Trawsgrifiad sain ar gyfer cyfreithwyr

Mae trawsgrifiad sain ar gyfer cyfreithwyr yn ffordd ymarferol o droi recordiad o gyfweliad, cyfarfod neu alwad yn destun golygadwy. Gall Speechyou drawsgrifio lleferydd wedi’i recordio i destun ac mae’n cefnogi llifoedd gwaith isdeitlo gydag allbwn SRT a VTT. Y pwynt allweddol yw’r broses: rhaid cadw’r sain wreiddiol, gwirio’r testun yn erbyn y recordiad a chofnodi pwy a adolygodd beth.

Y prif bwyntiau i’w cofio

• Diffiniwch ddiben y recordiad: nodiadau mewnol, cyfweliad, drafft o gofnod neu isdeitlau.
• Cofnodwch ddyddiad, dynodydd ffeil, siaradwyr a’r iaith neu’r ieithoedd a ddefnyddiwyd.
• Sicrhewch ganiatâd a dilynwch bolisïau’r swyddfa ar gyfrinachedd, breintiau a chadw data.
• Adolygwch enwau, dyddiadau, rhifau, negyddiadau, dyfyniadau a thermau cyfreithiol â llaw.
• Marciwch rannau aneglur; peidiwch â llenwi bylchau â dyfaliad.
• Cadwch fersiynau ar wahân: sain wreiddiol, trawsgrifiad drafft a chopi wedi’i gymeradwyo.

Pam mae llif gwaith penodol yn bwysig?

Mae trawsgrifiad yn ddefnyddiol am ei fod yn gwneud sgwrs yn chwiliadwy. Gall cyfreithiwr ddod o hyd i ddyddiad, enw neu benderfyniad heb wrando ar recordiad cyfan. Fodd bynnag, nid yw testun chwiliadwy o reidrwydd yn gofnod gair-am-air cywir. Gall sŵn cefndir, acenion, siaradwyr sy’n torri ar draws ei gilydd, jargon neu newid rhwng Cymraeg a Saesneg greu gwallau ystyrlon.

Mae’r flaenoriaeth yn amrywio yn ôl y defnydd. Mewn cyfweliad â chleient, mae enwau, ffeithiau a chronoleg yn hollbwysig. Mewn cyfarfod tîm, efallai mai penderfyniadau, tasgau a therfynau amser sydd bwysicaf. Mewn datganiad neu wrandawiad, rhaid penderfynu ymlaen llaw a oes angen drafft chwiliadwy, trawsgrifiad llythrennol neu gofnod sy’n bodloni gweithdrefn benodol. Ni ddylid cymysgu trawsgrifio recordiad â dehongli ar y pryd.

Os yw eich gwaith yn cynnwys cyrff sy’n ddarostyngedig i safonau’r Gymraeg, darllenwch eich hysbysiad cydymffurfio a’ch gofynion penodol. Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg ar gyfer Rheoliadau Safonau’r Gymraeg (Rhif 7) yn trafod safonau darparu gwasanaethau, gweithredu a chadw cofnodion. Mae hyn yn dangos pam y dylai dewis iaith a metadata fod yn rhan o’r llif gwaith, nid yn ychwanegiad ar y diwedd.

Cyn recordio neu lanlwytho

Dechreuwch gyda briff byr. Nodwch ddiben y sain, enw neu god yr achos, dyddiad, y cyfranogwyr a’r iaith ddisgwyliedig. Enwch y ffeiliau’n gyson, ond peidiwch â rhoi manylion sensitif diangen yn enw’r ffeil. Dylai’r wybodaeth fanylach fyw yn system rheoli dogfennau’r swyddfa.

Penderfynwch hefyd pa allbwn sydd ei angen. Mae testun golygadwy yn addas ar gyfer chwilio a drafftio mewnol; gall SRT neu VTT fod yn addas ar gyfer fideo a chapsiynau. Cytunwch pwy fydd yn gwrando, pwy fydd yn golygu a phwy fydd yn cymeradwyo. Mae hyn yn atal drafft awtomatig rhag cael ei anfon ymlaen fel dogfen derfynol.

Caniatâd a dewis iaith

Cyn recordio, eglurwch i’r cyfranogwyr fod sain yn cael ei chadw, at ba ddiben y’i defnyddir a phwy all gael mynediad. Dylai eich tîm benderfynu pa ddeunydd y caniateir ei brosesu, gan ba wasanaeth ac am ba hyd. Nid yw offer trawsgrifio yn dileu rhwymedigaethau’r swyddfa o ran cyfrinachedd, diogelu data na breintiau cyfreithiol.

Mewn gwaith dwyieithog, cofnodwch ddewis iaith ar y cyswllt cyntaf. Mae Cynllun Iaith Gymraeg HMCTS 2023–26 yn pwysleisio sefydlu’r dewis hwn a’i gofnodi ar ffeiliau a chofnodion. Nid yw hyn yn bolisi gorfodol i bob cwmni, ond mae’n enghraifft glir o arfer cofnodi da.

Dal neu lanlwytho sain

Mae lleoliad y meicroffon yn aml yn bwysicach na’r rhaglen. Profwch y lefel sain cyn dechrau, gofynnwch i bobl siarad yn eu tro a lleihau sŵn ffan, traffig neu sgyrsiau ochr. Mewn cyfarfod, gall gofyn i bob person ddweud ei enw cyn ateb wneud labelu siaradwyr yn haws.

Os oes recordiad gennych eisoes, gwiriwch mai hwn yw’r fersiwn lawn a chywir. Cadwch gopi gwreiddiol heb ei olygu a pheidiwch â thorri’r dechrau neu’r diwedd os gallai hynny ddileu cyd-destun. Wrth lanlwytho, cofnodwch y ffeil, yr achos, y person a’r dyddiad yn ôl trefn eich swyddfa.

Gall sgwrs gynnwys Cymraeg a Saesneg yn yr un frawddeg. Mae adroddiad terfynol Cynllun Gweithredu Technoleg y Gymraeg Llywodraeth Cymru yn disgrifio gwaith ar fodelau a fyddai’n gallu adnabod y ddwy iaith mewn sgwrs. Mae hefyd yn nodi bod technoleg adnabod lleferydd Cymraeg yn faes sy’n dal i ddatblygu. Felly, dylid gwirio newid iaith, enwau priod a thermau arbenigol yn ofalus.

Adolygu’r testun fel cyfreithiwr

Gwnewch brawf strwythurol yn gyntaf: a yw’r testun yn dilyn trefn y sgwrs, ac a oes darnau coll? Yna gwrandewch yn fanwl ar ffeithiau, rhifau, dyddiadau, negyddiadau, dyfyniadau a chyfarwyddiadau. Dylai person sy’n deall y mater adolygu’r rhannau sy’n debygol o effeithio ar ystyr neu strategaeth.

Defnyddiwch farcwyr safonol, er enghraifft [anghlywadwy 00:14:22], [enw i’w wirio] neu [siaradwyr yn gorgyffwrdd]. Mae hynny’n well na dyfalu. Cadwch eiriau’r siaradwr ar wahân i nodiadau, crynodebau a sylwadau cyfreithiol. Os caiff brawddegau eu llyfnhau er mwyn darllenadwyedd, labelwch y ddogfen fel testun wedi’i olygu, nid trawsgrifiad llythrennol.

Rhestr wirio rheoli ansawdd

Cyn rhannu’r testun, gwiriwch:

1. Mai’r recordiad a’r ffeil achos cywir a ddefnyddiwyd.
2. Bod dechrau, diwedd a darnau perthnasol o dawelwch wedi’u cadw.
3. Bod siaradwyr wedi’u hadnabod neu fod ansicrwydd wedi’i farcio.
4. Bod enwau, rhifau, dyddiadau a thermau wedi’u cymharu â dogfennau ffynhonnell.
5. Bod Cymraeg a Saesneg wedi’u cadw’n gywir, heb newid iaith yn ddiarwybod.
6. Bod dyfyniadau uniongyrchol yn cyd-fynd â’r sain.
7. Bod golygiadau a chrynodebau wedi’u gwahanu oddi wrth eiriau’r siaradwyr.
8. Bod fersiwn, adolygydd a dyddiad cymeradwyo wedi’u cofnodi.

Allforio a chydweithio

Ar ôl adolygu, penderfynwch pwy sydd angen gweld y deunydd. Gall drafft mewnol fod yn wahanol i fersiwn ar gyfer llythyr neu fideo hyfforddi. Cadwch y sain wreiddiol a’r fersiwn a adolygwyd yn y system briodol; peidiwch â thrin ffeil dros dro fel y prif gofnod.

Mae Speechyou yn troi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy ac yn cefnogi SRT a VTT ar gyfer isdeitlau. Mae’n cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, sy’n gallu bod yn ddefnyddiol i dimau sy’n delio â deunydd amlieithog. Serch hynny, dylai rhywun â’r gallu iaith a’r wybodaeth berthnasol wirio’r canlyniad cyn ei ddefnyddio mewn gwaith pwysig.

Mewn gwrandawiad, mae angen cynllunio ar wahân ar gyfer offer cyfieithu a dehongli. Mae protocol y Farnwriaeth ar achosion lle defnyddir y Gymraeg yn tynnu sylw at brofi offer cyfieithu ymlaen llaw mewn rhai amgylchiadau. Nid yw trawsgrifiad recordiad yn disodli’r trefniadau hynny.

Dilyniant gweithredu i gwmni cyfreithiol

1. Dewiswch un defnydd cyfyngedig, megis cyfweliadau mewnol nad ydynt yn cynnwys y materion mwyaf sensitif.
2. Diffiniwch y canlyniad: drafft chwiliadwy, dogfen wedi’i gwirio neu isdeitlau.
3. Crëwch dempled ar gyfer metadata, enwi ffeiliau, mynediad, cadw a dileu.
4. Treialwch recordiadau byr a mesurwch amser adolygu a nifer y cywiriadau, nid cyflymder cynhyrchu testun yn unig.
5. Lluniwch eiriadur o enwau, acronymau a thermau cyfreithiol cyffredin.
6. Adolygwch y broses gyda’r person sy’n gyfrifol am breifatrwydd, technoleg a rheoli cofnodion.

Ar ôl y treial, penderfynwch pa fathau o recordiad sy’n addas, pa rai sydd angen dau adolygydd a phryd na ddylid defnyddio awtomeiddio. Mae dull graddol yn helpu partneriaid, paragyfreithwyr a staff cymorth i wybod eu cyfrifoldebau.

Persbectif Corneliu o Speechyou

Persbectif cynnyrch — Corneliu o Speechyou: Wrth feddwl am ddylunio llifoedd gwaith Speechyou, rydym yn gweld trawsgrifio fel pont rhwng sain a gwaith golygyddol, nid fel amnewid am farn gyfreithiol. Y defnydd craidd yw troi lleferydd wedi’i recordio yn destun y gellir ei olygu, gyda llwybr ar gyfer isdeitlau SRT a VTT. I dîm cyfreithiol, mae gwahaniaethu rhwng drafft cyflym a chofnod wedi’i wirio yn hanfodol. Dylai’r offeryn leihau teipio ailadroddus, tra bo’r swyddfa’n cadw rheolaeth dros adolygu, ffeilio a rhannu.

Cwestiynau cyffredin

A all trawsgrifiad awtomatig fod yn gofnod swyddogol?

Ni ddylid tybio hynny. Defnyddiwch y testun fel drafft i’w wirio yn erbyn y recordiad, a dilynwch y rheolau sy’n berthnasol i’r math penodol o wrandawiad, datganiad neu ddogfen. Cadwch fersiwn yr adolygiad a nodwch pwy a’i gwiriodd.

Sut dylai cyfreithiwr drin enw neu rif sydd yn ymddangos yn anghywir?

Dychwelwch at y sain a chymharwch â’r ddogfen ffynhonnell berthnasol. Os nad yw’n glir, defnyddiwch farciwr fel [enw i’w wirio] yn hytrach na dyfalu. Mae rhif neu ddyddiad anghywir yn gallu newid ystyr y cofnod.

A yw Speechyou yn addas ar gyfer recordiadau Cymraeg a Saesneg?

Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, felly gellir ystyried deunydd amlieithog. Serch hynny, dylid gwirio recordiadau Cymraeg, Saesneg a chymysg yn arbennig o ofalus am newid iaith, acenion, enwau a thermau cyfreithiol.

Pa fformat ddylwn i ei ddefnyddio ar gyfer isdeitlau cyfreithiol neu hyfforddiant?

Mae SRT a VTT yn fformatau perthnasol i lifoedd gwaith isdeitlo. Dewiswch yn ôl y system fideo neu’r platfform derbyn, ac adolygwch amseru, sillafu a darllenadwyedd cyn cyhoeddi. Nid yw fformat isdeitlau ynddo’i hun yn gwneud cynnwys yn gofnod cyfreithiol.

Sut mae diogelu cyfrinachedd wrth ddefnyddio offer trawsgrifio?

Dilynwch bolisïau eich swyddfa ar ddata, breintiau, mynediad a chadw cofnodion. Cadarnhewch pwy sydd wedi’i awdurdodi i brosesu’r sain, pa fersiwn sy’n cael ei chadw a phryd y caiff deunydd dros dro ei ddileu. Peidiwch â lanlwytho recordiad sensitif heb i’r broses gael ei chymeradwyo’n briodol.

Sut gall tîm cyfreithiol ddechrau heb newid ei holl brosesau?

Dewiswch un defnydd cyfyngedig, crëwch dempled metadata a rhestr wirio, a phrofwch recordiadau byr. Mesurwch yr amser a dreulir ar adolygu a chywiro, casglwch enghreifftiau o wallau, ac ehangwch y defnydd dim ond ar ôl cytuno ar reolau mynediad, cadw a chymeradwyo.

Os oes gennych recordiad addas ar gyfer treial mewnol, gallwch ddechrau gyda Speechyou. Cyn defnyddio deunydd cleient neu achos, gwiriwch bolisïau eich sefydliad a chadwch adolygiad dynol yn rhan o’r broses.