Trawsgrifiad cyfarfod cyfreithiol

Pan fo angen cofnodi cyfarfod â chleient, cyfreithiwr neu dîm achos, gall trawsgrifiad cyfarfod cyfreithiol droi recordiad o leferydd yn destun golygadwy. I gynorthwyydd cyfreithiol, mae hynny’n darparu drafft chwiliadwy i’w gymharu â nodiadau, dogfennau a chyfarwyddiadau’r cyfreithiwr. Nid yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod terfynol nac yn brawf o gywirdeb ar ei ben ei hun: rhaid gwirio enwau, rhifau, dyddiadau, negyddion, telerau a phwy ddywedodd beth.

Pwyntiau allweddol i’r swyddfa

• Sicrhewch ganiatâd i recordio a nodwch bwrpas y recordiad.
• Cofnodwch ddewis iaith y cyfranogwyr cyn y cyfarfod.
• Paratowch sain glir, enwau siaradwyr a nodiadau cyd-destunol.
• Trin y testun a gynhyrchir fel drafft i’w adolygu.
• Cadwch y sain wreiddiol, fersiynau’r testun a statws cymeradwyo ar wahân.
• Defnyddiwch destun golygadwy ar gyfer dogfen waith; cadwch SRT a VTT ar gyfer isdeitlau.

Cyn y cyfarfod: diffinio’r cofnod

Dechreuwch drwy benderfynu beth yw diben y cofnod. A yw’n nodyn briffio mewnol, yn rhestr o gamau gweithredu, yn ddrafft o gofnod neu’n ffynhonnell ar gyfer dogfen arall? Bydd hyn yn pennu pwy sy’n adolygu’r trawsgrifiad, pa wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen a ble y dylid ei storio.

Paratowch dempled byr sy’n cynnwys:

1. enw’r mater a chyfeirnod mewnol;
2. dyddiad, amser a’r cyfranogwyr disgwyliedig;
3. yr iaith neu’r ieithoedd a ddefnyddir;
4. pwy sy’n gyfrifol am recordio ac am gymeradwyo;
5. lleoliad storio’r sain a’r testun;
6. enwau, acronymau a thermau anarferol i’w gwirio.

Caniatâd a dewis iaith

Eglurwch ymlaen llaw y bydd sain yn cael ei recordio, pwy fydd yn cael mynediad, sut y caiff y trawsgrifiad ei ddefnyddio a sut i godi gwrthwynebiad. Peidiwch â chymryd yn ganiataol bod pawb yn dewis yr un iaith. Mae cynllun HM Courts & Tribunals Service yn pwysleisio sefydlu dewis iaith yn gynnar a’i gofnodi ar hyd proses achos (HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26).

Os yw safonau’r Gymraeg yn berthnasol i’ch sefydliad, edrychwch ar eich hysbysiad cydymffurfio a’ch polisi penodol. Nid yw canllaw cyffredinol yn disodli’r gofynion hynny. Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn cynghori cyrff i ystyried dewis iaith, cofnodi’r wybodaeth berthnasol a bod yn ymwybodol o ddiogelu data (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018).

Yn ystod y cyfarfod: dal mewnbwn defnyddiol

Profwch y meicroffon cyn dechrau. Mewn ystafell, gosodwch ef fel y gall glywed pob siaradwr; mewn cyfarfod ar-lein, gwrandewch ar brawf byr i sicrhau bod cyfranogwyr pell yn cael eu recordio, nid llais un person yn unig. Lle bo modd, lleihau sŵn ffan, traffig, sgyrsiau ochr a phobl yn siarad dros ei gilydd.

Ar ddechrau’r recordiad, dywedwch enw’r mater, y dyddiad a phwy sy’n bresennol. Gofynnwch i bobl enwi eu hunain cyn siarad. Ailadroddwch sillafiadau, rhifau achos, dyddiadau a chyfeiriadau yn glir. Pan gyfeirir at ddogfen, nodwch ei theitl a’i fersiwn. Os yw rhan o’r drafodaeth oddi ar y record, stopiwch neu farciwch hynny’n benodol.

Mae nodiadau byw yn dal yn ddefnyddiol. Nid oes angen ceisio teipio pob brawddeg; nodwch stampiau amser, enwau ansicr, dogfennau y cyfeiriwyd atynt a phwyntiau i’w gwirio, er enghraifft [gwirio’r rhif am 14:22]. Bydd hyn yn gwneud yr adolygiad yn gyflymach.

Ôl-recordio: cynhyrchu a threfnu’r drafft

Llwythwch y recordiad a ganiateir i Speechyou i’w droi’n destun golygadwy. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, sy’n gallu bod yn ddefnyddiol i dîm sy’n gweithio gyda Chymraeg, Saesneg neu ieithoedd eraill. Serch hynny, rhaid gwirio Cymraeg lleol, enwau personol, enwau lleoedd, termau cyfreithiol a newidiadau rhwng ieithoedd.

Cadwch sain wreiddiol a thestun cysylltiedig o dan yr un cyfeirnod. Peidiwch â golygu dros y ffeil wreiddiol. Defnyddiwch enwau fersiwn fel drafft-1, drafft-2 a cymeradwy, a chofnodwch pwy a olygodd y ffeil a phryd. Ceisiwch osgoi rhoi enw llawn cleient neu fanylion sensitif mewn enw ffeil sy’n cael ei rannu’n eang.

Cyfarfodydd Cymraeg-Saesneg

Gall cyfarfod newid iaith rhwng siaradwyr neu hyd yn oed o fewn yr un frawddeg. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru yn nodi bod modelau sy’n adnabod Cymraeg a Saesneg gyda’i gilydd yn waith cymhleth, ac nad yw’r dechnoleg hon wedi aeddfedu’n llawn (Welsh language technology action plan final report). Felly, cynlluniwch adolygiad manylach ar gyfer recordiadau dwyieithog.

Cadwch yr iaith a ddefnyddiwyd yn hytrach na chyfieithu’n awtomatig. Marciwch segmentau ansicr a defnyddiwch gyfieithydd neu adolygydd iaith cymwys lle bo angen. Mewn gwrandawiad, gall trefniadau dehongli, offer a chyfrinachedd fod yn faterion ar wahân; mae protocol y farnwriaeth ar achosion lle defnyddir y Gymraeg yn cynnwys gofynion cynllunio penodol ar gyfer offer cyfieithu (Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used).

Adolygu a rheoli ansawdd

Dylai’r adolygydd ddarllen y drafft wrth wrando ar y sain, yn enwedig lle gall un gair newid ystyr. Mae angen sylw arbennig i negyddion, amodau, rhifau, dyfyniadau a thermau technegol. Gwiriwch hefyd nad yw dau lais wedi’u huno a bod pob datganiad wedi’i briodoli i’r person cywir.

Defnyddiwch y drefn hon:

1. Cymharwch enwau, sefydliadau, achosion a dogfennau â’r ffynhonnell awdurdodol.
2. Gwrandewch eto ar bob dyddiad, rhif, canran, terfyn amser a chyfeirnod.
3. Marciwch fylchau fel [aneglur]; peidiwch â dyfalu.
4. Gwahanwch ffaith, barn, cynnig a phenderfyniad a gadarnhawyd.
5. Nodwch berchennog pob cam gweithredu a’r dyddiad targed, ond cadarnhewch y rhain gyda chadeirydd y cyfarfod.
6. Cymharwch ddyfyniadau â’r ddogfen wreiddiol.
7. Gofynnwch i’r cyfreithiwr neu’r person awdurdodedig gymeradwyo’r fersiwn berthnasol.

Rhestr wirio cyn rhannu

• Caniatâd, pwrpas a dewis iaith wedi’u cofnodi.
• Y recordiad cywir wedi’i gysylltu â’r mater cywir.
• Pob siaradwr, enw a rôl wedi’u gwirio.
• Rhifau, dyddiadau, negyddion a thermau wedi’u gwrando eto.
• Rhannau aneglur wedi’u labelu, nid eu llenwi â dyfaliad.
• Statws y ddogfen—drafft, dan adolygiad neu gymeradwy—yn amlwg.
• Mynediad, lleoliad a chyfnod cadw yn cyd-fynd â pholisi’r swyddfa.

Allforio a chydweithio

Dewiswch fformat yn ôl y gwaith nesaf. Mae testun golygadwy fel arfer yn fwy addas ar gyfer adolygu a chreu cofnod. Mae SRT a VTT yn ddefnyddiol ar gyfer isdeitlau, nid fel cofnod cyfreithiol awtomatig. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau ac allbwn SRT a VTT.

Wrth anfon drafft, nodwch yn glir at ba ddiben y gellir ei ddefnyddio. Rhannwch fersiwn benodol, nid dolen amwys, a chadwch sylwadau gyda’r ddogfen lle bo modd. Pan fydd y tîm neu statws yr achos yn newid, adolygwch hawliau mynediad.

Diogelu gwybodaeth a chyflwyno’n raddol

Gall recordiad gynnwys data personol, cyngor cyfrinachol neu wybodaeth fasnachol. Cyn defnyddio gwasanaeth, darllenwch delerau a pholisi preifatrwydd Speechyou, a dilynwch bolisi eich cyflogwr. Gwiriwch ble y caiff data ei brosesu, pwy sydd â mynediad, sut mae dileu’n gweithio a pha gyfnod cadw sy’n berthnasol. Nid yw’r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol nac yn sicrwydd o gydymffurfiaeth benodol.

Dechreuwch gyda pheilot mewnol neu fater risg isel y caniateir ei brosesu. Yna:

1. Ysgrifennwch weithdrefn fer ar gyfer caniatâd, enwi, storio a dileu.
2. Pennwch berson recordio a pherson cymeradwyo.
3. Defnyddiwch dempled a’r rhestr wirio uchod.
4. Mesurwch faint o adolygu oedd ei angen, pa enwau neu rifau oedd yn aneglur a pha fformat oedd fwyaf ymarferol.
5. Diweddarwch y broses cyn ehangu’r defnydd.

Persbectif cynnyrch gan Corneliu o Speechyou

Wrth ddylunio Speechyou, rydym yn meddwl am y llif cyfan: symud o leferydd wedi’i recordio at destun y gellir ei olygu, ac yna gadael i’r tîm benderfynu sut i’w wirio, ei ffeilio a’i rannu. Mae cefnogaeth i 1,700+ o ieithoedd yn fwy defnyddiol pan fo’r broses hefyd yn parchu dewis iaith ac yn gwneud adolygiad yn hawdd. I ni, mae hynny’n golygu bod Speechyou yn rhan o broses reoledig—nid yn lle barn broffesiynol na chymeradwyaeth swyddfa.

Cwestiynau cyffredin

A yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod cyfreithiol terfynol?

Nac ydy, nid ar ei ben ei hun. Mae’n ddrafft o destun a gynhyrchir o recordiad. Dylai person awdurdodedig ei gymharu â’r sain a’r dogfennau perthnasol, cywiro camgymeriadau a chadarnhau a yw’r fersiwn yn addas at y diben penodol.

Sut dylwn reoli Cymraeg a Saesneg yn yr un cyfarfod?

Cadarnhewch y dewis iaith ymlaen llaw, nodwch newid iaith yn eich nodiadau a gwiriwch bob segment Cymraeg a Saesneg yn erbyn y sain. Gall adnabod lleferydd dwyieithog fod yn gymhleth, felly peidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd enwau, termau neu frawddegau cymysg yn gywir heb adolygiad.

Beth ddylwn ei wneud os yw enw neu rif yn aneglur?

Peidiwch â dyfalu. Marciwch y man yn y drafft, cofnodwch stamp amser a gwiriwch yn erbyn dogfen wreiddiol neu ofynnwch i’r person perthnasol. Mae [aneglur] dros dro yn fwy diogel na rhoi gwybodaeth anghywir yn y ffeil.

Pa fformat ddylwn ei ddefnyddio ar gyfer gwaith cyfreithiol?

Fel arfer, testun golygadwy yw’r man cychwyn mwyaf ymarferol ar gyfer adolygu a chreu dogfen. Mae SRT a VTT yn fformatau ar gyfer isdeitlau, nid yn awtomatig ar gyfer cofnodion cyfreithiol. Dilynwch safonau a systemau ffeilio eich swyddfa.

A ddylwn ddileu’r recordiad ar ôl cymeradwyo’r testun?

Nid oes ateb cyffredinol. Mae’n dibynnu ar ganiatâd, polisi cadw, gofynion y mater, cyfarwyddiadau’r cleient a rheolau diogelu data. Cadarnhewch y penderfyniad gyda’r person sy’n gyfrifol am lywodraethu gwybodaeth cyn dileu unrhyw ffeil.

Sut gallaf ddechrau mewn ffordd reoledig?

Dewiswch achos peilot addas, ysgrifennwch broses fer ar gyfer caniatâd a storio, a phennwch adolygydd. Defnyddiwch recordiad y caniateir ei brosesu, creu drafft yn Speechyou, cwblhau’r rhestr wirio a chasglu gwersi cyn ehangu’r defnydd.

Os ydych yn gynorthwyydd cyfreithiol am brofi llif gwaith ar gyfer recordiadau a ganiateir, gallwch ddechrau yn Speechyou. Cadwch eich gwiriadau, eich rheolaethau mynediad a’ch cymeradwyaeth ddynol yn rhan o’r broses.