--- title: "Guía práctica para recrutadores: software de transcripción de entrevistas e xestión documental en RRHH" description: "Descubre como o software de transcripción de entrevistas axuda a recrutadores galegos a documentar, avaliar e cumprir coa normativa de protección de datos. Guía con consellos…" url: "https://speechyou.com/use-cases/gl/human-resources/software-de-transcripcion-de-entrevistas" --- Se es recrutador, sabes que unha entrevista non acaba cando a persoa candidata sae pola porta. O que realmente importa é o que fas coa información: como a rexistras, como a comparas e como a usas para tomar decisións. O software de transcripción de entrevistas convértese aquí nunha ferramenta central, non só por comodidade, senón porque permite documentar con precisión e acelerar a avaliación sen perder detalles. Antes de elixir unha solución, convén entender que neste proceso hai que xogar con dúas prazas: a eficiencia na xestión de recursos humanos e o cumprimento da normativa de protección de datos, especialmente vixiante en Galicia, onde a Xunta regula con detalle o expediente persoal electrónico (Resolución do 5 de decembro de 2023). ### Aspectos clave que debes coñecer - A transcrición automática elimina a necesidade de escribir durante a entrevista, liberando a túa atención para a escolta activa e a observación. - O texto xerado pode ser buscado, etiquetado e comparado, o que facilita a criba e a xustificación das decisións de contratación. - En Galicia, as voces gravadas son datos persoais; a transcrición debe respectar o GDPR e as instrucións da Dirección Xeral da Función Pública. - A posibilidade de xerar resumos e puntos de acción de forma automática aforra horas de traballo manual. - A integración con formatos de subtítulos (SRT, VTT) permite reutilizar as transcricións en formación ou en procesos de selección inclusivos. - A colaboración en equipo é real: podes compartir transcricións sen saír da plataforma, mantendo un único rexistro auditable. ## Que fai exactamente o software de transcripción de entrevistas? Un software de transcripción de entrevistas converte a voz gravada (ou en directo) en texto editable. A diferenza dos sistemas de recoñecemento de voz xenéricos, estas ferramentas están deseñadas para capturar conversas longas, con varios falantes e con terminoloxía técnica de recursos humanos. Non se trata só de "pasar a audio a texto". O valor real está en como ese texto se integra no teu fluxo de selección: podes buscar palabras clave ("liderado", "traballo en equipo"), extraer frases literais para a avaliación, e mesmo obter un resumo estruturado sen ter que escoitar a gravación enteira. ### O fluxo de traballo antes, durante e despois da entrevista **Antes**: Preparas a entrevista cun guión. Sabes que vas gravar, así que avisas á persoa candidata e obtés o seu consentimento. Este paso non é burocrático; é legal. A Axencia Española de Protección de Datos lembra que a voz é un dato biométrico se se trata para identificación única, pero en RRHH consideramos o contido da conversa como dato persoal común. **Durante**: Usas a gravación integrada na plataforma de transcrición (ou un ficheiro subido). Non escribes. Míraslle á persoa, tomas notas mentais e, se precisas, apuntas un marcador temporal mental. A ferramenta xa está a traballar. **Despois**: A transcrición aparece en segundos. Revisas o texto, corrixes posibles erros (especialmente con nomes propios ou termos ténicos galegos), e solicitas un resumo. A partir de aí, decides se esa persoa avanza ou non. ## Cando falla a transcrición manual e como evitala O erro máis común dos recrutadores é confiar na memoria. Unha entrevista de 45 minutos xera centos de datos. Sen un rexistro literal, as avaliacións vólvense imprecisas e, ás veces, inxustas. A transcrición manual (tomar notas a man) ten tres fallas principais: 1. **Omisión**: Escríbese só o que se lembra, non todo o que se dixo. 2. **Esgo**: As notas reflicten a percepción do recrutador, non a resposta real. 3. **Tempo**: Revisar notas manuscritas para comparar candidatos é lento e subxectivo. O software de transcripción automatizada resolve estes problemas, pero introduce outros que debes xestionar: - **Precisión con acentos e dialectos**: Se entrevistas en galego, asegúrate de que a ferramenta admite o idioma con bo rendemento. Speechyou soporta máis de 1,700+ linguas, pero convén probar con mostras do teu contexto. - **Ruído ambiente**: Unha sala con eco ou dous falantes ao mesmo tempo degrada a calidade. Sempre que poidas, grava cun micrófono externo. - **Termos técnicos**: Palabras como "competencias transversais" ou "entrevista por competencias" poden ser mal interpretadas. Revisa sempre a transcrición final. ### Lista de control de calidade para transcricións de RRHH - A transcrición recolle cada palabra pronunciada? (Non só resumos) - Identifica correctamente quen fala? (Aínda que sexa basicamente) - O texto é buscable por palabras clave? - A ferramenta permite engadir etiquetas ou notas? - Podes exportar en TXT, SRT ou VTT segundo necesites? - O resumo xerado reflicte as ideas principais sen inventar? - A gravación orixinal está dispoñible para verificar? ## Como integrar a transcrición no expediente persoal electrónico A Xunta de Galicia vén de publicar instrucións moi claras sobre o contido, uso e acceso ao expediente persoal electrónico (Resolución do 5 de decembro de 2023). Este documento regula como se deben almacenar e xestionar os datos dos empregados públicos, pero o enfoque pode transplantarse a calquera empresa que queira boas prácticas. Segundo a guía de xestión documental da Xunta, os documentos transcritos (incluídas as entrevistas) deben: - Ser almacenados nun repositorio seguro, con control de acceso. - Conservarse durante o tempo legalmente establecido (normalmente dous anos tras finalizar o proceso, salvo que a persoa candidate a un posto na administración). - Estar dispoñibles para a súa consulta por parte da persoa interesada, se esta o solicita. O software de transcrición convértese así nunha ferramenta de gobernanza documental, non só de comodidade. Se exportas a transcrición en formato JSON, podes integrala directamente no teu sistema de xestión de RRHH. | Fase do proceso | Como axuda a transcrición | Documento xerado | | --- | --- | --- | | Criba curricular | Transcrición da entrevista telefónica previa | Texto buscable con palabras clave | | Entrevista en profundidade | Rexistro literal + resumo automático | TXT + resumo accionable | | Entrevista técnica | Transcrición con marcadores de tempo e códigos de preguntas | SRT ou VTT para revisión | | Avaliación por panel | Transcrición compartida no espazo de traballo | Documento colaborativo con comentarios | | Comunicación de resultados | Extracción de frases para feedback á persoa candidata | Exportación a JSON para integración | | Almacenamento | Conservación segura no repositorio | Ficheiro con metadatos de data, nome e posto | ## A perspectiva de Corneliu desde Speechyou Na nosa experiencia deseñando Speechyou, un dos aspectos que máis nos sorprendeu ao traballar con recrutadores foi a súa obsesión pola palabra exacta. Un recrutador non necesita un resumo que lle diga "o candidato ten habilidades de comunicación"; necesita ver a frase literal: "En tres ocasións mencionou que resolve conflitos facendo reunións un a un". Por iso centramos os nosos esforzos en dúas cousas: primeiro, garantir que a transcrición sexa fiel, con soporte para máis de 1,700+ linguas, porque en Galicia traballamos con candidatos que poden falar galego, castelán, inglés ou mesmo portugués. Segundo, ofrecer a posibilidade de xerar resumos estruturados e puntos de acción de forma opcional, sen que se perda nunca a transcrición literal. O recrutador elixe se quere o texto completo ou só as ideas principais. Sabemos tamén que a colaboración é clave. Unha entrevista non a valora unha soa persoa; compártese co equipo. Por iso Speechyou permite crear espazos de traballo onde varios membros acceden ás mesmas transcricións. Non se trata só de tecnoloxía, senón de deseñar unha ferramenta que se adapte ao fluxo real da contratación. ## Preguntas frecuentes sobre transcrición de entrevistas en RRHH ### 1\. É legal gravar e transcribir entrevistas de traballo en Galicia? Si, sempre que informes á persoa candidata e obtés o seu consentimento explícito para a gravación e a transcrición, indicando o fin (selección de persoal). A voz é un dato persoal segundo o Regulamento Xeral de Protección de Datos, e así o recollen fontes como Arias Avogados. ### 2\. Podo usar a transcrición como proba nun proceso de selección? Si, a transcrición literal serve como rexistro obxectivo do que se dixo. Con todo, non substitúe a avaliación humana. É un documento complementario. ### 3\. Que formato de saída debo escoller para o meu expediente de RRHH? Depende do teu sistema. TXT é o máis sinxelo, pero JSON permite integración automatizada. SRT e VTT son útiles se queres reutilizar a entrevista para formación ou subtítulos. Speechyou soporta todos estes formatos. ### 4\. O software de transcrición entende o galego? Si, Speechyou soporta miles de linguas, incluído o galego. Non obstante, convén verificar que o recoñecemento de voz da túa versión concreta funciona ben co teu acento. Sempre podes usar a proba gratuíta. ### 5\. Cantas transcricións podo facer ao día? Proba Speechyou gratis durante 3 días. Para volumes superiores, existen plans adaptados. ### 6\. Como aseguro que os datos dos candidatos están seguros? A plataforma dispón de medidas de seguridade empresariais, pero o recomendable é que, ademais, almacenes as transcricións nun repositorio interno con control de acceso baseado nos roles dos usuarios (recrutador, xestor, administración). ### 7\. Podo compartir a transcrición co meu equipo sen saír da ferramenta? Si, os espazos de traballo permiten colaborar en tempo real, comentar e decidir sen necesidade de enviar ficheiros por correo electrónico. ## Conclusión: unha ferramenta que cambia a túa forma de recrutar O software de transcripción de entrevistas non é un luxo tecnolóxico; é unha necesidade para calquera recrutador que queira ser eficiente, obxectivo e cumprir coa normativa. Libera a túa atención para o realmente importante: as persoas. Permíteche documentar con exactitude, buscar con rapidez e colaborar sen friccións. En Galicia, onde a xestión documental e a protección de datos están moi reguladas, contar cunha ferramenta que xere rexistros fiables e buscables é a mellor decisión que podes tomar. [Comeza a usar Speechyou de balde](https://app.speechyou.com/sign-up) e descubre como as túas entrevistas pasan de ser unha lembranza a ser un documento de traballo.