---
title: "Trawsgrifiad cyfarfod cyfreithiol: llif gwaith i gynorthwywyr cyfreithiol"
description: "Canllaw ymarferol i gynorthwywyr cyfreithiol ar ddefnyddio trawsgrifiad cyfarfod cyfreithiol: paratoi, recordio, gwirio, allforio a rheoli gwybodaeth."
url: "https://speechyou.com/use-cases/cy/legal/trawsgrifiad-cyfarfod-cyfreithiol"
---

Pan fo angen cofnodi cyfarfod â chleient, cyfreithiwr neu dîm achos, gall **trawsgrifiad cyfarfod cyfreithiol** droi recordiad o leferydd yn destun golygadwy. I gynorthwyydd cyfreithiol, mae hynny’n darparu drafft chwiliadwy i’w gymharu â nodiadau, dogfennau a chyfarwyddiadau’r cyfreithiwr. Nid yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod terfynol nac yn brawf o gywirdeb ar ei ben ei hun: rhaid gwirio enwau, rhifau, dyddiadau, negyddion, telerau a phwy ddywedodd beth.

## Pwyntiau allweddol i’r swyddfa

-   Sicrhewch ganiatâd i recordio a nodwch bwrpas y recordiad.
-   Cofnodwch ddewis iaith y cyfranogwyr cyn y cyfarfod.
-   Paratowch sain glir, enwau siaradwyr a nodiadau cyd-destunol.
-   Trin y testun a gynhyrchir fel drafft i’w adolygu.
-   Cadwch y sain wreiddiol, fersiynau’r testun a statws cymeradwyo ar wahân.
-   Defnyddiwch destun golygadwy ar gyfer dogfen waith; cadwch SRT a VTT ar gyfer isdeitlau.

## Cyn y cyfarfod: diffinio’r cofnod

Dechreuwch drwy benderfynu beth yw diben y cofnod. A yw’n nodyn briffio mewnol, yn rhestr o gamau gweithredu, yn ddrafft o gofnod neu’n ffynhonnell ar gyfer dogfen arall? Bydd hyn yn pennu pwy sy’n adolygu’r trawsgrifiad, pa wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen a ble y dylid ei storio.

Paratowch dempled byr sy’n cynnwys:

1.  enw’r mater a chyfeirnod mewnol;
2.  dyddiad, amser a’r cyfranogwyr disgwyliedig;
3.  yr iaith neu’r ieithoedd a ddefnyddir;
4.  pwy sy’n gyfrifol am recordio ac am gymeradwyo;
5.  lleoliad storio’r sain a’r testun;
6.  enwau, acronymau a thermau anarferol i’w gwirio.

### Caniatâd a dewis iaith

Eglurwch ymlaen llaw y bydd sain yn cael ei recordio, pwy fydd yn cael mynediad, sut y caiff y trawsgrifiad ei ddefnyddio a sut i godi gwrthwynebiad. Peidiwch â chymryd yn ganiataol bod pawb yn dewis yr un iaith. Mae cynllun HM Courts & Tribunals Service yn pwysleisio sefydlu dewis iaith yn gynnar a’i gofnodi ar hyd proses achos ([HMCTS Welsh Language Scheme 2023–26](https://assets.publishing.service.gov.uk/media/651d4cd16a6955001278b2c5/HMCTS_Welsh_Language_Scheme_2023_-26.save.pdf)).

Os yw safonau’r Gymraeg yn berthnasol i’ch sefydliad, edrychwch ar eich hysbysiad cydymffurfio a’ch polisi penodol. Nid yw canllaw cyffredinol yn disodli’r gofynion hynny. Mae Cod Ymarfer Comisiynydd y Gymraeg yn cynghori cyrff i ystyried dewis iaith, cofnodi’r wybodaeth berthnasol a bod yn ymwybodol o ddiogelu data ([Code of Practice for the Welsh Language Standards (No. 7) Regulations 2018](https://www.welshlanguagecommissioner.wales/media/shnpahyb/code-of-practice-regulations-no7.pdf)).

## Yn ystod y cyfarfod: dal mewnbwn defnyddiol

Profwch y meicroffon cyn dechrau. Mewn ystafell, gosodwch ef fel y gall glywed pob siaradwr; mewn cyfarfod ar-lein, gwrandewch ar brawf byr i sicrhau bod cyfranogwyr pell yn cael eu recordio, nid llais un person yn unig. Lle bo modd, lleihau sŵn ffan, traffig, sgyrsiau ochr a phobl yn siarad dros ei gilydd.

Ar ddechrau’r recordiad, dywedwch enw’r mater, y dyddiad a phwy sy’n bresennol. Gofynnwch i bobl enwi eu hunain cyn siarad. Ailadroddwch sillafiadau, rhifau achos, dyddiadau a chyfeiriadau yn glir. Pan gyfeirir at ddogfen, nodwch ei theitl a’i fersiwn. Os yw rhan o’r drafodaeth oddi ar y record, stopiwch neu farciwch hynny’n benodol.

Mae nodiadau byw yn dal yn ddefnyddiol. Nid oes angen ceisio teipio pob brawddeg; nodwch stampiau amser, enwau ansicr, dogfennau y cyfeiriwyd atynt a phwyntiau i’w gwirio, er enghraifft `[gwirio’r rhif am 14:22]`. Bydd hyn yn gwneud yr adolygiad yn gyflymach.

## Ôl-recordio: cynhyrchu a threfnu’r drafft

Llwythwch y recordiad a ganiateir i Speechyou i’w droi’n destun golygadwy. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith trawsgrifio ar draws 1,700+ o ieithoedd, sy’n gallu bod yn ddefnyddiol i dîm sy’n gweithio gyda Chymraeg, Saesneg neu ieithoedd eraill. Serch hynny, rhaid gwirio Cymraeg lleol, enwau personol, enwau lleoedd, termau cyfreithiol a newidiadau rhwng ieithoedd.

Cadwch sain wreiddiol a thestun cysylltiedig o dan yr un cyfeirnod. Peidiwch â golygu dros y ffeil wreiddiol. Defnyddiwch enwau fersiwn fel `drafft-1`, `drafft-2` a `cymeradwy`, a chofnodwch pwy a olygodd y ffeil a phryd. Ceisiwch osgoi rhoi enw llawn cleient neu fanylion sensitif mewn enw ffeil sy’n cael ei rannu’n eang.

### Cyfarfodydd Cymraeg-Saesneg

Gall cyfarfod newid iaith rhwng siaradwyr neu hyd yn oed o fewn yr un frawddeg. Mae adroddiad Llywodraeth Cymru yn nodi bod modelau sy’n adnabod Cymraeg a Saesneg gyda’i gilydd yn waith cymhleth, ac nad yw’r dechnoleg hon wedi aeddfedu’n llawn ([Welsh language technology action plan final report](https://www.gov.wales/sites/default/files/publications/2024-02/welsh-language-technology-action-plan-final-report-2018-2024.pdf)). Felly, cynlluniwch adolygiad manylach ar gyfer recordiadau dwyieithog.

Cadwch yr iaith a ddefnyddiwyd yn hytrach na chyfieithu’n awtomatig. Marciwch segmentau ansicr a defnyddiwch gyfieithydd neu adolygydd iaith cymwys lle bo angen. Mewn gwrandawiad, gall trefniadau dehongli, offer a chyfrinachedd fod yn faterion ar wahân; mae protocol y farnwriaeth ar achosion lle defnyddir y Gymraeg yn cynnwys gofynion cynllunio penodol ar gyfer offer cyfieithu ([Protocol for the Listing of Cases where the Welsh Language is used](https://www.judiciary.uk/wp-content/uploads/JCO/Documents/Protocols/protocol_listing_cases_welsh_lang.pdf)).

## Adolygu a rheoli ansawdd

Dylai’r adolygydd ddarllen y drafft wrth wrando ar y sain, yn enwedig lle gall un gair newid ystyr. Mae angen sylw arbennig i negyddion, amodau, rhifau, dyfyniadau a thermau technegol. Gwiriwch hefyd nad yw dau lais wedi’u huno a bod pob datganiad wedi’i briodoli i’r person cywir.

Defnyddiwch y drefn hon:

1.  Cymharwch enwau, sefydliadau, achosion a dogfennau â’r ffynhonnell awdurdodol.
2.  Gwrandewch eto ar bob dyddiad, rhif, canran, terfyn amser a chyfeirnod.
3.  Marciwch fylchau fel `[aneglur]`; peidiwch â dyfalu.
4.  Gwahanwch ffaith, barn, cynnig a phenderfyniad a gadarnhawyd.
5.  Nodwch berchennog pob cam gweithredu a’r dyddiad targed, ond cadarnhewch y rhain gyda chadeirydd y cyfarfod.
6.  Cymharwch ddyfyniadau â’r ddogfen wreiddiol.
7.  Gofynnwch i’r cyfreithiwr neu’r person awdurdodedig gymeradwyo’r fersiwn berthnasol.

### Rhestr wirio cyn rhannu

-   Caniatâd, pwrpas a dewis iaith wedi’u cofnodi.
-   Y recordiad cywir wedi’i gysylltu â’r mater cywir.
-   Pob siaradwr, enw a rôl wedi’u gwirio.
-   Rhifau, dyddiadau, negyddion a thermau wedi’u gwrando eto.
-   Rhannau aneglur wedi’u labelu, nid eu llenwi â dyfaliad.
-   Statws y ddogfen—drafft, dan adolygiad neu gymeradwy—yn amlwg.
-   Mynediad, lleoliad a chyfnod cadw yn cyd-fynd â pholisi’r swyddfa.

## Allforio a chydweithio

Dewiswch fformat yn ôl y gwaith nesaf. Mae testun golygadwy fel arfer yn fwy addas ar gyfer adolygu a chreu cofnod. Mae SRT a VTT yn ddefnyddiol ar gyfer isdeitlau, nid fel cofnod cyfreithiol awtomatig. Mae Speechyou yn cefnogi llifoedd gwaith isdeitlau ac allbwn SRT a VTT.

| Dewis llif gwaith | Fformat neu ddull | Gwiriad cyn rhannu |
| --- | --- | --- |
| Drafft dogfen | Testun golygadwy | Enwau, siaradwyr a marciau ansicr |
| Cofnod mewnol | Testun â phenawdau | Penderfyniadau wedi’u cadarnhau |
| Fideo hyfforddi | SRT | Amseriadau a hyd llinellau |
| Chwaraewr gwe | VTT | Cydnawsedd a iaith |
| Mater cyfrinachol | System ffeilio gymeradwy | Hawliau, fersiwn a derbynnydd |

Wrth anfon drafft, nodwch yn glir at ba ddiben y gellir ei ddefnyddio. Rhannwch fersiwn benodol, nid dolen amwys, a chadwch sylwadau gyda’r ddogfen lle bo modd. Pan fydd y tîm neu statws yr achos yn newid, adolygwch hawliau mynediad.

## Diogelu gwybodaeth a chyflwyno’n raddol

Gall recordiad gynnwys data personol, cyngor cyfrinachol neu wybodaeth fasnachol. Cyn defnyddio gwasanaeth, darllenwch delerau a pholisi preifatrwydd Speechyou, a dilynwch bolisi eich cyflogwr. Gwiriwch ble y caiff data ei brosesu, pwy sydd â mynediad, sut mae dileu’n gweithio a pha gyfnod cadw sy’n berthnasol. Nid yw’r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol nac yn sicrwydd o gydymffurfiaeth benodol.

Dechreuwch gyda pheilot mewnol neu fater risg isel y caniateir ei brosesu. Yna:

1.  Ysgrifennwch weithdrefn fer ar gyfer caniatâd, enwi, storio a dileu.
2.  Pennwch berson recordio a pherson cymeradwyo.
3.  Defnyddiwch dempled a’r rhestr wirio uchod.
4.  Mesurwch faint o adolygu oedd ei angen, pa enwau neu rifau oedd yn aneglur a pha fformat oedd fwyaf ymarferol.
5.  Diweddarwch y broses cyn ehangu’r defnydd.

### Persbectif cynnyrch gan Corneliu o Speechyou

Wrth ddylunio Speechyou, rydym yn meddwl am y llif cyfan: symud o leferydd wedi’i recordio at destun y gellir ei olygu, ac yna gadael i’r tîm benderfynu sut i’w wirio, ei ffeilio a’i rannu. Mae cefnogaeth i 1,700+ o ieithoedd yn fwy defnyddiol pan fo’r broses hefyd yn parchu dewis iaith ac yn gwneud adolygiad yn hawdd. I ni, mae hynny’n golygu bod Speechyou yn rhan o broses reoledig—nid yn lle barn broffesiynol na chymeradwyaeth swyddfa.

## Cwestiynau cyffredin

### A yw trawsgrifiad awtomatig yn gofnod cyfreithiol terfynol?

Nac ydy, nid ar ei ben ei hun. Mae’n ddrafft o destun a gynhyrchir o recordiad. Dylai person awdurdodedig ei gymharu â’r sain a’r dogfennau perthnasol, cywiro camgymeriadau a chadarnhau a yw’r fersiwn yn addas at y diben penodol.

### Sut dylwn reoli Cymraeg a Saesneg yn yr un cyfarfod?

Cadarnhewch y dewis iaith ymlaen llaw, nodwch newid iaith yn eich nodiadau a gwiriwch bob segment Cymraeg a Saesneg yn erbyn y sain. Gall adnabod lleferydd dwyieithog fod yn gymhleth, felly peidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd enwau, termau neu frawddegau cymysg yn gywir heb adolygiad.

### Beth ddylwn ei wneud os yw enw neu rif yn aneglur?

Peidiwch â dyfalu. Marciwch y man yn y drafft, cofnodwch stamp amser a gwiriwch yn erbyn dogfen wreiddiol neu ofynnwch i’r person perthnasol. Mae `[aneglur]` dros dro yn fwy diogel na rhoi gwybodaeth anghywir yn y ffeil.

### Pa fformat ddylwn ei ddefnyddio ar gyfer gwaith cyfreithiol?

Fel arfer, testun golygadwy yw’r man cychwyn mwyaf ymarferol ar gyfer adolygu a chreu dogfen. Mae SRT a VTT yn fformatau ar gyfer isdeitlau, nid yn awtomatig ar gyfer cofnodion cyfreithiol. Dilynwch safonau a systemau ffeilio eich swyddfa.

### A ddylwn ddileu’r recordiad ar ôl cymeradwyo’r testun?

Nid oes ateb cyffredinol. Mae’n dibynnu ar ganiatâd, polisi cadw, gofynion y mater, cyfarwyddiadau’r cleient a rheolau diogelu data. Cadarnhewch y penderfyniad gyda’r person sy’n gyfrifol am lywodraethu gwybodaeth cyn dileu unrhyw ffeil.

### Sut gallaf ddechrau mewn ffordd reoledig?

Dewiswch achos peilot addas, ysgrifennwch broses fer ar gyfer caniatâd a storio, a phennwch adolygydd. Defnyddiwch recordiad y caniateir ei brosesu, creu drafft yn Speechyou, cwblhau’r rhestr wirio a chasglu gwersi cyn ehangu’r defnydd.

Os ydych yn gynorthwyydd cyfreithiol am brofi llif gwaith ar gyfer recordiadau a ganiateir, gallwch ddechrau yn [Speechyou](https://app.speechyou.com/sign-up). Cadwch eich gwiriadau, eich rheolaethau mynediad a’ch cymeradwyaeth ddynol yn rhan o’r broses.