--- title: "B2B sölusamtal skráning: betra verkferli fyrir söluteymi" description: "Lærðu hvernig B2B sölusamtal skráning getur hjálpað söluteymum að fanga þarfir, fylgja eftir tækifærum og vinna úr samtölum með skýrri yfirferð og persónuverndarferli." url: "https://speechyou.com/use-cases/is/sales/b2b-solusamtal-skraning" --- B2B sölusamtal skráning getur hjálpað söluteymum að breyta upptökum úr uppgötvunarsímtölum, vörukynningum og stöðufundum í breytanlegan texta. Helsti ávinningurinn kemur þó ekki sjálfkrafa úr gervigreindinni: hann felst í samræmdu verkferli þar sem teymið upplýsir þátttakendur, velur hvað á að varðveita, yfirfer textann og skráir næstu skref í viðeigandi kerfi. Speechyou er AI-tal-í-texta vara sem hægt er að nota til að breyta upptöku tali í breytanlegan texta. Hún styður vinnuflæði á 1,700+ tungumálum og getur einnig nýst í textunarverkefnum með útflutningi á SRT- og VTT-sniði. Fyrir B2B-söluteymi snýst notkunin því ekki um að hætta að hlusta, heldur um að draga úr handvirkri skráningu og gera yfirferð markvissari. ## Helstu atriði fyrir B2B-söluteymi - Setjið tilgang og ábyrgð áður en samtal er tekið upp. - Tilkynnið þátttakendum um upptöku þegar það á við og fylgið samþykktu persónuverndarferli. - Notið upptökuna sem frumgagn, en látið mann yfirfara mikilvægar upplýsingar. - Merkið í textanum þarfir, andmæli, ákvörðunaraðila, tímalínu og næsta skref. - Forðist að setja sjálfkrafa allar upptökur í sameiginlegt vinnusvæði án aðgangsstýringar. - Prófið verkferlið á litlum fjölda samtala áður en það er tekið upp af öllu teyminu. ## Hvar skráning passar inn í söluferlið Sölusamtal er ekki bara samtal milli sölufulltrúa og kaupanda. Það getur verið uppspretta upplýsinga um viðskiptavandann, núverandi lausn, innkaupaferlið, áhættu og væntanlega næstu ákvörðun. Þegar aðeins eru skrifaðar lauslegar minnispunktar eftir fundinn tapast oft samhengi: hver sagði hvað, hvaða skilyrði voru sett og hvaða atriði þurfti að staðfesta síðar. B2B sölusamtal skráning er gagnlegust á stigum þar sem margir taka þátt eða þar sem löng tímalína er frá fyrsta samtali til samnings. Hún getur stutt við: - upphafssímtal til að greina vandamál og forgangsröðun, - vörukynningu þar sem spurningar og andmæli koma fram, - tæknilegt mat með sölu-, vöru- og öryggisteymi, - samningaviðræður og staðfestingu á næstu skrefum, - afhendingu máls frá söluteymi til þjónustu eða innleiðingar. Textinn er þó ekki sjálfur sannleikurinn um viðskiptavininn. Talgreining getur ruglað saman nöfnum, skammstöfunum, vörunöfnum og sértækum hugtökum. Þess vegna á textinn að vera upphafspunktur fyrir staðfestingu, ekki afsökun fyrir því að sleppa eftirfylgni. ## Fyrir samtalið: skilgreinið tilgang og heimildir Áður en upptökutækið er ræst ætti söluteymið að svara þremur spurningum: Af hverju er samtalið tekið upp? Hverjir þurfa að sjá textann? Hversu lengi þarf að varðveita hann? Þessar spurningar hjálpa til við að afmarka magn gagna og draga úr því að upptökur safnist upp án skýrs tilgangs. Reglur Reykjavíkurborgar um hljóðritun sýna gagnlegt verklagsviðmið, þó þær séu ekki sjálfkrafa reglur einkafyrirtækis. Þar kemur fram að viðmælanda skuli tilkynnt um upptöku í upphafi símtals, að aðgangur skuli takmarkast við það sem nauðsynlegt er vegna starfa og að varðveisla og eyðing þurfi að taka mið af tilgangi og reglum. [Reglur um hljóðritun símtala og meðferð persónuupplýsinga](https://reykjavik.is/sites/default/files/2022-06/Reglur%20um%20me%C3%B0fer%C3%B0%20si%CC%81mtalagagna.pdf) eru því góð áminning um að upptaka er einnig upplýsingastjórnunarverkefni. Í framkvæmd er skynsamlegt að láta persónuverndarfulltrúa eða lögfræðing fyrirtækisins meta lagagrundvöll, fræðslu, mögulegar flutningsleiðir gagna og varðveislutíma. [Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga](https://www.althingi.is/lagas/152b/2018090.html) eru opinber uppspretta lagatexta; þessi grein veitir ekki lögfræðilega niðurstöðu fyrir tiltekið fyrirtæki eða samtal. ### Einfalt undirbúningsblað Fyrir hvern fund má nota stutta skrá: 1. Heiti tækifæris og dagsetning. 2. Hlutverk þátttakenda, ekki óþarfa persónuupplýsingar. 3. Tilgangur upptöku og hvernig hún verður notuð. 4. Hvar skráin verður vistuð og hver fær aðgang. 5. Fyrirhugaður eyðingar- eða endurskoðunardagur. 6. Hvaða niðurstöðu þarf að staðfesta eftir fundinn. ## Við upptöku eða upphleðslu Gæði textans ráðast að hluta af hljóðinu. Hvetjið þátttakendur til að tala eitt í einu, nota heyrnartól þegar það á við og forðast að halda hljóðnema of langt frá sér. Ef fundurinn er á fleiri en einu tungumáli ætti fundarstjóri að segja skýrt hvenær tungumálaskipti verða. Það auðveldar síðar leit að lykilatriðum og handvirka yfirferð. Ekki gera ráð fyrir að öll samtöl eigi að fara í sömu vinnsluleið. Innra þjálfunarsímtal, viðkvæm samningaviðræða og opin vörukynning geta haft ólíkan tilgang og ólíkar aðgangsreglur. Notið aðeins upptöku þegar hún styður skilgreint söluverkefni. Eftir upphleðslu í Speechyou fæst breytanlegur texti úr upptökunni. Sölufulltrúinn ætti að skrá upprunalegt skráarheiti, viðskiptatækifæri og fundardag þannig að textinn sé ekki laus í samhengi. Ef textinn er færður í annað kerfi skal ákveða fyrirfram hvort það eigi að vera full afrit, valin málsgrein eða stutt handvirk færsla. ## Yfirferð: frá orðréttu efni í sölugagn Yfirferð þarf ekki að þýða að einhver lesi hvert orð með sama vægi. Hún ætti að vera áhættumiðuð. Byrjið á hlutum sem geta breytt söluákvörðun: fjárhæðum, dagsetningum, vörunöfnum, tæknilegum skilyrðum, nöfnum ákvörðunaraðila og skuldbindingum um næstu skref. ### Gæðaskoðun fyrir birtingu eða deilingu - Er rétt dagsetning og rétt tækifæri tengt textanum? - Eru raddir eða hlutverk þátttakenda rétt auðkennd eftir því sem hægt er? - Eru nöfn, tölur, gjaldmiðlar og tímalínur staðfest? - Hefur óljóst eða óheyrilegt efni verið merkt í stað þess að giska? - Hefur sölufulltrúinn greint þarfir, núverandi stöðu og raunveruleg andmæli? - Eru næstu skref skráð með ábyrgðaraðila og dagsetningu? - Hefur viðkvæmu efni verið eytt úr samantekt sem deilt er víðar? - Er aðgangur að frumupptöku og texta takmarkaður við réttan hóp? Sérstaklega ber að varast að breyta líklegri túlkun í staðreynd. „Viðskiptavinurinn skoðar þetta“ er ekki það sama og „viðskiptavinurinn samþykkti að taka ákvörðun fyrir 15. maí“. Slík nákvæmni skiptir máli í spá, forgangsröðun og afhendingu. ## Hvernig á að velja verkflæði Hér er samanburður á algengum leiðum. Þetta er ákvörðunartafla fyrir verkferli, ekki mat á tilteknum sölukerfum. | Verkflæði | Hentar þegar | Helsti ávinningur | Helsta áhætta | Nauðsynlegt eftirlit | | --- | --- | --- | --- | --- | | Handvirkar minnispunktar | Fáir og stuttir fundir | Engin viðbótarupptaka | Smáatriði tapast | Staðfesting strax eftir fund | | Upptaka og mannleg uppskrift | Fá samtöl með mikla áhættu | Nákvæm stjórn á orðalagi | Tímafrek vinna | Tvöföld yfirferð á lykilatriðum | | AI-textun og mannleg yfirferð | Mörg samtöl og skýr flokkun | Hraðari fyrsta drög | Villur í nöfnum og hugtökum | Gátlisti og handvirk leiðrétting | | AI-textun, stutt samantekt | Teymi þurfa sameiginlegt yfirlit | Auðveldari afhending | Nyansering getur tapast | Halda frumtexta aðgengilegum | | Valin textun eingöngu | Viðkvæm eða afmörkuð samtöl | Minni gagnasöfnun | Upplýsingar utan valins hluta vantar | Skýr regla um val og eyðingu | Speechyou getur verið hluti af AI-textunarleiðinni: upptaka er færð í þjónustuna og talinu breytt í editable text, sem síðan er yfirfarinn af teyminu. Speechyou styður einnig subtitle-vinnuflæði og SRT- og VTT-útflutning, sem getur hentað ef söluteymi framleiðir textaðar vörukynningar eða fræðsluefni. Ekki ætti að túlka slíkan útflutning sem sjálfvirka samþykkt á innihaldi. ## Samvinna, aðgangur og varðveisla Gott söluteymi þarf að vita hvar „endanleg“ útgáfa samtalsins er. Setjið eina ábyrgð á að leiðrétta textann, aðra á að skrá næstu skref í CRM og skýra reglu um hver megi opna frumupptökuna. Ef allir hafa óskilgreindan aðgang verður erfiðara að rekja notkun og fjarlægja gögn þegar tilgangi lýkur. Persónuverndarstefna Kærunefndar útlendingamála nefnir meðal annars tilgang vinnslu, nauðsynlegan geymslutíma, örugga meðferð, miðlun og rétt einstaklinga til aðgangs eða andmæla. [Persónuverndarstefna Kærunefndar útlendingamála](https://www.knu.is/file/2023/03/Personuverndarstefna-2023.pdf) er ekki verklag fyrir söluteymi, en hún sýnir hvaða atriði er gagnlegt að útfæra í eigin stefnu. Hafið varðveislureglu sem er raunhæf: hvaða upptökur þurfa að vera til staðar vegna virks tækifæris, hvaða texti má vera í CRM og hvenær á að eyða frumgögnum? Varist að setja heilar upptökur í tölvupóstþræði eða opin sameiginleg drif. Ef viðskiptavinur biður um aðgang, leiðréttingu eða takmörkun vinnslu skal beiðninni vísað í formlegt persónuverndarferli fyrirtækisins, ekki leyst með tilviljanakenndri eyðingu. ## Innleiðing á fjórum vikum Byrjið á litlum tilraunahópi, til dæmis tveimur sölufulltrúum og einu samtalategund. Fyrsta vikan fer í að velja tilgang, áhættuflokka, tilkynningu til þátttakenda og varðveislureglu. Önnur vikan fer í prófun á hljóði, tungumálum, skráarheitum og yfirferðargátlista. Í þriðju viku skulu nokkur samtöl fara í gegnum allt ferlið: upptaka, upphleðsla, leiðrétting, skráning næstu skrefa, deiling og eyðing eða varðveisla samkvæmt reglunni. Mælið ekki bara tíma; skoðið einnig hvort fundargerðir séu skýrari, hvort villur séu leiðréttar áður en þær rata í CRM og hvort notendur skilji aðgangsreglurnar. Í fjórðu viku má uppfæra leiðbeiningar og ákveða hvaða samtöl eigi alls ekki að taka upp. Úthlutið eiganda verkferlisins, birtið stutta innri handbók og endurmetið reglurnar þegar sölustarf, lög eða verkfæri breytast. ### Hagnýt uppbygging á fundarskrá Látið skrána hafa fastar fyrirsagnir: „Viðskiptavandamál“, „Núverandi lausn“, „Áhrif“, „Ákvörðunaraðilar“, „Andmæli“, „Samþykkt“, „Óvíst“ og „Næsta skref“. Þessi uppbygging gerir samanburð milli tækifæra auðveldari án þess að láta gervigreindina ákveða sjálf hvað sé mikilvægt. ## Sjónarhorn Corneliu frá Speechyou **Corneliu frá Speechyou:** Þegar við hugsum um hönnun á textunarverkflæði leggjum við áherslu á millistigið milli upptöku og nothæfs skjals. Það er freistandi að leita að einni hnappalausn, en söluteymi þurfa yfirleitt skýrt samhengi, mannlega yfirferð og ákvörðun um hverju má deila. Þess vegna ætti Speechyou að vera notað sem verkfæri til að búa til breytanlegan texta úr skráðri ræðu, en teymið sjálft að bera ábyrgð á merkingu, staðfestingu og meðferð gagna. Styrkur þess að styðja 1,700+ tungumál er fyrst og fremst sveigjanleiki fyrir alþjóðleg samtöl; hann kemur ekki í staðinn fyrir gæðaskoðun á sértækum orðaforða hvers fyrirtækis. ## Algengar spurningar ### Hvað er b2b sölusamtal skráning? B2B sölusamtal skráning er ferli þar sem samtal í söluferli er tekið upp eða skráð og breytt í texta sem hægt er að yfirfara og nota í eftirfylgni. Góð framkvæmd felur einnig í sér tilkynningu, aðgangsstýringu, gæðaskoðun og ákvörðun um varðveislu. ### Hvenær ætti söluteymi að nota AI-textun? Hún hentar helst þegar mörg samtöl þurfa að verða að fyrsta textadrögum og teymið hefur tíma til að yfirfara lykilatriði. Fyrir viðkvæm eða mjög afdrifarík samtöl ætti fyrirtækið að meta áhættu sérstaklega og ákveða hvort mannleg uppskrift eða takmörkuð textun henti betur. ### Þarf að láta viðskiptavin vita af upptöku? Það fer eftir aðstæðum, tilgangi, lögum og stefnu fyrirtækisins. Sem varfærnislegt verklag ætti að upplýsa þátttakendur skýrt áður en upptaka hefst og gefa þeim leiðbeiningar um hvernig gögnin verða notuð. Fáið sérstakt mat frá persónuverndarfulltrúa eða lögfræðingi þegar vafi er. ### Hvað á að yfirfara í textanum? Yfirfarið fyrst nöfn, tölur, dagsetningar, vörunöfn, samningsatriði, andmæli og næstu skref. Merkið óskýrt tal í stað þess að giska og berið mikilvægar staðreyndir saman við það sem viðskiptavinurinn hefur staðfest skriflega. ### Getur Speechyou búið til texta á mörgum tungumálum? Speechyou styður transcription workflows across 1,700 languages og getur breytt recorded speech í editable text. Gæði ráðast meðal annars af hljóði, mállýsku, sértækum hugtökum og yfirferð notanda, svo prófun með eigin sölusamtölum er mikilvæg. ### Hvenær er SRT- eða VTT-skrá gagnleg fyrir söluteymi? SRT og VTT henta einkum fyrir textun myndbanda, til dæmis vörukynningar, fræðsluefni eða upptökur fyrir innri söluþjálfun. Fyrir venjulega sölufundaskrá er breytanlegur texti eða stutt handvirk færsla oft eðlilegri lokaafurð. ### Hvernig byrjum við án þess að breyta öllu ferlinu? Veljið eina tegund samtala, skilgreinið gátlista og prófið nokkrar upptökur með litlum hópi. Berið saman tíma, villur og notagildi, lagfærið leiðbeiningarnar og stækkið síðan innleiðinguna aðeins ef ábyrgð, aðgangur og varðveisla eru skýr. Ef söluteymið þitt vill prófa verkflæði fyrir B2B sölusamtal skráning geturðu byrjað á [Speechyou](https://app.speechyou.com/sign-up). Byrjaðu með afmörkuðum samtölum, hafðu mannlega yfirferð og láttu persónuverndarferlið fylgja tækninni frá fyrsta degi.