Mae trawsgrifiad cyfarfod cydymffurfiaeth yn troi recordiad o drafodaeth yn destun golygadwy y gellir ei adolygu gan swyddog cydymffurfiaeth, ysgrifennydd y cyfarfod neu berchennog y mater. Y dull mwyaf dibynadwy yw ei drin fel drafft gwaith: diffinio’r pwrpas cyn y cyfarfod, sicrhau recordiad defnyddiol, gwirio enwau a phenderfyniadau yn erbyn y sain, ac allforio’r fersiwn briodol i’ch system gofnodion.
Gall Speechyou droi lleferydd wedi’i recordio yn destun golygadwy, gan gefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700+ o ieithoedd. Nid yw trawsgrifiad awtomatig yn cymryd lle cofnod ffurfiol, cyfieithydd, dehonglydd na barn broffesiynol; mae’n ffordd o greu man cychwyn mwy trefnus ar gyfer adolygu.
Prif bwyntiau i swyddogion cydymffurfiaeth
- Penderfynwch pa benderfyniadau, risgiau a chamau gweithredu sydd angen eu cofnodi.
- Cofnodwch ddewis iaith a chadwch eiriad gwreiddiol y siaradwyr.
- Labelwch yr allbwn fel drafft nes iddo gael ei wirio a’i gymeradwyo.
- Rhowch flaenoriaeth i enwau, rhifau, dyddiadau, negyddion a thermau cyfreithiol wrth adolygu.
- Cadwch y sain wreiddiol, hanes fersiynau a’r fersiwn gymeradwy ar wahân.
- Defnyddiwch SRT neu VTT ar gyfer isdeitlau, nid fel amnewidyn am gofnod penderfyniad.
Pam mae cyd-destun iaith a chofnodion yn bwysig
Gall cyfarfod cydymffurfiaeth gynnwys penderfyniad, amod, perchennog tasg a therfyn amser mewn un gyfnewidfa fer. Mae nodiadau llaw yn gallu cofnodi’r casgliad ond hepgor y rhesymeg, neu briodoli sylw i’r person anghywir. Mae drafft testunol yn rhoi deunydd i’w wirio’n fanwl, yn enwedig pan fydd angen ailystyried beth a ddywedwyd.
Mae’r mater yn fwy cymhleth mewn cyfarfodydd Cymraeg-Saesneg. Mae cynllun iaith HM Courts & Tribunals Service yn disgrifio’r angen i sefydlu dewis iaith yn gynnar a’i gofnodi’n glir ar ffeiliau a chofnodion (HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26). Nid yw hynny’n gosod yr un rhwymedigaeth ar bob cwmni cyfreithiol, ond mae’n enghraifft berthnasol o arfer da: dylai’r iaith a ddefnyddiwyd, a’r dewis iaith perthnasol, fod yn weladwy yn y cofnod.
Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn ymdrin â safonau darparu gwasanaeth, gweithredu, llunio polisi a chadw cofnodion. Mae’r gofynion penodol yn dibynnu ar safonau a hysbysiad cydymffurfio’r corff dan sylw (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018). Felly, gwiriwch eich polisi mewnol a’ch rhwymedigaethau perthnasol cyn gwneud trawsgrifiad yn rhan o broses ffurfiol.
Cyn y cyfarfod: paratoi’r llif gwaith
Dechreuwch drwy ddosbarthu’r cyfarfod. A yw’n bwyllgor risg, yn adolygiad polisi, yn ymchwiliad mewnol neu’n sesiwn dilyniant? Mae lefel y risg yn penderfynu faint o adolygiad dynol, pa gyfyngiadau mynediad a pha ffurf derfynol sydd eu hangen.
Creu briff cofnodi
Dylai’r templed gynnwys:
- enw, dyddiad ac amser y cyfarfod;
- cyfranogwyr, rolau a dewis iaith lle bo’n berthnasol;
- agenda, rhif ffeil neu gyfeirnod mater;
- penderfyniadau disgwyliedig;
- perchennog a dyddiad targed pob cam gweithredu;
- statws y cofnod: drafft, dan adolygiad neu gymeradwy.
Cytunwch ymlaen llaw pwy sy’n trefnu’r recordiad, pwy sy’n adolygu’r testun, pwy sy’n cymeradwyo’r cofnod a ble y caiff y fersiwn derfynol ei chadw. Ni ddylid cymryd yn ganiataol mai un person sy’n gyfrifol am bob cam.
Hysbyswch y cyfranogwyr am y recordiad a dilynwch weithdrefn eich sefydliad ar ganiatâd, mynediad, diogelu data a chyfnod cadw. Ar gyfer cyfarfod sensitif neu ymchwiliad, gwiriwch y sail weithdrefnol gyda’r tîm perthnasol cyn recordio.
Yn ystod y cyfarfod: gwella ansawdd y ffynhonnell
Mae ansawdd yn dechrau gyda sain glir. Lleihau sŵn cefndir, defnyddio meicroffonau priodol a gofyn i un person siarad ar y tro. Dylai pob cyfranogwr ddweud ei enw wrth gyfrannu am y tro cyntaf. Pan fydd enw cwmni, deddfwriaeth, rhif achos neu ddyddiad yn allweddol, gofynnwch i’r siaradwr ei sillafu neu ei ailadrodd.
Ar gyfer cyfarfod dwyieithog, nodwch pa ieithoedd a ddisgwylir a chytunwch sut y caiff newid iaith ei farcio. Cadwch y geiriad gwreiddiol; peidiwch â chyfuno cyfieithiad â’r hyn a ddywedodd y siaradwr heb label clir.
Mae adroddiad Llywodraeth Cymru ar dechnoleg iaith yn nodi bod adnabod Cymraeg a Saesneg o fewn yr un frawddeg yn waith cymhleth ac arloesol sy’n dal i ddatblygu (Welsh language technology action plan final report). Felly, dylai cyfarfod dwyieithog gael adolygydd sy’n gallu gwirio’r ddwy iaith, yn enwedig lle mae’r geiriad yn effeithio ar ystyr neu risg.
Ar ôl recordio: creu drafft y gellir gweithio arno
Cadwch y ffeil sain wreiddiol mewn lleoliad rheoledig cyn ei golygu. Yna defnyddiwch Speechyou i droi’r recordiad yn destun golygadwy. Rhowch enw cyson i’r prosiect a chofnodwch ddyddiad y recordiad, y cyfarfod, yr iaith neu’r ieithoedd, a phwy sy’n gyfrifol am wirio.
Marciwch yr allbwn yn amlwg fel drafft heb ei wirio. Mae hyn yn atal cydweithiwr rhag camgymryd testun awtomatig am gofnod cymeradwy. Wrth ddarllen, tynnwch restr ar wahân o:
- benderfyniadau a’u statws;
- risgiau neu reolaethau a godwyd;
- camau gweithredu, perchnogion a therfynau;
- cwestiynau sydd heb eu datrys;
- dogfennau neu bolisïau y cyfeiriwyd atynt.
Dylai cam gweithredu ateb tri chwestiwn: pwy sy’n gwneud beth, erbyn pryd, a ble y caiff tystiolaeth o gwblhau ei chadw? Mae hyn yn fwy defnyddiol na chrynodeb cyffredinol nad yw’n dangos atebolrwydd.
Adolygiad a rheoli ansawdd
Peidiwch â golygu’r testun ar sail golwg gyflym yn unig. Chwaraewch y sain wrth wirio adrannau sy’n newid ystyr: rhifau, dyddiadau, enwau, geiriau fel “rhaid” a “gall”, ac unrhyw wahaniaeth rhwng “cymeradwywyd” a “cymeradwywyd mewn egwyddor”. Marciwch sain aneglur fel “[angen cadarnhad]” yn hytrach na dyfalu.
Rhestr wirio cyn cymeradwyo
- A yw teitl, dyddiad, amser a chyfranogwyr y cyfarfod yn gywir?
- A yw’r penderfyniadau’n cyfateb i’r recordiad?
- A yw enwau, rhifau achos, deddfwriaeth a thermau Cymraeg wedi’u gwirio?
- A yw pob cam gweithredu yn cynnwys perchennog a dyddiad targed?
- A yw’r Gymraeg a’r Saesneg wedi’u cadw heb newid ystyr?
- A yw ffeithiau, barn, penderfyniadau a thasgau wedi’u gwahanu?
- A yw’r adolygwr, dyddiad adolygu a statws fersiwn wedi’u cofnodi?
- A yw’r cofnod terfynol yn cael ei gadw yn y system gymeradwy?
Dylai’r person sy’n cymeradwyo’r cofnod allu esbonio pa rannau a gafodd eu gwirio a sut yr ymdriniwyd ag ansicrwydd. Mae hynny’n creu llwybr archwilio ymarferol heb honni bod drafft awtomatig yn dystiolaeth berffaith.
Dewis dull cofnodi
Mae’r penderfyniad yn dibynnu ar bwrpas, sensitifrwydd a’r amser adolygu sydd ar gael.
| Dewis llif gwaith | Yn addas ar gyfer | Mantais | Rheolaeth angenrheidiol |
|---|---|---|---|
| Nodiadau llaw yn unig | Cyfarfod byr, risg isel | Proses syml | Gwiriad gan y cadeirydd |
| Recordiad a thrawsgrifiad drafft | Adolygiad risg rheolaidd | Mwy o fanylion i’w gwirio | Adolygiad dynol |
| Trawsgrifiad wedi’i adolygu’n llawn | Penderfyniadau neu ymchwiliadau pwysig | Cofnod testunol mwy eglur | Rheoli fersiynau a chymeradwyaeth |
| Crynodeb o dasgau | Cyfarfod dilyniant | Canolbwyntio ar atebolrwydd | Cadw’r cyd-destun gwreiddiol |
| Drafft Cymraeg-Saesneg gyda marciau iaith | Timau dwyieithog | Cadw’r record wreiddiol | Adolygydd dwyieithog |
Allforio, rhannu a chadw
Dewiswch yr allbwn yn ôl defnydd. Mae testun golygadwy yn addas ar gyfer adolygu a pharatoi cofnodion gwaith. Mae SRT a VTT yn berthnasol i lifoedd gwaith isdeitlau, er enghraifft fideo hyfforddiant mewnol. Nid yw ffeil isdeitlau yn disodli cofnod penderfyniad.
Defnyddiwch enw ffeil sy’n cynnwys dyddiad, cyfeirnod, iaith a statws, fel 2025-06-12-CR04-cy-en-drafft. Peidiwch â throsysgrifo’r fersiwn flaenorol; cadwch hanes newidiadau a nodwch pwy a gymeradwyodd y testun. Rhannwch y fersiwn leiaf sydd ei hangen ar bob derbynnydd, yn hytrach na dosbarthu’r sain lawn yn ddiofyn.
Os oes angen cyfieithu neu ddehongli, defnyddiwch ddarparwr cymwys yn ôl eich gweithdrefn. Mae protocol y farnwriaeth ar achosion sy’n defnyddio’r Gymraeg yn dangos pwysigrwydd cynllunio a phrofi offer ymlaen llaw pan fo dehongli yn rhan o’r trefniadau (Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used). Nid yw trawsgrifiad yn disodli’r gwasanaeth hwnnw.
Cynllun gweithredu pedair wythnos
Wythnos 1: dewiswch un math o gyfarfod, mapio’r data, a chytuno ar fynediad, iaith, cadw a chyfrifoldebau.
Wythnos 2: treialwch ar gyfarfod arferol nad yw’n cynnwys y mater mwyaf sensitif. Mesurwch yr amser recordio, trawsgrifio ac adolygu, a chofnodwch y mathau o wallau.
Wythnos 3: safonwch y templed, y rhestr wirio, yr enwau ffeiliau a’r llwybr cymeradwyo. Dangoswch yn glir rôl y cadeirydd, yr adolygwr a pherchennog y cofnod.
Wythnos 4: adolygwch y broses yn erbyn polisïau cofnodion, diogelu data a’r gofynion iaith sy’n berthnasol i’ch sefydliad. Penderfynwch pa gyfarfodydd sydd angen adolygiad llawn.
Persbectif cynnyrch gan Corneliu from Speechyou
Fel Corneliu o Speechyou, rwy’n meddwl am drawsgrifio fel rhan o lif gwaith, nid fel canlyniad hudolus sy’n gorffen y gwaith. Mae Speechyou wedi’i gynllunio i droi lleferydd wedi’i recordio yn destun y gellir ei olygu, fel bod tîm yn gallu dechrau adolygu a threfnu’r wybodaeth. Mae cefnogaeth i 1,700+ o ieithoedd yn ddefnyddiol i dimau amlieithog, tra bod SRT a VTT yn berthnasol i waith isdeitlau.
Ein hargymhelliad ymarferol yw dechrau’n fach: dewiswch un cyfarfod, cadwch y drafft ar wahân i’r cofnod cymeradwy, a mesurwch faint o wirio sydd ei angen. Mae ansawdd terfynol yn dibynnu ar sain, iaith, termau a’r person sy’n adolygu—nid ar yr offeryn yn unig.
Cwestiynau cyffredin
A all trawsgrifiad cyfarfod cydymffurfiaeth gymryd lle cofnodion ffurfiol?
Na. Mae’n ddrafft manwl y gellir ei olygu a’i adolygu, ond dylai person awdurdodedig wirio a chymeradwyo’r cofnod ffurfiol yn ôl polisi’r sefydliad.
A yw Speechyou yn addas ar gyfer cyfarfod Cymraeg-Saesneg?
Gall Speechyou gefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio mewn 1,700+ o ieithoedd. Mewn cyfarfod dwyieithog, cadwch yr iaith wreiddiol a chynlluniwch adolygiad gan berson sy’n gallu gwirio Cymraeg a Saesneg.
Beth ddylwn i ei wirio gyntaf yn y trawsgrifiad?
Gwiriwch enwau, rhifau, dyddiadau, negyddion, penderfyniadau a chamau gweithredu yn gyntaf. Yna adolygwch dermau polisi, enwau ffeiliau a mannau lle mae’r sain yn aneglur.
Pa fformat ddylwn i ei ddefnyddio wrth allforio?
Dewiswch fformat yn ôl y diben. Mae testun golygadwy yn ddefnyddiol ar gyfer adolygiad, tra bod SRT neu VTT yn addas ar gyfer llifoedd gwaith isdeitlau fideo.
Sut dylwn i reoli mynediad at recordiadau a thrawsgrifiadau?
Defnyddiwch bolisi rheoli dogfennau eich sefydliad: pennwch berchnogion, cyfyngwch fynediad i’r angen busnes, cadwch fersiynau, a chytunwch ar gyfnod cadw cyn dechrau’r treial.
A yw trawsgrifiad yn disodli cyfieithydd neu ddehonglydd?
Na. Pan fo angen cyfieithu neu ddehongli ffurfiol, defnyddiwch y gwasanaeth cymwys a bennir gan eich gweithdrefn. Gall trawsgrifiad helpu i drefnu’r sain a pharatoi deunydd i’w adolygu.
Dechrau’n ofalus
Os hoffech brofi sut mae trawsgrifiad cyfarfod cydymffurfiaeth yn cyd-fynd â’ch proses, dechreuwch gydag un cyfarfod risg isel a defnyddiwch y rhestr wirio. Gallwch ddechrau gyda Speechyou, gan gadw eich rheolau mynediad, adolygu a chadw cofnodion yn ganolog i’r penderfyniad.