---
title: "Trawsgrifiad galwad cludiant i froceriaid: proses ymarferol"
description: "Canllaw i froceriaid cludiant ar ddefnyddio trawsgrifiad galwad cludiant: paratoi, recordio, gwirio manylion llwythi, cydweithio ac allforio."
url: "https://speechyou.com/use-cases/cy/logistics/trawsgrifiad-galwad-cludiant"
---

Mae **trawsgrifiad galwad cludiant** — neu *freight call transcription* — yn helpu broceriaid i droi galwadau wedi’u recordio yn destun golygadwy. Gellir defnyddio’r drafft hwn i ddod o hyd i fanylion llwyth, cymharu cyfraddau ac egluro camau nesaf, ond dylai person wirio’r wybodaeth bwysig cyn iddi gael ei hychwanegu at system weithredol neu ei defnyddio mewn anghydfod.

Y broses orau yw un syml: diffinio’r manylion sydd angen eu cadarnhau, dal neu lanlwytho sain briodol, trawsgrifio, gwirio enwau a rhifau, ac yna rhannu fersiwn strwythuredig gyda’r bobl berthnasol. Dyma sut i wneud hynny mewn tîm broceriaeth.

## Y prif bwyntiau i’w cofio

-   Defnyddiwch y trawsgrifiad fel drafft chwiliadwy, nid fel cofnod terfynol heb ei wirio.
-   Penderfynwch ymlaen llaw pa fanylion sy’n hanfodol: tarddiad, cyrchfan, ffenestr amser, pwysau, cyfradd a chyfrifoldebau.
-   Mae sain glir a siaradwyr sy’n cyflwyno eu hunain yn lleihau gwaith adolygu.
-   Gwiriwch rifau llwyth, codau lleoliad, dyddiadau, unedau ac enwau yn erbyn y sain a’ch TMS neu CRM.
-   Cadwch y recordiad gwreiddiol, enw ffeil cyson a fersiwn wedi’i gwirio.
-   Mae Speechyou yn troi sain wedi’i recordio yn destun golygadwy ac yn cefnogi 1,700+ o ieithoedd.
-   Gall Speechyou hefyd gefnogi llifoedd gwaith is-deitlau gydag allbwn SRT a VTT.

## Pam mae galwadau broceriaeth yn anodd eu cofnodi?

Mewn un alwad, gall brocer drafod argaeledd cerbyd, math o lwyth, cyfeiriadau casglu a danfon, cyfyngiadau mynediad, cyfradd, dogfennau a dyddiad cau. Ar yr un pryd, mae’n rhaid gwrando, teipio nodiadau, edrych ar gofnod y llwyth ac ymateb i’r cludwr neu’r shipper.

Dyna’r amgylchiadau lle mae camgymeriadau bach yn ymddangos: dyddiad anghywir, parth amser heb ei nodi, 24,000 yn lle 42,000, neu enw lleoliad sy’n debyg i un arall. Mae chwilio drwy destun yn gyflymach na gwrando ar recordiad cyfan, ond dim ond os yw’r testun wedi’i adolygu’n ddigonol.

Mae astudiaeth o drawsgrifio mewn sefydliadau cymhleth yn dangos bod penderfyniadau ynghylch beth i’w drawsgrifio a sut i’w ddefnyddio yn gysylltiedig ag atebolrwydd a thryloywder gwaith ([Doing the Organization’s Work—Transcription for All](https://livrepository.liverpool.ac.uk/3148067/)). I froceriaid, mae hyn yn awgrymu y dylai trawsgrifiad wasanaethu proses benodol, yn hytrach na chreu archif hir o destun heb strwythur.

## Cyn yr alwad: diffiniwch y cofnod targed

Agorwch gofnod y llwyth cyn y sgwrs a phenderfynwch beth sydd angen ei gadarnhau. Gall templed byr gynnwys:

-   ID y llwyth neu rif cyfeirio;
-   enw’r shipper, y cludwr a’r cysylltiadau;
-   cyfeiriadau neu godau casglu a danfon;
-   dyddiad, ffenestr amser a pharth amser;
-   math y nwyddau, nifer y paledi, pwysau a dimensiynau;
-   cyfradd, gordaliadau posibl a thelerau talu;
-   dogfennau sydd eu hangen, fel cadarnhad danfon;
-   perchennog y cam nesaf a’r dyddiad cau.

Defnyddiwch yr un termau ar draws y tîm. Er enghraifft, peidiwch â newid rhwng “POD”, “prawf danfon” a “cadarnhad danfon” heb reswm. Labelwch bob maes fel **wedi’i gadarnhau**, **i’w gadarnhau** neu **heb ei drafod**. Mae hynny’n atal dyfalu wrth olygu’r trawsgrifiad.

### Recordio a chytundeb

Os yw eich trefniadau’n cynnwys recordio galwadau, eglurwch i gyfranogwyr beth sy’n digwydd a pham, gan ddilyn eich polisïau a’r gofynion perthnasol. Gwiriwch hefyd a yw contractau cwsmeriaid yn cyfyngu ar recordio neu lanlwytho sain.

Mae arweiniad Llywodraeth Cymru ar gwmnïau cyflenwi a chadwyni cyflenwi yn pwysleisio bod angen gwybod pa drydydd partïon sy’n storio, gweld neu drin data, a gosod rheolaethau priodol mewn trefniadau contractiol ([Arweiniad ar seiberddiogelwch a’r gofynion llywodraethu gwybodaeth](https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2019-07/arweiniad-ar-seiberddiogelwch-ar-gofynion-llywodraethu-gwybodaeth-i-gwmniau-cyflenwi-ar-gadwyn-gyflenwi.pdf)). Defnyddiwch hyn fel ystyriaeth lywodraethu fewnol; nid yw offeryn trawsgrifio ar ei ben ei hun yn gwarantu cydymffurfiaeth.

## Dal neu lanlwytho sain o ansawdd

Mae trawsgrifiad da yn dechrau gyda recordiad defnyddiol. Lle bo’n briodol, gofynnwch i bob siaradwr ddweud ei enw a’i rôl. Lleihauwch sŵn cefndir, peidiwch â siarad dros eich gilydd, a gofynnwch i’r person arall ailadrodd rhif pwysig: “I gadarnhau, 42,000 pwys?”

Ar ôl yr alwad, defnyddiwch enw ffeil cyson, er enghraifft `ID-llwyth_dyddiad_cludwr_pwrpas`. Cadwch y sain wreiddiol ar wahân i’r testun sydd wedi’i olygu, a nodwch pa fersiwn sydd wedi pasio adolygiad. Peidiwch â rhoi gwybodaeth sensitif ddiangen yn enw’r ffeil.

Gall Speechyou droi sain wedi’i recordio yn destun golygadwy. Mae cefnogaeth ar gyfer 1,700+ o ieithoedd yn gallu bod yn ddefnyddiol i froceriaid sy’n gweithio gyda phartneriaid rhyngwladol. Fodd bynnag, dylid gwirio jargon, enwau lleol, rhifau ac acenion bob amser.

## Adolygu’r drafft a rheoli ansawdd

Dylai adolygydd sy’n deall y llwyth wirio’r trawsgrifiad cyn i wybodaeth symud ymlaen. Dechreuwch gyda’r meysydd risg uchel, nid gyda pherffeithio pob aralleiriad. Cymharwch y testun â’r sain a’r cofnod yn eich system.

### Rhestr wirio i’r brocer

-   A yw ID y llwyth a’r rhifau cyfeirio yn cyfateb?
-   A yw tarddiad, cyrchfan, dyddiad, ffenestr amser a pharth amser yn gywir?
-   A yw pwysau, dimensiynau, paledi a’r unedau wedi’u gwirio?
-   A yw cyfraddau a gordaliadau wedi’u nodi fel rhai cytunedig neu ansicr?
-   A yw enwau cwmnïau, pobl, dinasoedd a phriffyrdd yn gywir?
-   A yw pob eitem weithredu yn cynnwys perchennog a dyddiad cau?
-   A yw datganiadau aneglur wedi’u marcio gydag amsernod yn hytrach na’u dyfalu?
-   A yw’n glir pwy ddywedodd beth a beth sydd heb ei gadarnhau?

Nid oes un arddull drawsgrifio sy’n addas i bob pwrpas. Mae ymchwil ar ddulliau trawsgrifio yn nodi bod y fformat a ddewisir yn gallu effeithio ar ddehongliad, ac y gall amsernodau wneud gwirio yn erbyn y sain yn haws ([Transcription and Qualitative Methods](https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC8432276/)). I froceriaid, mae trawsgrifiad deallus a darllenadwy fel arfer yn fwy ymarferol na chofnodi pob seibiant; eto, peidiwch â dileu naws os yw’n newid ystyr cytundeb.

## Dewis y llif gwaith cywir

Nid oes angen proses lawn ar bob galwad. Defnyddiwch y tabl fel man cychwyn ar gyfer polisi eich tîm:

| Math o alwad | Dewis proses | Adolygiad | Allbwn |
| --- | --- | --- | --- |
| Ymholiad cychwynnol byr | Nodiadau strwythuredig; recordio os caniateir | Gwiriad enwau a chyrchfan | Nodiad CRM |
| Cadarnhau argaeledd | Lanlwytho’r sain a gwirio offer, lleoliad ac amser | Y brocer sy’n berchen ar y llwyth | Crynodeb gweithredu |
| Negodi cyfradd | Trawsgrifiad llawn ac amsernodau | Gwirio pob ffigur a theler | Cofnod mewnol |
| Llwyth cymhleth | Templed pwrpasol a marcio ansicrwydd | Ail adolygydd os yw’r risg yn uchel | Cofnod penderfyniad |
| Problem neu anghydfod | Cadw sain wreiddiol a fersiwn y testun | Adolygiad manwl yn ôl y weithdrefn | Ffeil achos |
| Sgwrs aml-iaith | Trawsgrifio a gwirio termau lleol | Adolygydd cymwys yn yr iaith | Testun rhannu |

Argymhelliad gweithredol yw hwn, nid safon gyfreithiol. Dylai cyfnodau cadw, rheolau mynediad a phrosesau dileu adlewyrchu eich data a’ch contractau.

## O drawsgrifiad i gydweithio ac allforio

Ar ôl gwirio, tynnwch bedwar peth allan: beth sydd wedi’i gadarnhau, beth sydd ar agor, pwy sy’n gweithredu, a phryd. Rhowch y wybodaeth weithredol yn eich TMS, CRM neu system archebu. Dylai’r system honno barhau’n ffynhonnell yr hyn y mae’r tîm wedi’i gadarnhau; nid yw trawsgrifiad hir yn cymryd ei lle.

Pan fydd cydweithiwr yn cymryd drosodd shifft, rhannwch grynodeb byr wedi’i gysylltu ag ID y llwyth, yn hytrach na phostio’r recordiad cyfan i sianel gyffredinol. Cadwch fersiwn ddarllenadwy a nodwch bwy a’i hadolygodd. Os defnyddir cynnwys ar gyfer hyfforddiant neu fideo mewnol, gall Speechyou gefnogi allbwn is-deitlau SRT a VTT; gwiriwch amseriad ac enwau cyn rhannu.

## Camgymeriadau cyffredin a gweithredu fesul cam

Peidiwch â thrin awtomeiddio fel prawf bod pob gair yn gywir. Mae sŵn, acenion, siaradwyr sy’n torri ar draws ei gilydd a rhifau a ddywedir yn gyflym yn gallu creu gwallau. Peidiwch ychwaith â drysu rhwng “cytunodd y cludwr” a “mae angen cadarnhad ar y brocer”. Cadwch briodoliad a statws pob ffaith.

Osgoi cymysgu recordiadau sawl llwyth, rhoi mynediad eang i sain cwsmeriaid, neu gadw trawsgrifiadau am gyfnod amhenodol. Diffiniwch bwrpas, perchennog a chyfnod cadw cyn i’r broses dyfu.

### Cynllun gweithredu mewn pedwar cam

1.  **Mapio:** dewiswch ddau fath o alwad a rhestrwch y meysydd hanfodol.
2.  **Treialu:** profwch samplau risg isel gyda jargon, rhifau ac ieithoedd eich tîm.
3.  **Safoni:** crëwch dempled, confensiwn enwi, rheol amsernodau a pherchnogion adolygu.
4.  **Dysgu:** adolygwch wallau ailadroddus ac addaswch y broses ar ôl ychydig wythnosau.

### Persbectif cynnyrch: Corneliu from Speechyou

Wrth adeiladu Speechyou, rydym yn meddwl am drawsgrifio fel cam mewn llif gwaith, nid fel penderfynwr awtomatig. Mae testun golygadwy yn rhoi man cychwyn chwiliadwy, ond mae gwirio dynol yn parhau’n bwysig pan fo cyfraddau, amserlenni neu fanylion llwyth yn y fantol. Dyna pam rydym yn gweld y llwybr o sain i ddrafft, adolygiad ac allforio fel un broses. Mae cefnogi 1,700+ o ieithoedd yn helpu timau amlieithog, ac mae SRT a VTT yn ehangu’r defnydd i is-deitlau.

## Cwestiynau cyffredin

### Beth yw trawsgrifiad galwad cludiant?

Trawsgrifiad galwad cludiant yw fersiwn destun o sgwrs wedi’i recordio rhwng brocer a phartner fel cludwr, shipper neu gwsmer. Gellir ei olygu, chwilio drwyddo a’i gymharu â chofnod y llwyth, ond dylai rhywun wirio’r manylion pwysig cyn dibynnu arno.

### A all Speechyou drin sgyrsiau rhyngwladol?

Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd. Dylech adolygu enwau lleol, jargon, rhifau a thermau technegol ar ôl trawsgrifio, yn enwedig pan fo sawl iaith neu acen mewn un alwad.

### A yw trawsgrifiad awtomatig yn ddigon cywir ar gyfer cyfradd neu gontract?

Ni ddylid tybio hynny. Defnyddiwch y trawsgrifiad fel drafft i ddod o hyd i’r rhan berthnasol, yna gwrandewch ar y sain a chymharwch y ffigurau â’ch cofnodion. Ar gyfer anghydfod neu ofyniad ffurfiol, dilynwch eich proses fewnol a’ch cyngor proffesiynol.

### Sut dylwn wirio rhifau ac enwau yn y trawsgrifiad?

Marciwch IDau llwyth, cyfraddau, pwysau, dyddiadau, codau lleoliad ac enwau ar gyfer adolygiad penodol. Gwrandewch ar y segment sain, ailadroddwch y wybodaeth yn ôl pan fo modd, a defnyddiwch amsernod os yw rhywbeth yn aneglur yn hytrach na dyfalu.

### A allaf ddefnyddio trawsgrifiadau ar gyfer is-deitlau?

Gallwch. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith is-deitlau ac allbwn SRT a VTT. Dylech wirio amseriad, sillafu ac adnabod siaradwyr cyn rhannu neu gyhoeddi’r is-deitlau.

### Beth ddylwn ei wneud â data sensitif mewn galwadau broceriaeth?

Penderfynwch cyn defnyddio’r gwasanaeth pa ddata sy’n cael ei recordio, pwy all ei weld, ble y caiff ei storio a phryd y caiff ei ddileu. Adolygwch eich contractau, polisïau a gofynion diogelu data; nid yw trawsgrifio awtomatig ar ei ben ei hun yn gwarantu cydymffurfiaeth.

I brofi proses fach ar gyfer eich galwadau, [crewch gyfrif yn Speechyou](https://app.speechyou.com/sign-up). Dechreuwch gyda galwadau risg isel, cadwch y sain wreiddiol, a gwnewch adolygiad dynol yn rhan sefydlog o’ch llif gwaith.