--- title: "Endurskoðunarfundaskráning með gervigreind: Nákvæmni, öryggi og skilvirkni | Speechyou" description: "Uppgötvaðu hvernig endurskoðendur geta nýtt gervigreind til sjálfvirkrar fundaskráningar. Speechyou eykur nákvæmni, spara tíma og styður við persónuvernd í samræmi við íslensk lög." url: "https://speechyou.com/use-cases/is/finance/endurskounarfundaskraning-audit-meeting-transcription" --- Fyrir endurskoðendur og endurskoðunarfyrirtæki er nákvæm skráning á endurskoðunarfundum ekki bara spurning um góða skipulagningu heldur lögbundin krafa. Hver fundur með viðskiptavini getur innihaldið lykilupplýsingar um ársreikninga, áhættumat eða innra eftirlit. Að missa af einu atriði eða skrá það ranglega getur leitt til mistaka í endurskoðuninni, álitaefna við eftirlitsaðila eða jafnvel brota á persónuverndarlögum. Þess vegna er endurskoðunarfundaskráning með hjálp gervigreindar að verða ómissandi tæki fyrir nútíma endurskoðendur sem vilja auka skilvirkni, nákvæmni og öryggi í vinnuferlum sínum. ## Helstu atriði - Nákvæm fundaskráning minnkar áhættu mistaka og eykur gæði endurskoðunar. - Gervigreindartækni eins og Speechyou getur sjálfvirkt hljóðritun, þýðingar og leit í gögnum. - Öryggi og persónuvernd skipta sköpum; allar vinnslur verða að vera í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. - Tímastjórnun batnar verulega þegar endurskoðendur geta einbeitt sér að greiningu frekar en handvirkri skráningu. - Samvinna og aðgangsstýring gera teymum kleift að vinna saman að gögnum á öruggan hátt. ## Hvers vegna hefðbundin fundaskráning dugar ekki lengur Endurskoðendur eyða miklum tíma í að taka minnispunkta, hlusta aftur á upptökur og yfirfara gögn. Hefðbundin skráning er tímafrek og viðkvæm fyrir mannlegum mistökum. Jafnvel vanir endurskoðendur geta misst af mikilvægum smáatriðum þegar þeir reyna að hlusta og skrifa samtímis. Auk þess styðst endurskoðun við strangar reglur og kröfur um gagnaöryggi, eins og fram kemur í leiðbeinandi tilmælum Fjármálaeftirlitsins um upplýsingakerfi (nr. 1/2012), sem leggja áherslu á að tryggja aðgengi aðeins þeirra sem hafa heimild og að upplýsingarnar séu réttar og óspilltar. Þegar margir fundir eru skráðir handvirkt eykst hættan á að gögn glatist eða skráningar séu ónákvæmar. ## Hvernig sjálfvirk hljóðritun breytir vinnuferlinu ### Áður en fundurinn hefst: undirbúningur og samþykki Áður en hægt er að nota hljóðritunartæki þarf að tryggja að allir fundarmenn séu upplýstir og hafi veitt samþykki. Íslensk lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 krefjast þess að viðmælendum sé tilkynnt um hljóðritun í upphafi fundar. Þetta á við um alla endurskoðunarfundi, hvort sem þeir eru í eigin persónu eða í fjarvinnu. Rétt er að hafa tilbúna staðlaða tilkynningu sem hægt er að lesa upp eða senda fyrir fundinn. ### Meðan á fundi stendur: hljóðritun í rauntíma Þegar fundurinn hefst tekur Speechyou við hljóðinu úr hljóðnema eða kerfishljóði í gegnum Zoom, Teams eða Google Meet. Kerfið vinnur í 1.700+ tungumálum og greinir sjálfkrafa tungumál. Endurskoðendur sem vinna með erlenda viðskiptavini geta fengið hljóðritun á íslensku eða öðru tungumáli sem þeir kjósa. Þetta sparar tíma og dregur úr misskilningi. ### Eftir fund: yfirferð, leit og samantekt Fundarritunin birtist sem texti strax að fundi loknum. Hægt er að leita í textanum að lykilorðum eins og „áhættumat“, „innra eftirlit“ eða „pöntunarkröfur“. Gervigreindin getur einnig búið til samantekt og lista yfir ákvarðanir og aðgerðir. Þetta gerir endurskoðendum kleift að einbeita sér að greiningu og mati í stað þess að skrifa handvirkt. ## Samanburður á skráningaraðferðum | Skráningaraðferð | Kostir | Gallar | Hefur áhrif á öryggi | | --- | --- | --- | --- | | Handvirkar minnispunktar | Lágur kostnaður, engin tækniþörf | Tímafrekt, viðkvæmt fyrir mistökum | Ekkert sérstakt öryggi | | Upptaka og handvirk skrif | Getur náð öllu tali | Tekur tíma að skrifa upp, lítið leitarmöguleikar | Háð öryggi upptöku | | Hljóðritun með gervigreind (t.d. Speechyou) | Fljótleg, nákvæm, leitarmöguleikar, samantekt | Kostnaður við áskrift | Styður aðgangsstýringu og dulkóðun | | Hljóðritun með mannlegum skrifara | Mjög nákvæm | Dýr, hæg, ekki leitarmöguleikar | Háð öryggi skrifarans | ## Gæðaeftirlit og útgáfuferli ### Gæðaeftirlitslisti Eftir að fundarritun er tilbúin ætti endurskoðandi að fara yfir eftirfarandi: - Hefur textinn náð öllum lykilatriðum? (Áhættumat, breytingar á reikningsskilaaðferðum, innra eftirlit osfrv.) - Eru nöfn og tölur rétt skráð? (Töluleg gögn geta verið erfið fyrir gervigreind.) - Hefur tungumál fundar verið rétt greint? (Ef tungumálaskipti eiga sér stað.) - Er textinn nægilega hreinn fyrir skjalavörslu eða útgáfu? (Setja nokkra handvirka lagfæringu ef þarf.) - Eru persónuupplýsingar rétt meðhöndlaðar? (Ef viðkvæmar upplýsingar koma fram.) ### Útgáfuferli Þegar textinn hefur verið staðfestur af endurskoðanda er hægt að flytja hann út í ýmis snið eins og TXT, SRT (fyrirsagnir), VTT (vefmyndbönd) eða JSON. Þetta gerir kleift að nýta efnið í öðrum verkefnum, til dæmis í skýrslugerð eða endurskoðunarskjöl. Aðgangur að útgáfunni ætti aðeins að veita þeim sem hafa heimild með aðgangsstýringu. ## Persónuvernd og gagnaöryggi Endurskoðendur vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar, til dæmis um fjárhag viðskiptavina og starfsmanna. Samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018, sem byggja á reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 (GDPR), verður að tryggja öryggi gagna. Reykjavíkurborg hefur sett reglur um hljóðritun símtala sem taka til allra stafrænna samskipta og leggja áherslu á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi. Þessar reglur eru gott viðmið fyrir endurskoðunarfyrirtæki. Speechyou styður aðgangsstýringu, þannig að teymi geta stillt heimildir fyrir hvern notanda og deilt fundarskrám á öruggan hátt. ## Reynsla af þróun Speechyou „Í Speechyou leggjum við áherslu á að gera hljóðritun eins óaðfinnanlega og mögulegt er fyrir fagfólk eins og endurskoðendur. Við sáum að margir endurskoðendur þurfa að vinna með gögn frá mörgum fundum á sama tíma og þurfa að geta leitað fljótt í þeim. Þess vegna erum við með leitarvirkni sem vinnur yfir allar skrár. Einnig styðjum við fjölbreytt snið eins og SRT og VTT sem henta vel ef efnið á að nota í kynningum eða skýrslum. Við reynum að gera ferlið frá upptöku til útgáfu eins slétt og hægt er, með áherslu á öryggi og persónuvernd frá byrjun.“ — Corneliu frá Speechyou ## Tíðar spurningar ## Hagræðing vinnuferla endurskoðenda með stafrænni fundaskráningu Fyrir endurskoðendur snýst skilvirk fundaskráning ekki einungis um að fanga orðræðu heldur að byggja upp gagnagrunn sem styður við áhættumat, eftirlit og skýrslugerð. Með því að samþætta stafræna fundaskráningu inn í daglega vinnu geta endurskoðendur aukið nákvæmni, sparað tíma og styrkt rekjanleika. Hér að neðan eru hagnýtar leiðbeiningar sem sníða að þörfum endurskoðenda. ### Aðlaga skráningarferlið að mismunandi fundargerðum Ekki allir endurskoðunarfundir eru eins. Sumir snúast um stefnumótandi áætlanir, aðrir um uppgjör eða innra eftirlit. Því er mikilvægt aðlaga skráningu að hverjum fundi fyrir sig: - **Stöðufundir og ráðstefnur:** Notaðu sjálfvirka hljóðritun til að ná öllu tali, en taktu stutta handvirka punkta um mikilvægar ákvarðanir eða fresti. Síðar er hægt að leita í textanum til að finna þessi atriði. - **Viðtöl við viðskiptavini eða sérfræðinga:** Í viðtölum er oft mikið af upplýsingum sem þarf að fanga nákvæmlega. Hér kemur hljóðritun að góðum notum, sérstaklega ef talað er um tölur eða tæknileg hugtök. Það er góð venja að bera saman textann við eigin punkta eftir viðtalið. - **Vinnufundir innan teymis:** Á vinnufundum er oft rætt um nálgun, aðferðir og skiptingu verkefna. Hljóðritunin þjónar sem sameiginleg skrá yfir umræður og ákvarðanir, sem auðveldar aðkomu nýrra teymismeðlima eða skjölun fyrir næstu endurskoðun. ### Skipuleggja gögnin fyrir skilvirka leit í framtíðinni Endurskoðendur safna miklu af fundargögnum yfir árið. Til að nýta þau sem best er gott að skipuleggja þau strax frá upphafi: - **Merkja fundi eftir verkefnum:** Notaðu merki eða flokka til að tengja fundi við ákveðin verkefni eða viðskiptavini. Þannig er hægt að leita að öllum fundum er varða eitt tiltekið endurskoðunarverkefni. - **Notaðu stöðluð leitarorð:** Þegar þú leitar í texta getur verið gagnlegt að nota sömu leitarorð og koma fram í endurskoðunaráætlun eða áhættumati. Dæmi: „innra eftirlit“, „áhættumat“, „breytingar á reikningsskilaaðferðum“. Þetta tryggir að mikilvægir þættir gleymist ekki. - **Vista samantektir sérstaklega:** Margar hljóðritunarlausnir bjóða upp á sjálfvirka samantekt. Vistaðu hana sérstaklega, til dæmis sem PDF, og tengdu við fundartextann. Þetta gerir ýmsum kleift að fá hratt yfirlit án þess að þurfa að lesa allan textann. ### Hagræða samþykktarferlinu Fundargerðir þurfa oft að vera staðfestar af fundarmönnum. Með stafrænni skráningu er hægt að flýta þessu ferli: - **Sendu textann strax eftir fund:** Því fyrr sem fundarmenn fá textann, því betri líkur eru á að þeir muni eftir smáatriðum og staðfesti hann fljótt. - **Notaðu yfirlitsverkfæri:** Margar lausnir gera kleift að deila texta og fá undirritun eða staðfestingu rafrænt. Þetta sparar pappír og tíma. - **Skráðu breytingar:** Ef einhver bendir á ónákvæmni eða vantar upplýsingar, skráðu breytingarnar og uppfærðu textann. Það er mikilvægt að halda útgáfusögu til að geta fylgst með breytingum yfir tíma. ### Dæmi um notkun við gerð skýrslu Þegar unnið er að ársreikningi eða endurskoðunarskýrslu er oft þörf á að vísa í fyrri fundi. Segjum að þú hafir haldið marga fundi með viðskiptavini um mat á birgðum. Með því að leita í texta með leitarorðinu „birgðamat“ færðu upp allar umræður, ákvarðanir og tölur sem snúa að birgðunum. Þetta spara klukkutíma í að grafa upp upplýsingar og dregur úr hættu á að gleyma einhverju. Með þessum aðferðum verður fundaskráningin ekki bara verkefni sem þarf að afgreiða heldur verðmætt gagnasafn sem styður við ákvarðanatöku, eftirlit og skýrslugerð. ### Hvað er endurskoðunarfundaskráning? Endurskoðunarfundaskráning er ferlið við að skrifa upp og varðveita texta úr endurskoðunarfundum, þar sem rætt er um ársreikninga, áhættumat, innra eftirlit og önnur endurskoðunartengd mál. ### Hvernig tryggir Speechyou nákvæmni í hljóðritun? Speechyou notar gervigreind til að greina og skrifa upp tal. Notendur geta farið yfir textann og lagfært ef þörf krefur. Nákvæmni er mest í stöðluðu tali og ef engin bakgrunnshljóð er. ### Er Speechyou í samræmi við íslensk persónuverndarlög? Speechyou styður aðgangsstýringu og dulkóðun til að hjálpa notendum að fylgja lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Notendur bera ábyrgð á því að upplýsa fundarmenn um hljóðritun. ### Get ég notað Speechyou fyrir fundi á mörgum tungumálum? Já, Speechyou styður yfir 1,700+ tungumál og getur greint tungumál sjálfkrafa. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir endurskoðendur sem vinna með erlenda viðskiptavini. ### Hvernig flyt ég fundarritun út úr Speechyou? Hægt er að flytja texta út í sniðunum TXT, SRT, VTT og JSON. Þetta gerir kleift að nýta gögnin í skýrslugerð, kynningum eða skjalavörslu. ### Er mögulegt að deila fundarskrám með teyminu mínu? Já, Speechyou býður upp á samvinnu og aðgangsstýringu. Þú getur deilt fundarskrám með tilteknum notendum og stillt heimildir. ## Hvernig á að byrja 1. Búðu til aðgang á Speechyou. 2. Stilltu upptökur fyrir endurskoðunarfundi. 3. Upplýstu fundarmenn um hljóðritun. 4. Taktu upp fundinn með Speechyou. 5. Yfirfærðu og staðfestu textann. 6. Flyttu út í viðeigandi snið eða deildu með teyminu. Prófaðu Speechyou ókeypis í dag og upplifðu hvernig gervigreind getur breytt vinnuferlum þínum. [Skráðu þig ókeypis á Speechyou](https://app.speechyou.com/sign-up)