---
title: "Sovitteluistunnon transkriptio: käytännön opas sovittelijalle"
description: "Opas sovittelijoille sovitteluistunnon tallentamiseen, transkriptioon, laaduntarkistukseen, tietoturvaan, jakamiseen ja säilyttämiseen."
url: "https://speechyou.com/use-cases/fi/legal/valimiesmenettelyn-transkriptiot"
---

Mediation session transcription tarkoittaa sovitteluistunnossa tallennetun puheen muuttamista muokattavaksi tekstiksi. Sovittelijalle se on ennen kaikkea tarkistettava työaineisto: sen avulla voi palata keskustelun yksityiskohtiin, rakentaa aikajanaa ja valmistella neutraalin muistion. Automaattista tekstiä ei kuitenkaan pidä pitää sellaisenaan virallisena pöytäkirjana, osapuolen sitovana lausumana tai oikeudellisena johtopäätöksenä.

Speechyou on AI-pohjainen puheentunnistus- ja transkriptiotuote, jolla tallennettu puhe voidaan muuttaa muokattavaksi tekstiksi. Se tukee transkriptiotyönkulkuja 1,700+ kielellä sekä tekstitysten SRT- ja VTT-muotoja. Sovittelussa tärkein kysymys ei silti ole vain se, saadaanko puhe tekstiksi, vaan miten tallennus, tarkistus, käyttöoikeudet ja säilytys järjestetään.

**Keskeiset huomiot sovittelijalle**

-   Määrittele tallennuksen tarkoitus ja osallistujille annettava tieto ennen istuntoa.
-   Päätä erikseen, tallennetaanko yhteinen istunto, erilliset keskustelut vai vain yhteenveto.
-   Säilytä alkuperäinen ääni, tarkistettu transkriptio ja sovittelijan muistio erillisinä aineistoina.
-   Tarkista puhujat, nimet, numerot, kiellot, ehdot ja epäselvät kohdat alkuperäisestä äänestä.
-   Merkitse tekstin asema luonnokseksi tai työaineistoksi, jos sitä ei ole erikseen vahvistettu.
-   Käytä hyväksyttyä jakelukanavaa ja rajaa vastaanottajat käyttötarkoituksen mukaan.

## Mitä hyötyä transkriptiosta on sovittelijalle?

Sovittelija kuuntelee samanaikaisesti osapuolten sisältöä, tavoitteita, vuorovaikutusta ja neuvottelun etenemistä. Käsin kirjoitetut muistiinpanot ovat aina valikoivia ja voivat viedä huomiota keskustelusta. Haettava tekstiversio helpottaa palaamista tiettyyn teemaan, aikaleimaan tai puheenvuoroon istunnon jälkeen.

Transkriptio voi tukea esimerkiksi seuraavia tehtäviä:

-   tapahtumien ja sovittujen jatkotoimien aikajanan rakentaminen;
-   seuraavan tapaamisen valmistelu;
-   sovittelijan oman muistion luonnostelu;
-   nimien, päivämäärien ja osapuolten esittämien kysymysten tarkistaminen;
-   monikielisen keskustelun kohtien paikantaminen.

Hyöty syntyy vasta ihmisen tekemän tarkistuksen jälkeen. Häiriöäänet, päällekkäinen puhe, murteet, erikoistermit ja tulkkaus voivat muuttaa tekstin merkitystä. Oikeudellisessa työssä yksittäinen väärin tunnistettu numero tai kielto voi olla olennaisempi kuin kokonaisen kappaleen sujuva ulkoasu.

Oikeusministeriön lausuntotiivistelmässä kuva- ja äänitallenteiden nähtiin voivan tukea oikeusturvaa ja oikeudenkäynnin tehokkuutta, mutta samalla siinä nostettiin esiin yksityisyyden, tallenteiden julkisuuden ja toteutuksen kysymykset ([Henkilötodistelun vastaanottaminen kuva- ja äänitallenteelta hovioikeudessa](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/items/e79325cf-b461-467a-9cbf-4997c87d3ba2)). Tämä ei tee sovittelutallenteesta automaattisesti virallista aineistoa, vaan osoittaa, miksi tallentamisen pelisäännöt on suunniteltava etukäteen.

## Suunnittele käyttötarkoitus ennen istuntoa

Aloita yhdelle sivulle kirjattavasta päätöksestä. Vastaa ainakin näihin kysymyksiin:

1.  **Mitä tallennetaan?** Koko yhteinen istunto, tietty osuus, sovittelijan yhteenveto vai myös erilliset caucus-keskustelut? Älä käsittele kaikkia osuuksia automaattisesti samalla tavalla.
2.  **Kuka saa käyttää aineistoa?** Erottele sovittelija, osapuolet, avustajat, tulkki ja hallinnollinen henkilöstö.
3.  **Mihin tekstiä käytetään?** Työmuistioon, seuraavan tapaamisen valmisteluun, faktantarkistukseen vai osapuolille lähetettävään luonnokseen?
4.  **Milloin aineisto poistetaan tai säilytetään?** Noudata toimeksiantoa, organisaation ohjeita ja sovellettavia velvoitteita.
5.  **Miten osallistujille kerrotaan?** Kerro tallennuksesta, tekstin teknisestä luonteesta, tarkistuksesta ja mahdollisesta jakamisesta selkeästi.

Kirjaa lisäksi, kuka tekee lopullisen laaduntarkistuksen ja missä muodossa aineisto luovutetaan. Jos sovittelutoimistolla on vakiolomake tai tallennusohje, käytä sitä lähtökohtana. Erillinen päätös on hyödyllinen myös silloin, kun joku osapuoli vastustaa tallennusta: silloin voit vaihtaa suunnitelmallisesti käsin tehtäviin muistiinpanoihin tai vain sovittelijan laatimaan yhteenvetoon.

### Tee lyhyt ennakkotesti

Testaa mikrofoni, huoneen kaiku, etäosallistujien ääni ja mahdollinen tulkkaus ennen varsinaista istuntoa. Käytä aluksi neutraaleja puhujatunnisteita, kuten “Sovittelija”, “Osapuoli A” ja “Avustaja B”. Oikeat nimet voi lisätä tarkistusvaiheessa, jos se on tarpeellista.

Asianajajien tietoturvaohjeessa korostetaan, että tekoälyjärjestelmää käytettäessä asiakkaiden luottamuksellisia tietoja ei saa paljastaa ulkopuoliseen käsittelyyn. Ohjeen mukaan palvelun ja järjestelmän tiedonkäsittely on selvitettävä ennen käyttöä ([Informationssäkerhetsguide](https://asianajajat.fi/wp-content/uploads/2025/03/B-05.2-Informationssakerhetsguide-styrelsen-23.11.2018-uppdat.-12.12.2019-24.9.2021-14.12.2023-och-19.4.2024-giltig-fr.o.m.-1.6.2024.pdf)). Ohje on suunnattu asianajajatoimintaan, mutta periaate on sovittelijallekin hyödyllinen: tarkista organisaation hyväksyntä, palvelun ehdot ja aineiston käsittely ennen luottamuksellisen tallenteen lataamista.

## Hallitse tallennus ja lataus istunnon aikana

Ilmoita tallennuksesta istunnon alussa ja kerro, milloin tallennus alkaa ja päättyy. Jos mukaan tulee uusi osallistuja, varmista, että hän saa saman tiedon. Pidä tauot, sivukeskustelut ja epäviralliset vaihdot erillään, jos niitä ei ole tarkoitus sisällyttää aineistoon.

Äänen laatu ratkaisee paljon. Pyydä osallistujia puhumaan yksi kerrallaan, sijoita mikrofonit lähelle puhujia ja vähennä taustamelua. Etäistunnossa varmista, että kaikkien äänet päätyvät tallenteelle. Jos järjestelmä tuottaa useita äänilähteitä, kirjaa käytetty kokoonpano osaksi tiedoston metatietoja.

Nimeä tiedosto johdonmukaisesti ja vältä tarpeettomia henkilötietoja nimessä, esimerkiksi `asia-2025-06-istunto-02`. Säilytä alkuperäinen äänitiedosto muuttumattomana. Lataa vain sovittu istunnon osa ja pidä epäviralliset sivukeskustelut erillään. Jos keskustelu sisältää suomea, ruotsia, englantia ja tulkkausta, merkitse kielet jo tarkistusprosessissa.

Speechyou tukee 1,700+ kieltä, joten se voi sopia monikielisen sovittelun tekstityönkulkuun. Kielituki ei kuitenkaan poista tarkistamisen tarvetta: erisnimet, murteet, juridiset ilmaukset ja käännösten vivahteet on kuunneltava kriittisissä kohdissa alkuperäisestä äänestä.

### Toimi, jos tallennus epäonnistuu

Tekninen varasuunnitelma kannattaa tehdä ennen ensimmäistä käyttöä. Jos ääni katkeaa, älä täydennä puuttuvaa kohtaa muistista sellaisena kuin se olisi sanatarkka lausuma. Merkitse tapahtuma työmuistioon, säilytä mahdollinen osatallenne ja kerro tarkistusvaiheessa, mitä aineistosta puuttuu.

Jos puhujia ei voi erottaa, käytä epävarmaa tunnistetta ja tarkista kohta käsin. Jos tiedosto latautuu kahteen kertaan, nimeä versiot heti äläkä anna rinnakkaisten tekstien sekoittua. Pieni poikkeamaloki — päivämäärä, ongelma, vaikutus ja tehty korjaus — helpottaa seuraavan istunnon valmistelua ja osoittaa, miten aineistoa on käsitelty.

## Pidä kolme aineistoa erillään

Sovittelijan työssä on hyödyllistä erottaa kolme eri asiaa:

-   **Äänitallenne** on alkuperäinen lähde.
-   **Transkriptio** on puheentunnistuksen tuottama ja ihmisen korjaama tekstiversio.
-   **Muistio** on sovittelijan laatima jäsennelty yhteenveto, jossa voidaan kuvata teemoja ja jatkotoimia.

Sekoittaminen aiheuttaa helposti väärinkäsityksiä. Luonnos voidaan tulkita viralliseksi kannanotoksi, tiivistelmästä voidaan etsiä sanatarkkaa lainausta tai alkuperäinen tallenne voi kadota versioiden alle. Käytä tiedostonimissä selkeitä tunnisteita, kuten `alkuperainen`, `tarkistettu-transkriptio` ja `sovittelijan-muistio`. Lisää päiväys, tarkistaja ja käyttötarkoitus. Jos tekstiä muokataan myöhemmin, säilytä versiohistoria tai kirjaa muutokset.

## Tarkista transkriptio järjestelmällisesti

Ensimmäisellä kierroksella tarkista tallenteen kattavuus: puuttuuko alusta, lopusta tai tauon jälkeisestä osuudesta jotakin? Toisella kierroksella tarkista puhujat. Väärä puhujatunniste voi muuttaa väitteen merkityksen kokonaan.

Kolmannella kierroksella kuuntele nimet, yritykset, sopimusnimikkeet, rahamäärät, päivämäärät, kiellot ja ehdolliset ilmaukset. Älä arvaa epäselvää sanaa, vaan merkitse esimerkiksi `[epäselvä 00:34:12]`. Aikaleima tekee tarkistuksesta nopean ja antaa seuraavalle lukijalle mahdollisuuden palata lähteeseen.

### Laadunvarmistuksen tarkistuslista

-   Tallenne kattaa juuri sovitun istunto-osuuden.
-   Puhujatunnisteet ovat oikein tai tarkoituksella neutraaleja.
-   Päällekkäinen puhe, tulkkaus ja epäselvät kohdat on merkitty.
-   Nimet, numerot, päivämäärät ja oikeudelliset termit on kuunneltu äänestä.
-   Epävarmat kohdat sisältävät aikaleiman eivätkä arvausta.
-   Sivukeskustelut on rajattu sovitun käyttötarkoituksen mukaisesti.
-   Tarkistaja ja tarkistuspäivä on kirjattu.
-   Vastaanottajille lähtevä versio on merkitty luonnokseksi, jos se ei ole vahvistettu.

Kansallisarkiston digitointiohje korostaa käsittelyketjun, metatietojen, alkuperän ja laadun dokumentointia ([Kansallisarkiston ohje](https://www.finlex.fi/api/media/authority-regulation/921734/mainPdf/main.pdf?timestamp=2026-05-07T09%3A23%3A24.000Z&typeDiscriminator=the-national-archives-of-finland)). Ohje ei koske suoraan yksityistä sovittelutallennetta, mutta sen ajattelutapa sopii myös kevyempään työprosessiin: tiedä, mikä on alkuperäinen tiedosto, kuka teki muutokset ja milloin.

## Valitse käsittelytapa tilanteen mukaan

| Työnkulku | Milloin se sopii | Keskeinen riski | Käytännön kontrolli |
| --- | --- | --- | --- |
| Ei tallennusta | Tallentamiseen ei ole hyväksyntää tai tarvetta | Yksityiskohdat unohtuvat | Kirjaa päätökset heti istunnon jälkeen |
| Koko yhteinen istunto | Tarvitaan haettava työaineisto | Sivukeskustelut päätyvät mukaan | Rajaa osiot ja käyttöoikeudet etukäteen |
| Vain yhteenveto | Halutaan dokumentoida sovittelijan oma selostus | Osapuolten sanat eivät säily | Merkitse aineisto sovittelijan yhteenvedoksi |
| Erilliset tiedostot | Käytössä on tulkkaus tai useita ryhmiä | Versiot sekoittuvat | Käytä vakioitua nimeämistä ja kansiorakennetta |
| Kommentoitava luonnos | Osapuolet tarkistavat nimet tai faktat | Luonnos näyttää viralliselta | Lisää luonnosmerkintä ja kommentointiohje |

## Vie ja jaa vain tarkoituksenmukainen versio

Säilytä alkuperäinen tallenne erillään tarkistetusta tekstistä. Käytä muokattavaa tekstiversiota, kun tarkoitus on valmistella muistio tai tehdä sisäistä tarkistusta. Speechyou tukee lisäksi SRT- ja VTT-muotoja, jotka soveltuvat tekstitystyönkulkuihin esimerkiksi koulutus- ja tiedotusvideoissa; ne eivät yleensä ole sovitteludokumentin ensisijainen muoto.

Jaa vain se versio, jonka sovittu käyttötarkoitus sallii. Rajaa vastaanottajat, tarkista käyttöoikeudet ja käytä organisaation hyväksymää jakelukanavaa. Älä oleta, että sähköpostin liite on oikea ratkaisu luottamukselliselle aineistolle. Kirjaa, mikä versio lähetettiin, kenelle ja millä päivämäärällä.

Jos aineisto aiotaan arkistoida pitkäksi aikaa, pyydä organisaation arkisto- ja tietosuojavastaavalta ohje. Kansallisarkiston periaatteiden valossa alkuperää ja käsittelyketjua ei pidä olettaa itsestään selviksi. Älä hävitä ääntä vain siksi, että automaattinen teksti näyttää valmiilta.

## Ota työnkulku käyttöön kuudessa vaiheessa

1.  **Rajaa pilotti:** aloita yhdestä yhteisestä aloitusistunnosta tai muusta vähäriskisestä osuudesta.
2.  **Arvioi aineisto:** tunnista henkilötiedot, liikesalaisuudet, tulkkaus ja sivukeskustelut.
3.  **Sovi pelisäännöt:** kerro tallennuksesta, käyttötarkoituksesta, vastaanottajista ja poistamisesta.
4.  **Testaa tekninen ketju:** äänitä lyhyt näyte, tee transkriptio ja tarkista ääni sekä tekstin rakenne.
5.  **Nimeä tarkistaja:** yksi vastuuhenkilö kuuntelee kriittiset kohdat ennen jakamista.
6.  **Arvioi ja laajenna:** dokumentoi virheet, korjaa ohje ja laajenna käyttöä vasta, kun kontrollit toimivat.

Pilottia kannattaa arvioida ennalta sovituilla kysymyksillä: löytyivätkö puhujat nopeasti, kuinka monta kohtaa vaati kuuntelua, syntyikö päällekkäisiä versioita ja oliko jakelupäätös selvä? Älä arvioi vain tekstin sujuvuutta. Sovittelijan kannalta tärkeämpiä ovat kattavuus, jäljitettävyys ja se, pystyykö toinen valtuutettu tarkistaja ymmärtämään aineiston alkuperän.

### Corneliu from Speechyou: näkökulma tuotteen rakentamiseen

Speechyoun tiimissä ajattelemme transkriptiota työnkulun yhtenä vaiheena, emme sovittelijan harkinnan korvikkeena. Muokattava teksti on hyödyllinen, koska käyttäjä voi lukea, korjata ja siirtää sen omaan prosessiinsa. Monikielisyys auttaa kansainvälisissä tilanteissa, mutta ei poista puhujien, termien ja epäselvien kohtien tarkistamista. Sovittelijalle vastuullinen lähtökohta on rajattu pilotti, selkeä aineiston asema ja ihmisen tekemä hyväksyntä. — Corneliu from Speechyou

## Usein kysyttyä

### Voiko Speechyou tehdä mediation session transcription -litteroinnin?

Kyllä. Speechyoulla tallennettu puhe voidaan muuttaa muokattavaksi tekstiksi. Sovittelijan on silti tarkistettava puhujat, nimet, numerot, kieli ja epäselvät kohdat alkuperäisestä äänestä ennen käyttöä tai jakamista.

### Ovatko välimiesmenettelyn transkriptiot sama asia kuin sovittelun transkriptiot?

Eivät. Välimiesmenettelyssä välimies tai välimiesoikeus ratkaisee asian, kun taas sovittelija tukee osapuolia ratkaisun löytämisessä. Tekniikka voi olla samankaltainen, mutta aineiston tarkoitus ja asema määritellään erikseen.

### Pitääkö sovitteluistunto aina tallentaa?

Ei. Tallentaminen riippuu toimeksiannosta, osallistujille annettavista tiedoista, sovellettavista säännöistä ja käyttötarkoituksesta. Jos tallennusta ei tarvita tai sitä ei voida perustella, käytä muuta dokumentointitapaa.

### Voiko automaattista transkriptiota käyttää virallisena pöytäkirjana?

Automaattista tekstiä ei pidä nimetä viralliseksi pöytäkirjaksi ilman erillistä tarkistus- ja hyväksymismenettelyä. Merkitse sen asema luonnokseksi tai työaineistoksi, ellei sitä ole asianmukaisesti vahvistettu.

### Miten tulkkaus kannattaa huomioida transkriptiossa?

Sovi, tallennetaanko alkuperäinen puhe, tulkkaus vai molemmat. Merkitse puhujat ja kielet, pidä aineistot erillään mahdollisuuksien mukaan ja tarkista kriittiset kohdat kielitaitoisella henkilöllä.

### Voiko transkription jakaa osapuolille?

Vain, jos jakaminen kuuluu sovittuun käyttötarkoitukseen ja organisaation menettely sallii sen. Merkitse luonnosstatus, rajaa ulkopuoliset osuudet ja dokumentoi, mikä versio lähetettiin kenelle.

Sovittelijalle transkriptio on parhaimmillaan tarkistettava apuväline, joka tukee kuuntelemista ja muistion laatimista. Kun käyttötarkoitus, tarkistusvastuu ja säilytyskäytäntö on määritelty, voit kokeilla työnkulkua rajatulla aineistolla. Tutustu Speechyouhun osoitteessa [app.speechyou.com/sign-up](https://app.speechyou.com/sign-up).