Mae trawsgrifiad ar gyfer paralegals yn gallu troi recordiad o gyfweliad, cyfarfod neu alwad yn ddrafft testun y gellir ei olygu. Mae hynny’n helpu gyda llinellau amser, nodiadau achos a pharatoi deunydd i’w adolygu—ond ni ddylid trin trawsgrifiad awtomatig fel cofnod terfynol heb wirio’r sain. Mae Speechyou yn gallu troi lleferydd wedi’i recordio yn destun ac yn cefnogi llifoedd gwaith is-deitlau gyda fformatau SRT a VTT.
Y prif bwyntiau
- Penderfynwch beth yw diben y trawsgrifiad cyn recordio neu lanlwytho.
- Cofnodwch ddewis iaith, pwrpas, dyddiad a statws y ffeil yn glir.
- Rhowch flaenoriaeth i enwau, dyddiadau, symiau, rhifau a thermau cyfreithiol wrth adolygu.
- Defnyddiwch amsernodau a labeli siaradwyr i wneud gwirio’n haws.
- Cadwch y recordiad gwreiddiol ar wahân i’r drafft a’r fersiwn wedi’i gwirio.
- Peidiwch â rhannu deunydd sensitif trwy sianel nad yw eich swyddfa wedi’i hawdurdodi.
Ble mae trawsgrifiad yn ffitio yn y gwaith paragyfreithiol?
Mae paralegals yn aml yn symud rhwng cyfweld cleient neu dyst, paratoi dogfennau, diweddaru cronoleg, nodi tasgau ar ôl cyfarfod a chasglu gwybodaeth ar gyfer cyfreithiwr. Gall ailchwarae recordiad cyfan er mwyn teipio nodiadau fod yn araf, yn enwedig pan fo sawl siaradwr neu iaith yn cael ei defnyddio.
Y cam cyntaf yw diffinio’r defnydd. Efallai mai drafft mewnol sydd ei angen ar gyfer deall cyfarfod. Mewn achos arall, gall fod angen trawsgrifiad manwl o gyfweliad tyst, gyda’r gallu i ddychwelyd at eiliad benodol yn y sain. Mae’r ail sefyllfa’n mynnu adolygiad mwy trylwyr a labelu mwy cyson.
Dylai’r tîm hefyd nodi pwy sy’n gyfrifol am gymeradwyo’r allbwn. Nid yw’r ffaith bod testun yn edrych yn daclus yn profi ei fod yn gywir nac yn addas i’w ddefnyddio mewn dogfen achos.
Cyn recordio: paratoi’r achos
Creuwch gofnod byr cyn dechrau: cyfeirnod mewnol, dyddiad, math y digwyddiad, cyfranogwyr, iaith neu ieithoedd, a diben y trawsgrifiad. Defnyddiwch batrwm enwi cyson, er enghraifft 2025-04-12_achos-184_cyfweliad-tyst. Peidiwch â chynnwys mwy o wybodaeth bersonol yn enw’r ffeil nag sydd ei hangen.
Caniatâd a dewis iaith
Eglurwch beth sy’n cael ei recordio, pam, pwy all gael mynediad a sut y caiff y deunydd ei drin. Dilynwch bolisi’r swyddfa a chyfarwyddiadau’r cyfreithiwr cyfrifol ar recordio, storio a defnyddio offer AI. Nid yw trawsgrifio yn dileu dyletswyddau cyfrinachedd na gofynion diogelu data.
Gofynnwch pa iaith y mae’r person yn dymuno ei defnyddio, a chofnodwch y dewis yn y system berthnasol. Mae cynllun HM Courts & Tribunals Service yn pwysleisio sefydlu dewis iaith yn gynnar a’i gofnodi ar hyd prosesau llysoedd a thribiwnlysoedd (HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26). Dylai cwmnïau preifat wirio pa safonau a pholisïau sy’n berthnasol iddynt, yn hytrach na thybio bod un drefn yn addas i bawb.
Gwiriwch y meicroffon, lefel y sain a sŵn cefndir. Gofynnwch i gyfranogwyr gyflwyno eu henw, a gofynnwch iddynt ailadrodd enwau a rhifau pwysig yn glir. Mewn cyfarfod hybrid, cytunwch na fydd pobl yn siarad dros ei gilydd.
Yn ystod dal neu lanlwytho sain
Ar ôl recordio, gwrandewch ar ddechrau a diwedd y ffeil. Sicrhewch nad oes toriadau, bylchau hir neu sianel sain ar goll. Os oes sawl copi, dewiswch un fel y ffeil wreiddiol a nodwch beth yw’r copïau.
Gellir defnyddio Speechyou i droi lleferydd wedi’i recordio yn destun y gellir ei olygu. Mae’r cynnyrch yn cefnogi llifoedd gwaith ar draws 1,700+ o ieithoedd, sy’n gallu bod yn ddefnyddiol i dimau sy’n gweithio gyda deunydd Cymraeg, Saesneg neu ieithoedd eraill. Serch hynny, dylid disgwyl gwaith adolygu ar gyfer enwau, acenion, jargon, sŵn cefndir a lleferydd sy’n gorgyffwrdd.
Wrth weithio gyda recordiad Cymraeg-Saesneg, nodwch ble mae’r iaith yn newid. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru yn disgrifio cynnydd mewn adnabod lleferydd dwyieithog, ond hefyd yn dangos bod technoleg trawsgrifio Cymraeg yn faes sy’n parhau i ddatblygu (Welsh language technology action plan final report). Felly, dylai’r iaith a’r math o recordiad lywio lefel y gwiriad.
Adolygu drafft AI yn systematig
Dechreuwch gyda’r manylion mwyaf peryglus: enwau pobl a sefydliadau, dyddiadau, symiau, cyfeiriadau, rhifau achos, negyddion a thermau cyfreithiol. Cymharwch nhw â dogfennau awdurdodol yn y ffeil. Gwiriwch hefyd a yw’r labeli siaradwyr yn gywir ac a oes unrhyw ran o’r recordiad ar goll.
Os nad yw gair yn glir, peidiwch â dyfalu. Defnyddiwch farciwr fel [anghlyw 00:14:22], ac ychwanegwch nodyn i ddangos pwy sy’n gyfrifol am gadarnhau’r darn. Cadwch grynodeb neu restr o dasgau ar wahân i’r trawsgrifiad gwreiddiol, fel na chaiff ystyr y dyfyniad ei newid yn anfwriadol.
Rhestr wirio ansawdd
- A yw dyddiad, hyd a ffynhonnell y recordiad wedi’u cofnodi?
- A yw pob siaradwr wedi’i labelu, neu a yw ansicrwydd wedi’i nodi?
- A yw enwau, rhifau a sillafiadau Cymraeg wedi’u cymharu â ffynonellau awdurdodol?
- A yw’r drafft wedi’i wirio yn erbyn y sain, gan gynnwys dechrau a diwedd y ffeil?
- A yw geiriau aneglur wedi’u marcio yn hytrach na’u dyfalu?
- A yw’r fersiwn wedi’i labelu’n glir fel drafft, wedi’i gwirio neu wedi’i chymeradwyo?
- A yw enw’r ffeil, rhif y fersiwn a’r lleoliad storio yn dilyn safon y tîm?
Dewis allbwn ar gyfer gwahanol dasgau
| Nod y gwaith | Mewnbwn | Allbwn ymarferol | Beth i’w wirio |
|---|---|---|---|
| Nodi cyfarfod mewnol | Recordiad sain | Testun wedi’i olygu a nodiadau gwaith | Penderfyniadau a thasgau |
| Adeiladu cronoleg | Galwad neu gyfweliad | Testun gydag amsernodau | Dyddiadau a rhifau |
| Adolygu cyfweliad tyst | Recordiad llawn | Drafft gyda labeli siaradwyr | Gair amwys neu gam-labelu |
| Paratoi fideo | Sain neu fideo | SRT neu VTT | Amseru a sillafu |
| Anfon at gyfreithiwr | Drafft wedi’i adolygu | Dogfen gyda statws a fersiwn | Bod y fersiwn gywir wedi’i rhannu |
Mae Speechyou yn cefnogi testun y gellir ei olygu, ynghyd â SRT a VTT ar gyfer llifoedd gwaith is-deitlau. Mae ffeil SRT neu VTT yn addas i fideo; nid yw hynny’n ei gwneud yn ddogfen achos. Cadwch y recordiad gwreiddiol a nodwch unrhyw olygiadau a wnaed i’r fersiwn a rennir.
Deunydd Cymraeg a dwyieithog
Cadwch drawsgrifiad yn yr iaith a ddefnyddiwyd. Os oes angen cyfieithiad, crëwch fersiwn ar wahân a labelwch hi’n gyfieithiad. Mae hyn yn gwahaniaethu rhwng yr hyn a ddywedwyd a’r hyn a gafodd ei gyfieithu, ac yn helpu’r adolygydd i ddychwelyd at y sain os oes anghydfod.
Mewn materion sy’n ymwneud â’r llysoedd, gall dehongli ac offer cyfieithu fod yn rhan o’r trefniadau swyddogol. Mae protocol y farnwriaeth yn pwysleisio cynllunio a phrofi offer ymlaen llaw, gan gynnwys sicrhau bod digon o glustffonau pan ddefnyddir offer y llys (Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used). Nid yw trawsgrifiad o recordiad yn disodli dehonglydd nac yn newid gofynion gwrandawiad.
Rhannu a chydweithio
Cyn rhannu, rhowch statws amlwg ar y ddogfen: drafft heb ei wirio, wedi’i wirio yn erbyn sain neu wedi’i gymeradwyo ar gyfer defnydd penodol. Ychwanegwch enw’r adolygydd a’r dyddiad. Os oes angen cadarnhad cyfreithiwr ar ddarn, defnyddiwch amsernod a nodyn niwtral yn hytrach na newid y geiriad heb olrhain.
Defnyddiwch sianel a gymeradwyir gan eich swyddfa ar gyfer deunydd sensitif. Cadwch restr o bwy sydd angen mynediad, a dilynwch bolisi’r sefydliad ar gadw a dileu ffeiliau dros dro. Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn cynnwys arweiniad ar safonau gwasanaeth, cadw cofnodion ac ymwybyddiaeth o ddiogelu data (Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018).
Dilyniant gweithredu i’ch tîm
- Dewiswch dasg risg isel, fel cyfarfod mewnol sydd wedi’i awdurdodi.
- Cytunwch ar enw ffeil, statws fersiwn, amsernodau a pherchennog yr adolygiad.
- Profwch recordiad Cymraeg, Saesneg neu ddwyieithog tebyg i’ch gwaith go iawn.
- Cofnodwch pa gamgymeriadau sy’n ailadrodd a pha wiriadau sy’n cymryd yr amser mwyaf.
- Diffiniwch bwy sy’n recordio, lanlwytho, adolygu ac awdurdodi rhannu.
- Ehangwch y broses i gyfweliadau tyst neu ddeunydd mwy sensitif dim ond ar ôl cytuno ar y rheolaethau priodol.
Persbectif cynnyrch: Corneliu from Speechyou
Wrth adeiladu Speechyou, rydym yn meddwl am drawsgrifiad fel cam mewn llif gwaith, nid fel dogfen hudolus sy’n gorffen gwaith y tîm. Ein defnydd craidd yw troi lleferydd wedi’i recordio yn destun y gellir ei olygu, gyda chefnogaeth i 1,700+ o ieithoedd a fformatau SRT a VTT. I baralegal, mae gwerth yr offeryn yn dibynnu ar baratoi sain, adolygu manylion a rheoli fersiynau. Dyna pam na ddylid trin allbwn AI fel copi terfynol heb wiriad dynol.
Cwestiynau cyffredin
A yw trawsgrifiad AI yn addas ar gyfer cyfweliadau tyst?
Gall fod yn fan cychwyn ar gyfer drafft, ond rhaid gwirio’r sain, enwau, rhifau, negyddion a geiriau amwys. Dylai’r cyfreithiwr cyfrifol bennu a yw’r fformat a’r lefel adolygu’n briodol.
Sut dylai paralegal drin recordiad Cymraeg neu ddwyieithog?
Cofnodwch ddewis iaith ac iaith y recordiad. Cadwch y trawsgrifiad gwreiddiol, a labelwch unrhyw gyfieithiad ar wahân. Rhowch sylw arbennig i newid iaith, enwau a thermau lleol.
A all Speechyou greu ffeiliau SRT a VTT?
Gall. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith is-deitlau a fformatau SRT a VTT. Gwiriwch yr amseru a’r geiriad cyn rhannu’r fideo.
A ddylid rhannu trawsgrifiad heb ei wirio â chyfreithiwr?
Os oes rhaid ei rannu, labelwch ef yn glir fel drafft heb ei wirio a nodwch beth sydd heb ei gadarnhau. Dilynwch bolisi’r swyddfa a chyfarwyddiadau’r cyfreithiwr.
Sut mae osgoi camgymeriadau mewn rhifau ac enwau?
Defnyddiwch sain glir, gofynnwch i bobl ailadrodd manylion allweddol, a chymharwch y drafft â dogfennau awdurdodol. Marciwch air aneglur yn hytrach na dyfalu.
Beth yw’r cam cyntaf i gyflwyno trawsgrifiad yn y swyddfa?
Dewiswch dasg risg isel, cytunwch ar dempled enw ffeil a rhestr wirio, a phennwch bwy sy’n adolygu cyn rhannu. Profwch y broses cyn defnyddio deunydd sensitif.
I brofi’r llif gwaith gyda recordiad y mae eich swyddfa wedi awdurdodi ei brosesu, crewch gyfrif Speechyou. Cadwch adolygiad dynol a rheolaethau eich swyddfa yn rhan o’r broses.