRM, lle bo hynny’n berthnasol.
- Sicrhewch sain glir a chadwch enwau, rhifau a thermau i’w gwirio.
- Trinwch y trawsgrifiad fel drafft nes iddo gael ei adolygu.
- Tynnwch berchennog a dyddiad allan ar gyfer pob cam nesaf.
- Rhannwch y fersiwn briodol yn unig â’r bobl sydd ei hangen.
Mapio’r llif gwaith gwerthu
Cyn dewis offeryn, disgrifiwch beth sy’n digwydd ar hyn o bryd. Fel arfer, mae cynrychiolydd yn paratoi cyd-destun y cyfrif, yn cynnal yr alwad, yn gwneud nodiadau ac yn diweddaru CRM neu system fewnol. Gall y drefn chwalu pan fo’r alwad yn hir, pan fo sawl person yn siarad, neu pan fo’r sgwrs yn newid rhwng Cymraeg a Saesneg.
Cytunwch beth sydd angen ei gadw ar ôl pob galwad. Gallai’r templed gynnwys:
- broblem neu nod busnes y prynwr;
- meini prawf penderfynu, cyllideb neu amserlen, os cânt eu trafod;
- cwestiynau heb eu hateb a gwrthwynebiadau;
- rhanddeiliaid a phenderfynwyr;
- camau nesaf, gyda pherchennog a dyddiad;
- iaith y sgwrs a dewis iaith y cyswllt ar gyfer cyfathrebu pellach.
Mae’r pwynt olaf yn arbennig o berthnasol i dimau sy’n gwerthu yng Nghymru. Mae canllaw Comisiynydd y Gymraeg yn pwysleisio y dylai fod yn hawdd i bobl roi eu dewis iaith, ac y dylid parchu’r dewis hwnnw (Recording and sharing language choice). Yn ymarferol, mae maes penodol yn y CRM yn fwy dibynadwy na nodyn rhydd mewn e-bost.
Cyn yr alwad: pwrpas a disgwyliadau
Penderfynwch pam mae pob recordiad yn cael ei greu. A yw ar gyfer paratoi dilyniant, trosglwyddo cyfrif, datrys cwestiwn technegol, neu greu fideo demo gydag isdeitlau? Bydd y pwrpas yn penderfynu pa rannau sydd angen adolygiad manwl a phwy ddylai weld y canlyniad.
Rhowch wybod i bawb sy’n cymryd rhan os yw’r alwad yn cael ei recordio. Dilynwch eich polisi mewnol ar ganiatâd, preifatrwydd, cadw data a rhannu gwybodaeth. Gall galwad gynnwys manylion personol neu wybodaeth fasnachol; nid yw ei labelu’n “nodiadau gwerthu” yn dileu’r angen am reolaethau priodol.
Paratowch restr fer o enwau cwmnïau, cynhyrchion, acronau a thermau technegol. Bydd hon yn rhestr wirio i’r adolygydd. Os yw’r cyswllt wedi gofyn am gyfathrebu yn Gymraeg, cofnodwch hynny cyn anfon deunyddiau dilynol.
Galwadau Cymraeg a dwyieithog
Peidiwch â chymryd yn ganiataol mai un iaith fydd yn cael ei defnyddio. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru ar dechnoleg iaith yn nodi bod adnabod llais Cymraeg a Saesneg yn yr un frawddeg yn waith cymhleth, ac y gallai modelau dwyieithog gefnogi cyfarfodydd o’r fath (Welsh language technology action plan final report 2018–2024).
Mae polisi diweddar Comisiynydd y Gymraeg hefyd yn tynnu sylw at bwysigrwydd trawsgrifiadau Cymraeg a chapsiynau, ond yn rhybuddio y gall cofnodion nad ydynt yn nodi pa iaith a ddefnyddiwyd fod yn llai tryloyw (Artificial Intelligence and the Welsh language: The Welsh Language Commissioner’s Regulatory Policy Statement). Felly, labelwch iaith neu newid iaith yn rhan o’r broses adolygu.
Yn ystod y recordiad neu’r llwytho
Mae sain glir yn lleihau gwaith gwirio. Defnyddiwch feicroffon addas, lleihau sŵn cefndir a gofynnwch i gyfranogwyr beidio â siarad dros ei gilydd pan fo pris, dyddiad neu ymrwymiad yn cael ei gadarnhau. Gall enwau, codau a ffigurau fod yn anodd eu dehongli os yw’r sain yn aneglur.
Ar ôl cael y ffeil, defnyddiwch enw safonol fel cwmni-dyddiad-pwnc a nodwch a yw’r fersiwn yn ddrafft neu wedi’i gwirio. Llwythwch y recordiad i Speechyou i’w droi’n destun golygadwy. Mae enwi cyson yn lleihau’r risg o ddiweddaru neu rannu’r cofnod anghywir.
Yn ystod y sgwrs, canolbwyntiwch ar wrando a chadarnhau yn hytrach na theipio pob brawddeg. Ar ddiwedd yr alwad, ailadroddwch yn uchel: pwy fydd yn gwneud beth, erbyn pryd, a pha gwestiwn sydd heb ei ateb. Mae hynny’n helpu’r prynwr ac yn rhoi pwynt cymharu i’r adolygydd.
Ar ôl y trawsgrifiad: adolygu’r drafft
Dylai rhywun sy’n gwybod y cyfrif adolygu’r testun. Gall gair sy’n ymddangos yn rhesymol ar y dudalen fod yn enw brand anghywir, neu gall camddehongliad newid ystyr pris neu ymrwymiad.
Ar gyfer galwad fer, gall darlleniad llawn fod yn briodol. Ar gyfer galwad hir, dechreuwch gyda’r camau gweithredu a’r pwyntiau sy’n dylanwadu ar benderfyniad, pris, dyddiad neu risg. Yna gwrandewch eto ar y darnau perthnasol. Peidiwch â llenwi bylchau drwy ddyfalu; marciwch unrhyw ran ansicr.
Rhestr wirio rheoli ansawdd
Cyn ychwanegu gwybodaeth at gofnod y cyfrif, gwiriwch:
- A yw dyddiad, enw’r cyfrif a’r cyfranogwyr yn gywir?
- A yw enwau, rhifau, cynhyrchion a thermau wedi’u gwirio yn erbyn y sain?
- A yw’r siaradwyr wedi’u priodoli’n gywir?
- A yw newid rhwng Cymraeg a Saesneg wedi’i adnabod?
- A yw gwrthwynebiadau a chwestiynau heb eu hateb yn amlwg?
- A oes gan bob cam gweithredu berchennog a dyddiad?
- A yw ansicrwydd wedi’i farcio yn hytrach na’i ddyfalu?
- A yw’r fersiwn yn addas i’w rhannu?
Dewis y dull cywir
Nid oes angen i bob galwad ddilyn yr un patrwm. Defnyddiwch y tabl hwn i ddewis faint o gofnodi ac adolygu sy’n gymesur â phwysigrwydd y cyfrif.
| Dewis llif gwaith | Pan mae’n addas | Prif berygl | Rheolaeth ymarferol |
|---|---|---|---|
| Nodiadau byw yn unig | Galwad fer a syml | Colli union eiriau’r prynwr | Anfonwch grynodeb i’w gadarnhau |
| Recordio a thrawsgrifio wedyn | Anghenion cymhleth | Anghofio adolygu’r drafft | Neilltuwch amser ar ôl yr alwad |
| Trawsgrifiad llawn a nodyn CRM | Cyfrif strategol | Gormod o wybodaeth yn y CRM | Cadwch y nodyn gweithredu’n gryno |
| Llif gwaith Cymraeg-Saesneg | Marchnad ddwyieithog | Cam-labelu iaith neu derm | Gwirio newid iaith â llaw |
| Allbwn ar gyfer isdeitlau | Demo neu fideo gwerthu | Sillafu neu amseru gwael | Prawfddarllenwch SRT neu VTT ar y fideo |
Allforio, cydweithio a chofnodion
Ar ôl adolygu, gwahanwch y canlyniad yn ôl defnydd: nodyn gweithredu byr ar gyfer dilyniant, trawsgrifiad llawn ar gyfer cyd-destun, neu ffeil SRT/VTT ar gyfer isdeitlau. Nid oes angen i’r un gynulleidfa weld pob fersiwn.
Cytunwch pwy sy’n gallu gweld recordiadau a thrawsgrifiadau, pa mor hir y cânt eu cadw, a phwy sy’n gyfrifol am eu dileu neu eu hadolygu. Defnyddiwch statws syml fel heb ei adolygu, wedi’i wirio neu wedi’i rannu.
Os caiff dewis iaith ei drosglwyddo rhwng gwerthu, gwasanaeth cwsmeriaid a CRM, eglurwch pam mae’r data’n cael ei gasglu, sut y caiff ei ddefnyddio ac â phwy y gellir ei rannu. Mae canllaw’r Comisiynydd yn pwysleisio tryloywder a phwrpas wrth gasglu a rhannu data dewis iaith (Recording and sharing language choice data). Dylid cynnwys anghenion Cymraeg hefyd wrth ddewis neu ddylunio systemau newydd (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018).
Gweithredu mewn pum cam
- Diffiniwch y safon: rhestrwch y meysydd gorfodol ar ôl pob galwad.
- Crëwch dempled: cynhwyswch iaith, statws adolygu, camau a dyddiadau.
- Treialwch sampl: defnyddiwch alwadau byr, hir, swnllyd a dwyieithog.
- Pennwch berchnogaeth: enwch bwy sy’n llwytho, gwirio a diweddaru.
- Adolygwch y broses: nodwch pa gamgymeriadau sy’n ailadrodd a pha gam sy’n arafu’r tîm.
Persbectif cynnyrch gan Corneliu from Speechyou
Fel Corneliu from Speechyou, rwy’n meddwl am drawsgrifio fel pont rhwng sgwrs a gwaith dilynol, nid fel amnewidiad i farn y gwerthwr. Dylai’r llif gwaith ei gwneud yn hawdd symud o leferydd wedi’i recordio i destun golygadwy, tra bod y tîm yn parhau i wirio enwau, termau, siaradwyr ac ymrwymiadau.
Dyna pam mae labelu drafftiau, cadw nodyn gweithredu ar wahân a phrofi samplau o alwadau go iawn yn arferion defnyddiol. Mae Speechyou yn cefnogi trawsgrifiad ar draws 1,700+ o ieithoedd ac allbwn SRT a VTT ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlo. Ar gyfer galwadau Cymraeg neu ddwyieithog, fy argymhelliad yw profi sain sy’n cynnwys eich jargon a’ch enwau eich hun, ac adolygu’r canlyniad cyn ei roi yn y CRM.
Cwestiynau cyffredin
Beth yw trawsgrifiad galwad gwerthu?
Trawsnewid recordiad o alwad gwerthu yn destun golygadwy yw trawsgrifiad galwad gwerthu. Gall helpu tîm i wirio anghenion, cwestiynau a chamau nesaf, ond dylai aelod o’r tîm ei adolygu cyn ei ddefnyddio fel cofnod.
A all Speechyou drawsgrifio galwadau gwerthu yn Gymraeg?
Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Ar gyfer galwadau Cymraeg neu ddwyieithog, profwch sampl o’ch sain a gwirio enwau, termau a newidiadau iaith â llaw.
A ddylwn recordio pob galwad gwerthu?
Nid o reidrwydd. Dylai’r penderfyniad ddilyn bwrpas y recordiad, eich polisi, disgwyliadau’r cyfranogwyr a’r ffordd y caiff data ei gadw a’i rannu. Rhowch wybod i’r cyfranogwyr cyn recordio.
Sut mae tîm gwerthu yn gwirio trawsgrifiad?
Dylai rhywun sy’n gwybod y cyfrif wirio enwau, rhifau, termau, siaradwyr, gwrthwynebiadau a chamau gweithredu. Dylid marcio unrhyw ran ansicr yn hytrach na dyfalu.
Pa fformat ddylwn ei ddefnyddio ar gyfer isdeitlau gwerthu?
Mae SRT a VTT yn fformatau a gefnogir gan Speechyou ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlo. Dewiswch y fformat sy’n cyd-fynd â’ch platfform, ac adolygwch sillafu ac amseru cyn cyhoeddi.
Sut gallaf ddechrau defnyddio Speechyou?
Gallwch ddechrau gyda recordiad o’ch galwad, ei droi’n destun golygadwy yn Speechyou, ac yna ddilyn proses adolygu eich tîm. I ddechrau, ewch i app.speechyou.com/sign-up.
Dechreuwch gyda sampl fach
Dewiswch ychydig o alwadau cynrychioliadol, cytunwch ar y rhestr wirio a nodwch pa wybodaeth sy’n ddefnyddiol i’r tîm. Pan fydd y broses yn glir, gallwch ddechrau gyda Speechyou a throi recordiadau lleferydd yn destun golygadwy ar gyfer eich gwaith gwerthu.